Éviter la saisie des doublons sur Excel permet de fiabiliser vos données et d'éviter de nombreuses erreurs, notamment sur des numéros de facture, des références clients ou des identifiants. Après tout, personne n'a envie de découvrir qu'une même référence a été saisie deux fois dans un fichier important !
Pour cela, nous allons utiliser la méthode suivante :
- Utiliser la fonction NB.SI.ENS (ou NB.SI) dans la validation des données.
- Configurer un message d'erreur lorsqu'un doublon est détecté.
Cette méthode est simple à mettre en place et permet d'empêcher automatiquement l'ajout de valeurs déjà présentes dans une colonne.
En moins d'une minute, apprenez à éviter la saisie de doublons sur Excel. Une vidéo réalisée par Nicolas PARENT, formateur Excel chez Morpheus Formation.
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Comment empêcher les valeurs en double dans une colonne Excel ?
L'un des moyens les plus efficaces de fiabiliser vos données dans Excel consiste à empêcher la saisie des doublons dès le départ.
Pour cela, nous allons utiliser la fonctionnalité Validation des données associée à la fonction NB.SI.ENS afin de détecter automatiquement les valeurs déjà présentes dans une colonne.
"Empêcher les doublons dès la saisie est souvent plus efficace que de devoir nettoyer les données plusieurs semaines plus tard. C'est une bonne pratique que nous recommandons sur tous les fichiers contenant des références clients, des numéros de facture ou des identifiants."
- Nicolas Parent, formateur Excel chez Morpheus Formation
Création de Règles de Validation des Données
Dans cet exemple, nous allons empêcher les utilisateurs de saisir deux fois le même numéro de facture dans une colonne Excel.
- Sélectionnez la colonne (ou la plage de données) concernée.
- Rendez-vous dans l'onglet Données puis cliquez sur Validation des données.
- Sous Autoriser, sélectionnez Personnalisé" à la place de "Tout"
- Dans le champ Formule, saisissez :
=NB.SI.ENS(A:A;A1)=1
En remplaçant A par la colonne que vous souhaitez contrôler.
Cette formule compte le nombre d’occurrences de chaque valeur dans la colonne. Si la valeur apparaît une seule fois, la saisie est acceptée. Si elle apparaît déjà, Excel la considère comme un doublon et déclenche l’alerte définie dans la validation des données.
Par exemple, si le numéro de facture FA0017 existe déjà dans la colonne, Excel bloquera automatiquement une nouvelle saisie de ce même numéro.
Configuration des Messages d'Alerte pour les Utilisateurs
Par défaut, Excel utilise le style d'alerte Stop. Lorsqu'un doublon est détecté, la saisie est immédiatement bloquée.
Vous pouvez toutefois personnaliser ce comportement en choisissant l'un des trois niveaux d'alerte proposés :
- Stop : empêche totalement la saisie du doublon.
- Avertissement : avertit l'utilisateur mais lui permet de conserver la valeur.
- Information : signale le doublon sans bloquer la saisie.
Vous pouvez également personnaliser le titre et le contenu du message affiché.
Par exemple :
Titre : Attention !
Message : Tu as saisi un numéro de facture en double. Souhaites-tu tout de même garder ce doublon ?
Ainsi, lorsqu'un utilisateur tente de saisir une valeur déjà présente dans la liste, Excel affiche automatiquement le message d'erreur défini.
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