Comment optimiser le rangement d’un ordinateur

Vous en avez assez de perdre du temps à chercher des documents sur votre ordinateur ? Tout comme des montagnes de fichiers papier s'accumulent sur votre bureau, les fichiers et dossiers numériques s'accumulent sur votre ordinateur.

Tout ce gâchis peut sérieusement affecter votre productivité.

Comment pouvez-vous être plus efficace lorsque vous ne savez pas où se trouvent ces fichiers ?

Bien entendu, il est plus facile et plus rapide d'enregistrer de nouveaux documents directement dans votre bureau virtuel. Mais ces quelques secondes de gain ne compensent pas le temps perdu et la frustration de le retrouver.

Bref, pour l'efficacité, l'organisation des documents est tout aussi importante que l'organisation de la journée de travail. Évitez de reporter le gros du travail ! Vous n'y arriverez jamais. Plus vous vos fichiers s'empilent, moins vous avez envie de les ranger.

Un vrai cercle vicieux !

C'est pourquoi Morpheus Formation vous propose cet article vous montrant comment nommer les fichiers et dossiers de votre ordinateur pour optimiser leur classification.

Quand on utilisait uniquement le papier, l’organisation de nos documents était essentielle pour qu’on puisse se retrouver.

C’est pareil avec les ordinateurs !

• Si l’on souhaite devenir plus productif, il est important d’être organisé.
  
• Une mauvaise organisation est la même pour vos documents papier que numérique.
  
• Plus vous êtes désorganisé, plus vous perdez de temps dans votre travail ou dans la vie de tous les jours.

3 règles pour un système d’organisation infaillible

Aujourd’hui, le système d’organisation parfait n’existe pas. Chacun possède son système qui lui correspond.

Mais pour que ce système fonctionne, il doit suivre ces trois règles :

• Vous voulez un système facile à retenir, que vous comprenez sans trop faire d’efforts. Le but de votre système est de classer rapidement vos documents grâce à une arborescence et une nomenclature simples.
  
• Votre système doit vous faire gagner du temps, c’est-à-dire que dans votre recherche, vous savez comment trouver vos fichiers.
  
• Pour que vous puissiez utiliser votre système sur tous vos outils, il est nécessaire qu’il soit adaptable.

Le but, encore une fois, est de ne pas faire un système d’organisation parfait, mais un système qui vous correspond !

Conseils pour un bon système d’organisation

Créez des dossiers par thèmes

Créer des dossiers par thème va vous permettre de trouver vos dossiers selon le thème de votre choix. Il s’agit de la première règle, une des plus importantes ! Cependant, il existe plusieurs façons de structurer vos dossiers :

• par date : avec comme début de nomenclature, l’année courante
  
• par thème : s’il s’agit par exemple de photos, de factures…
  
• par projet ou par client : ce qui vous permettra de trouver facilement les documents en lien avec le client ou le projet

Évidemment, c’est subjectif, votre système doit vous convenir à vous seul. Cette règle vous permet d’accéder à vos dossiers de manière rapide sans trop réfléchir.

Évitez les doublons

Il se peut qu’un fichier sur votre ordinateur soit enregistré plusieurs fois sous un autre nom ou dans un dossier différent. Ce qui prend de la place pour rien, ce qui encombre votre ordinateur et consomme de la mémoire. Un des moyens les plus radicaux est donc de supprimer tous les fichiers en double qui sont sur votre ordinateur.

Pour ce faire, vous pouvez vérifier à la main ces doublons, ce qui est très long… Il existe aujourd’hui des applications comme CCleaner qui permettent de le faire très rapidement !

Les applications de sauvegarde

Aujourd'hui, il existe un grand nombre d’applications vous permettant de stocker vos fichiers dans le Cloud. Comme Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.

Ces applications présentent un certain nombre d’avantages. Vous pouvez récupérer vos fichiers où que vous soyez tant que vous êtes connectés à internet. Mais vous pouvez aussi récupérer vos fichiers sur votre ordinateur, mais aussi sur une tablette ou bien avec un smartphone. Et vos fichiers sont sécurisés !

Les règles que nous citons ici s’appliquent aussi pour ces plateformes.

L’option d’archive

Pour que vous ne soyez pas trop encombré dans vos dossiers avec des fichiers que vous n’utilisez plus, il est possible de les archiver.

Cette manipulation vous permettra de supprimer temporairement vos fichiers, mais sans réellement les perdre. Vous les rendez “invisibles” et vous pouvez les récupérer dès que vous le souhaitez ! 

La nomenclature

Nous voilâmes dans la partie la plus importante, comment nommer nos fichiers.
Il est nécessaire de prendre le temps de le faire pour avoir un bon système d’organisation.

Il faut être le plus précis possible dans le nommage de vos fichiers. Pour éviter les noms trop longs, vous pouvez utiliser des abréviations. 

Voici un bon exemple pour nommer vos fichiers : 

• la date au format AAAA/MM/JJ pour pouvoir trier par ordre chronologique vos fichiers au sein des dossiers,
  
• le type du fichier, si par exemple, il s’agit d’une facture, d’une capture d’écran ou une vidéo,
  
• le contexte, pour mieux identifier le thème du fichier

Comme exemple, nous pouvons utiliser une photo pour illustrer : 

2022-05-10_photos_anni-jean

Nous avons donc une photo de l’anniversaire de Jean à la date du 10 mai 2022.

Le mot de la fin

Pour terminer cet article, nous avons vu comment nommer les fichiers et les dossiers de son ordinateur. Nous avons aussi vu comment organiser ses documents. Et pour finir, comment stocker de manière intelligente nos dossiers. Le tout pour optimiser la classification de nos données pour ainsi gagner du temps dans nos recherches et pour être organisé !

Pour tout questionnement, n’hésitez pas à suivre ce lien : Morpheus Contact.