Gérer simplement ses rendez-vous avec Calendly

Gérer simplement ses rendez-vous avec Calendly

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Simplifie la gestion de tes rendez-vous avec Calendly ! Cet outil est idéal pour gérer simplement tes rendez-vous avec tes clients. Terminé les discussions sans fin pour trouver un créneau commun. Alors pourquoi utiliser Calendly et comment ? Les réponses dans cet article.

Découvre maintenant les étapes pour gérer facilement tes rendez-vous clients.

Gérer ses rendez-vous avec Calendly

Comment perdre du temps ? Toi aussi, tu as déjà eu des discussions par téléphone sans fin pour trouver un créneau commun avec un prospect ?!

La fameuse phrase : Voici mes quelques disponibilités (mardi à 15 h, jeudi à 8 h 30 et jeudi à 11 h). Si aucun moment ne te convient, n’hésite pas à m’en proposer d’autres.

La fameuse réponse : Malheureusement, je ne suis pas disponible. Jeudi à 13 h 12, ce serait possible ?

C’est un cercle sans fin ! Une perte de temps et d’énergie pour toi et ton prospect. Cette situation, tu as déjà dû la vivre des dizaines et des dizaines de fois. Quelle perte de temps ! 

Avec Calendly, c’est fini ! Cet outil extra va simplifier ta prise de rendez-vous.

Calendly, qu'est-ce que c'est ? Calendly est un outil en ligne simple pour planifier des rendez-vous, des séances de coaching, des entretiens, etc. avec une ou plusieurs personnes ! La bonne nouvelle ? Dans la version gratuite, vous pouvez déjà le faire ! Bien entendu, l’offre payante offre des solutions supplémentaires.

Terminé la théorie, regardons comment gérer effectivement ses rendez-vous avec cette solution digitale puissante.


La méthode simple pour automatiser ses rendez-vous

Découvre les 5 étapes pour gérer et automatiser le processus de tes rendez-vous clients. Terminé les longues discussions inutiles avec tes clients. Passe plus de temps pour tes rendez-vous !

1. Comment s’inscrire sur Calendly ?

Très simple, il suffit de te rendre sur calendly.com afin de t’inscrire gratuitement à l’offre Basic. Lors de la création du compte, Calendly te propose de donner tes disponibilités générales. Passe les différentes étapes, on le modifiera après.


2. Inscrire ses disponibilités

Durant le processus d’inscription, tu peux choisir ton agenda (Google Agenda, iCal, Outlook). Tu peux aussi l’intégrer après via ce lien : 

https://calendly.com/app/calendar_connections/new

Attention, tes clients ne verront pas le contenu de ton calendrier ! 

Calendly utilise ton calendrier pour construire une liste de plages horaires disponibles dans des plages que tu définiras plus tard (dans "Créer et paramétrer les sessions que vous souhaitez proposer"). 

Par exemple, tu peux dire à Calendly que vous souhaite te reposer le lundi (le rêve) ! Calendly ne proposera pas de créneaux le lundi à tes clients, et ce, même si tu n'as rien ce jour sur ton agenda.

Inscrire ses disponibilités
Intégrer son agenda Calendly

3. Créer un événement

Rencontre de coaching de 30 minutes, prise de contact de 15 minutes… tu peux créer le nombre d’événements que tu souhaites.

Attention, sur la formule gratuite, tu ne peux qu’avoir un événement actif. Je te conseille de prendre le plus récurrent ! Pour moi, ce sont mes séances découvertes de 15 minutes par exemple.

Pour créer un d’événement, il te suffit de cliquer sur le bouton « Nouveau type d’événement » dans l’onglet type d’événement.

a) Définition de l’événement

Premièrement, je te conseille de choisir “privé”. C’est l’idéal pour les rendez-vous. Ton client choisi le créneau qui l’arrange par rapport à tes disponibilités.

Tu tombes ensuite sur « quel est cet événement ». Tu vas devoir choisir le nom de l’événement, le lieu, une description et le lien !

Bonne nouvelle, pour le lieu, tu peux directement intégrer une solution de visioconférence : Zoom, Google Meet…

Définition de l’événement Calendly

b) Plage de réservation

Tu arrives ensuite sur « Quand les gens peuvent-ils réserver cet événement ? ». Sur cette page, tu vas pouvoir choisir sur quel créneau peut avoir lieu l’événement. Dans mon cas au-dessus, j’ai choisi que l’événement :

  • dure 15 minutes
  • peut être planifié sur une page de 15 jours. Un client ne peut donc pas réserver un créneau de 6 mois.
  • Pourra être posé seulement le lundi matin (j’adore ce jour).
Plage de réservation Calendly

c) Questions pour l’invité

Il se peut que pour préparer l’échange, tu aies besoin de diverses informations complémentaires.

Pour cela, tu dois poser vos questions à ton interlocuteur au moment où il réserve son créneau.

Tu dois cliquer sur « Ajouter une nouvelle question » et tu pourras lui demander son numéro de téléphone, son besoin précis… 

Questions pour l’invité Calendly

d) Notifications et politique d’annulation

Ensuite, tu vas pouvoir établir des paramétrages basiques pour préciser si ton client peut annuler, planifier. 

Tu peux aussi paramétrer des rappels automatiques (c’est génial).

Notifications et politique d’annulation Calendly

e) Page de confirmation

C’est bientôt terminé. Maintenant, tu dois choisir où le client va arriver quand il a terminé la prise de rendez-vous :

  • sur une page de confirmation Calendly
  • sur une page ton site, une fois le rendez-vous pris, ce que je te conseille.
Page de confirmation Calendly

f) Partager le lien

La prochaine étape ? Tu envoies le lien de l'événement à ton client, prospect ou fournisseur et il choisit simplement la période qui lui convient.

Tu peux fournir ce lien de plusieurs manières : par e-mail, directement dans ta signature d'e-mail (j’adore cette solution) ou sur ton site Web.

Ton invité choisit ensuite l’horaire qui lui convient et prend rendez-vous avec toi !  Rien de plus simple. Le rendez-vous est automatiquement ajouté à ton calendrier.

g) Gérer les rendez-vous

De ton côté, tu peux évidemment regarder dans ton planning les rendez-vous s’ajouter. Tu as aussi l’interface dans Calendly, pour voir l’ensemble des événements planifiés.

Bonus : des fonctionnalités intéressantes

Maintenant, tu sais gérer tes rendez-vous de manière simple. Découvre maintenant, plusieurs autres fonctionnalités très intéressantes :

  • Notifications : tu peux configurer des rappels par e-mail ou SMS à tout moment (48 heures, 24 heures ou 30 minutes avant votre rendez-vous). Finis les rendez-vous manqués !
  • Période tampon : tu peux ajouter des heures supplémentaires avant ou après ta réunion pour te donner le temps de souffler (important).
  • Limite quotidienne : tu peux limiter le nombre de rendez-vous pouvant être pris par jour.
  • Avis d'horaire minimum : tu peux choisir le nombre d'heures minimum entre l'heure du rendez-vous et l'heure de la réunion. Idéal pour éviter les "surprises" de dernière minute !
  • Détection du fuseau horaire : tu as des clients étrangers ? Pas besoin de calculer le décalage horaire. Ton temps libre est affiché dans le fuseau horaire du client.

Convaincu de Calendly, l’outil de gestion de rendez-vous ?

Dans cet article, je t’ai montré comment automatiser la prise de tes rendez-vous avec Calendly. Gain de temps assuré ! La version gratuite est vraiment bien, cependant, tu peux avoir seulement seul type d’événement actif, ce qui est limitant. 

D’ailleurs, nous regarderons bientôt comment intégrer Calendly sur ton site WordPress !

Si tu souhaites être accompagné et formé sur des outils digitaux, n’hésite pas à nous envoyer un message. Nous te proposerons un programme sur mesure. On pourra aussi te former en présentiel en Moselle !


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