Combiner des requêtes dans Power Query, c’est un peu comme assembler les pièces d’un puzzle complexe pour obtenir une image claire de vos données. Une compétence essentielle, surtout si vous jonglez avec des exports de données multiples provenant de différents services.

Dans ce dernier chapitre de la formation gratuite, on va vous montrer comment utiliser Power Query pour ajouter des lignes de données ou fusionner des colonnes en toute simplicité. Que vous soyez responsable de la consolidation des ventes mensuelles ou en charge de la gestion RH, vous allez voir comment transformer vos exports en un tableau complet, prêt pour l’analyse. Alors, on s’arme de patience et on se lance dans l’univers fascinant de Power Query !

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Vidéo : apprenez à combiner les requêtes !

Ajouter des Requêtes — Fusionner des Lignes

Commençons par l'ajout des requêtes, l'une des fonctionnalités les plus puissantes de Power Query pour ceux qui doivent gérer des ensembles de données similaires répartis dans plusieurs fichiers. En termes simples, l’ajout de requêtes permet de superposer des lignes provenant de différentes tables pour en créer une seule, unifiée.

Exemple 1 : Combiner des Données de Ventes Mensuelles

Imaginez que vous travaillez dans une entreprise où les rapports de vente sont générés séparément chaque mois : janvier, février, mars… chaque période ayant son propre fichier Excel. Fastidieux de tout regrouper manuellement, non ? Heureusement, Power Query est là pour vous sauver.

Voici comment procéder :

1. Récupérez vos fichiers Excel avec les données de vente de chaque mois.
2. Importez-les dans Power Query via l’option Obtenir des données. Pour les trois fichiers (Janvier, Février, Mars), vous devriez maintenant avoir trois tables de données distinctes.
3. Cliquez sur “Combiner” > “Ajouter les Requêtes”. Vous avez le choix entre “Ajouter deux tables” ou “Ajouter plus de tables”. Sélectionnez toutes vos tables en maintenant la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur Ajouter.
4. Obtenez une table unifiée où toutes vos ventes sont alignées en un seul tableau.

Petite astuce : Pour savoir d’où proviennent vos données, vous pouvez ajouter une colonne personnalisée indiquant le mois d’origine (par exemple, “Janvier”, “Février”). Ce n’est pas obligatoire, mais ça aide à rester organisé, surtout si vous travaillez avec des dizaines de fichiers !

Exemple 2 : Ajouter des Données de Différents Départements RH

Vous êtes responsable RH et vous souhaitez unifier les données des départements RH et IT. Chaque département a son propre fichier Excel listant les employés, leurs salaires, et d’autres informations. Voici comment faire :

1. Importez vos fichiers RH et IT dans Power Query.
2. Utilisez la fonctionnalité “Ajouter les Requêtes” comme dans l'exemple précédent pour fusionner ces deux ensembles de données.
3. Ajoutez une colonne personnalisée pour indiquer le département de chaque employé (RH ou IT). Cela vous permet de distinguer facilement les employés des différents services.

L’ajout de requêtes est une solution simple pour unifier vos lignes de données. Cependant, ne confondez pas cette méthode avec la fusion de requêtes, que nous allons aborder juste après !

Fusionner des Requêtes — Fusionner des Colonnes

Après avoir vu comment combiner des lignes avec l’ajout de requêtes, passons à une autre méthode : la fusion des requêtes. Ici, on ne cherche pas à aligner les données les unes en dessous des autres, mais à enrichir une table en ajoutant des colonnes provenant d’une autre source, un peu comme un RECHERCHEV ou un RECHERCHEX dans Excel.

Exemple 1 : fusionner les informations de ventes avec des descriptions de produits

Prenons un cas courant : vous avez une table qui liste les ventes par article avec un identifiant unique (ID produit), et une autre table contenant la description des produits associés à ces identifiants. Votre objectif ? Associer ces deux tables pour obtenir une vue d’ensemble, où chaque vente est enrichie par la description du produit vendu.

Voici comment vous pouvez procéder :

1. Ouvrez la table des ventes dans Power Query, celle que vous souhaitez enrichir.
2. Allez dans l’onglet Accueil et cliquez sur “Fusionner des Requêtes”.
3. Sélectionnez la table à fusionner (ici, la table des descriptions de produits).
4. Choisissez la colonne commune (dans les deux tables) qui servira de clé pour lier les données. C’est ici que l'ID produit, qui doit être unique, entre en jeu.
5. Laissez la jointure externe gauche par défaut : elle fonctionne dans la majorité des cas.
6. Cliquez sur OK. Une nouvelle colonne est ajoutée à votre table, marquée comme “Table”. Cliquez sur le petit bouton à droite de cette colonne pour développer les données.
7. Développez et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez ajouter (comme la description du produit), puis cliquez sur OK.

Et voilà, vos ventes sont enrichies avec les descriptions correspondantes ! Astuce : Vous pouvez renommer les colonnes pour qu’elles soient plus lisibles et mieux adaptées à vos besoins.

Exemple 2 : fusionner les données d’employés avec leur département

Un autre exemple, cette fois-ci avec des données RH. Vous avez une table listant les employés avec un ID unique et une autre table qui répertorie les départements. Votre objectif est de lier ces informations pour savoir dans quel département travaille chaque employé.

1. Ouvrez la table des employés dans Power Query.
2. Cliquez sur “Fusionner des Requêtes” et sélectionnez la table des départements.
3. Identifiez la colonne clé (l’ID unique de l’employé) dans les deux tables.
4. Fusionnez et développez les données comme précédemment, en ne gardant que les colonnes nécessaires, comme le département.

Note importante : Pour que cette opération fonctionne, chaque table doit avoir une clé primaire, c’est-à-dire une colonne avec des valeurs uniques permettant de lier les données. Sans cette clé, Power Query ne saura pas comment associer les tables !

Conseils pratiques pour bien combiner vos données

Pour réussir à combiner vos requêtes sans accroc, il est important de suivre quelques bonnes pratiques. Cela vous évitera des erreurs et garantira que vos données sont toujours optimisées et bien organisées.

1. Utilisez toujours des clés primaires uniques

Comme on l’a vu, les clés primaires sont indispensables pour lier vos tables. Une clé primaire, c’est un identifiant unique qui ne se répète pas. Ça peut être un ID produit, un numéro d’employé, ou tout autre identifiant. Sans cette clé, impossible de fusionner correctement vos requêtes.

Conseil pratique : Vérifiez vos données avant de commencer. Si vous n’avez pas de clé unique, créez-en une. Par exemple, combinez plusieurs colonnes (comme le prénom et la date de naissance) pour générer un identifiant unique.

2. Faites attention aux erreurs de nommage

Power Query est très sensible à l’orthographe des colonnes. Une simple faute de frappe, un espace en trop ou une différence de casse (minuscule/majuscule) peut empêcher la fusion de vos requêtes.

Astuce de pro : Pour éviter les erreurs, harmonisez le nom des colonnes dès l’importation. Vous pouvez renommer les colonnes dans Power Query si nécessaire, et assurez-vous que le nom est exactement le même dans toutes les tables.

3. Optimisez vos données pour gagner en efficacité

Il est tentant d’importer toutes les colonnes disponibles dans Power Query, mais ce n’est pas toujours optimal. Plus il y a de données, plus votre fichier Excel sera lourd et lent. Sélectionnez uniquement les colonnes dont vous avez réellement besoin pour vos analyses.

Petit conseil : Avant de fusionner, prenez un moment pour réfléchir aux données importantes. Gardez uniquement les colonnes essentielles et supprimez celles qui sont superflues. C’est un gain de temps et de mémoire !

Pour aller plus loin

Vous l’avez vu, combiner des requêtes dans Power Query est un jeu d’enfant, à condition de suivre ces quelques astuces. En maîtrisant l’ajout et la fusion des requêtes, vous pourrez enfin transformer vos exports en tableaux complets et prêts à analyser. C'était la dernière partie de notre formation gratuite sur Power Query, et on espère que ces exemples pratiques vous auront donné un bon aperçu de tout ce que cet outil peut offrir.

Mais ce n’est que le début ! Si vous souhaitez aller plus loin et apprendre à utiliser Power Query comme un pro, c’est le moment de découvrir notre formation Excel sur mesure. Conçue pour s’adapter précisément à vos besoins, elle vous permettra de gagner en efficacité sur Excel et de maîtriser toutes les subtilités de cet outil puissant.

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