Transformer des données brutes en informations exploitables est un défi de taille, surtout lorsque vos bases de données sont longues et complexes. C’est là que Power Query entre en jeu ! Cet outil intégré à Excel (et Power BI) vous permet de manipuler, nettoyer et transformer vos données en un rien de temps. Aujourd’hui, pour la troisième partie, on se concentre sur deux options clés : pivoter et dépivoter les colonnes. Ces fonctionnalités sont essentielles pour structurer efficacement vos bases de données et optimiser vos analyses.

Prêts à maîtriser ces techniques ? Voici tout ce que vous devez savoir, accompagné d'exemples pratiques pour les appliquer dès maintenant !

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Vidéo : pivoter et dépivoter les colonnes !

Pourquoi utiliser le pivotage et le dépivotage des colonnes ?

Pour commencer, clarifions ce que signifient pivoter et dépivoter dans Power Query. Ces deux options sont des techniques de transformation des données qui facilitent l’analyse en structurant différemment vos tableaux.

• Pivoter les colonnes consiste à transformer des lignes en colonnes. Cela permet de regrouper des valeurs similaires et de donner une vue plus compacte de vos données. Par exemple, imaginez un tableau de ventes mensuelles. Grâce au pivotage, vous pouvez convertir une liste de mois en colonnes pour avoir une vue d'ensemble rapide des ventes par produit et par mois.
• Dépivoter les colonnes, c’est faire l’inverse. Vous prenez un tableau large, avec de nombreuses colonnes, et vous le convertissez en un format long, avec plus de lignes. Cela rend les données plus faciles à manipuler pour des rapports ou des analyses, comme un tableau croisé dynamique.

Quand utiliser ces fonctionnalités ? Cela dépend de votre objectif d’analyse et de la structure de vos données :

• Utilisez le pivotage pour simplifier la visualisation, comme créer des rapports consolidés.
• Optez pour le dépivotage quand vous avez besoin de normaliser vos données, surtout pour les connecter à des tableaux croisés dynamiques.

Dans les sections qui suivent, je vous montre comment utiliser ces options avec des exemples concrets.

Comment pivoter les colonnes dans Power Query

Passons à la pratique. Pour bien comprendre l'utilité du pivotage, rien de mieux que des exemples concrets.

Exemple 1 : transformer des lignes en colonnes

Prenons un tableau simple avec des ventes mensuelles. Il comporte trois colonnes : Produit, Mois, et Vente. Disons que vous avez les produits A et B, avec des ventes pour les mois de janvier et février. Pour l’instant, tout est aligné en lignes, et notre objectif est de réorganiser ce tableau pour que chaque mois devienne une colonne.

Étapes pour pivoter les colonnes :

1. Ouvrez Power Query : Données > Obtenir des données > Lancer l’éditeur Power Query.
2. Chargez votre tableau de données. Si ce n’est pas fait, importez-le depuis votre fichier Excel.
3. Sélectionnez la colonne Mois, car ce sont ces valeurs que nous voulons transformer en colonnes distinctes.
4. Dans l’onglet Transformer, cliquez sur Pivoter la colonne.
5. Une fenêtre s’ouvre, vous demandant quelle colonne utiliser pour remplir les valeurs. Choisissez la colonne Vente. Assurez-vous de sélectionner Ne pas agréger dans les options avancées pour conserver les valeurs telles quelles.

Vous verrez immédiatement que vos lignes ont été converties en colonnes, et chaque mois (janvier, février, etc.) apparaît en tant que colonne avec les ventes correspondantes.

Exemple 2 : résultats d’une enquête

Imaginez maintenant une enquête où des participants (P1, P2, etc.) ont répondu à des questions binaires (oui/non). Initialement, les réponses sont organisées en lignes. En pivotant, chaque question deviendra une colonne, simplifiant ainsi l’analyse des résultats.

Instructions :

1. Chargez votre tableau de l’enquête dans Power Query.
2. Sélectionnez la colonne Question pour la pivoter.
3. Cliquez sur Pivoter la colonne et choisissez Réponse comme colonne de valeurs.
4. Encore une fois, sélectionnez Ne pas agréger pour obtenir le bon résultat.

Le pivotage des colonnes est idéal pour des rapports ou des vues consolidées où vous souhaitez comparer des catégories ou des périodes de manière claire.

Comment dépivoter les colonnes dans Power Query

Voyons maintenant l'autre côté de la médaille : dépivoter les colonnes. Cela vous permet de passer d’un tableau large (avec plusieurs colonnes) à un format long (avec plus de lignes), ce qui est souvent nécessaire pour des analyses ou des rapports plus complexes.

Exemple 1 : Déstructurer des années en une colonne

Imaginez un tableau de ventes par produit, réparties sur plusieurs années : 2019, 2020, 2021, etc. Chaque année est une colonne distincte, mais ce format n’est pas optimal pour un tableau croisé dynamique. Nous allons donc dépivoter ces colonnes en une seule colonne Année, avec une colonne associée pour les valeurs de vente.

Étapes pour dépivoter les colonnes :

1. Ouvrez votre tableau de données dans Power Query.
2. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez dépivoter (par exemple, 2019, 2020, 2021).
3. Dans l’onglet Transformer, cliquez sur Dépivoter les colonnes. Cela transforme vos colonnes sélectionnées en paires Attribut et Valeur.
4. Renommez ensuite la colonne Attribut en Année et la colonne Valeur en Vente.

Votre tableau est désormais structuré de façon à faciliter l’analyse dans des outils comme les tableaux croisés dynamiques. Plus besoin de mettre à jour manuellement chaque colonne quand une nouvelle année s’ajoute !

Exemple 2 : Gestion de stock

Un autre exemple courant est la gestion de stock. Supposez que vous avez un tableau avec plusieurs catégories de produits (électronique, meuble) et des stocks mensuels répartis en colonnes (janvier, février, mars, etc.). Pour une analyse plus efficace, nous allons dépivoter ces mois.

Instructions :

1. Chargez votre tableau de gestion de stock dans Power Query.
2. Sélectionnez la colonne Catégorie.
3. Cliquez sur Dépivoter les autres colonnes pour convertir les mois en paires Mois et Stock.
4. Renommez la colonne Attribut en Mois et la colonne Valeur en Stock.

Grâce à ce format long, vous pouvez facilement utiliser des tableaux croisés dynamiques pour générer des rapports actualisés automatiquement, même lorsque de nouveaux mois ou produits s’ajoutent.

Conclusion : gagnez du temps et de la précision

En maîtrisant les fonctionnalités de pivotage et dépivotage dans Power Query, vous ajoutez une corde précieuse à votre arc pour manipuler efficacement vos données. Que vous souhaitiez regrouper des informations pour un rapport ou normaliser un tableau pour une analyse détaillée, ces techniques vous permettent de structurer vos données de manière optimale.

Alors, prêt à vous lancer ? Essayez dès maintenant d'appliquer ces astuces dans vos propres fichiers Excel pour constater le gain de temps et l’efficacité que cela apporte. Et si vous avez besoin d’un coup de pouce, la communauté Excel de Morpheus Formation est là pour échanger des conseils et répondre à toutes vos questions !