1 - Formation gratuite Power Query — les bases à savoir !

Vous perdez un temps fou à copier-coller des données manuellement sur Excel ? Bonne nouvelle : il est temps de découvrir Power Query. Cet outil intégré à Excel (et aussi à Power BI) est une révolution pour transformer, nettoyer et préparer vos données. L’avantage ? Gagner du temps, réduire les erreurs, et simplifier votre vie de professionnel.

Aujourd’hui, on va plonger dans les bases de Power Query, et croyez-moi, vous ne voudrez plus jamais vous en passer. Prêts à optimiser votre manière de travailler ? C’est parti.

Au programme de ce premier module :

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Vidéo 1 : Les bases

Qu’est-ce que Power Query et pourquoi l’utiliser ?

Power Query, c’est un peu le couteau suisse des data analysts… et de tous ceux qui jonglent avec des tableaux Excel. Cet outil vous permet d’importer des données brutes, de les transformer en informations utilisables, et de les intégrer dans vos feuilles Excel, le tout sans compétences en code.

Les avantages ? En voilà quelques-uns :

• Gain de temps énorme : Fini les longues heures de manipulation manuelle. Une fois vos transformations paramétrées, un simple clic actualise tout.
• Moins de risques d’erreurs : Les opérations manuelles laissent place à des processus automatisés et fiables.
• Simplicité : L’interface est intuitive, même pour les non-développeurs.

Imaginez : au lieu de copier-coller des données et de vous battre avec des polices ou des colonnes en vrac, Power Query fait tout ça pour vous. Et si vous vous demandez encore pourquoi vous devriez l’utiliser… eh bien, qui ne voudrait pas d’un outil qui fait gagner autant de temps ?

Prise en main de l’interface Power Query

Avant de plonger dans le vif du sujet, voyons où se trouve Power Query et comment naviguer dans son interface.

Où le trouver ? Dans Excel, rendez-vous dans l’onglet Données. Vous y verrez l’option Obtenir des données, qui permet de lancer l’éditeur Power Query. Une fois l’éditeur ouvert, vous aurez deux fenêtres : celle de votre fichier Excel et celle de l’éditeur Power Query. Attention, tant que l’éditeur est ouvert, vous ne pourrez pas interagir avec votre fichier Excel. Ce détail est important, surtout pour éviter de perdre du temps en cherchant pourquoi Excel semble bloqué.

L’interface se divise en plusieurs parties :

• Le bandeau supérieur : regroupe toutes les fonctionnalités essentielles (importation, transformation, etc.).
• Le volet de requêtes à gauche : affiche toutes les requêtes en cours, pratiques pour passer de l’une à l’autre.
• La barre de formules : chaque transformation appliquée se traduit en formule Power Query, mais pas de panique, tout est généré automatiquement.
• La vue des données : en bas, vous visualisez vos données et leurs transformations en temps réel.

Un conseil : prenez l’habitude de toujours lancer l’éditeur Power Query, même si des raccourcis sont disponibles dans Excel. Ce réflexe vous aidera à mieux comprendre ce que vous faites.

Importer et connecter des données avec Power Query

Vous êtes prêts à importer vos premières données ? Allons-y pas à pas.

1. Cliquez sur Obtenir des données > À partir d’un fichier > Classeur Excel.
2. Sélectionnez le fichier Excel que vous souhaitez importer. Une fenêtre s’ouvre, appelée Navigateur.
3. Dans le navigateur, vous verrez les différentes sources de données disponibles : feuilles, tableaux, ou plages nommées. Sélectionnez celle qui vous intéresse et cliquez sur Charger.

💡 Astuce : Power Query peut se connecter à bien plus que des fichiers Excel. Des bases de données, des sites web, des services en ligne… les possibilités sont vastes, et on en parlera plus en détail dans la prochaine vidéo de la série.

Vous pouvez maintenant prévisualiser vos données dans l’éditeur. Si vous avez déjà fait des extractions de données, vous reconnaîtrez sûrement des éléments familiers : des en-têtes mal placées, des lignes vides, ou des colonnes inutiles. Ne vous inquiétez pas, Power Query est là pour tout nettoyer.

Nettoyage et transformation des données avec Power Query

C’est ici que la magie opère ! Une fois vos données importées, Power Query vous offre une palette d’outils pour les transformer en informations exploitables. Pas besoin de coder : tout se fait par de simples clics.

Promouvoir les en-têtes

Souvent, les en-têtes de vos colonnes (comme "Nom", "Prénom", etc.) se retrouvent dans la première ligne des données importées. Pour les transformer en vraies en-têtes, il suffit de cliquer sur Utiliser la première ligne pour les en-têtes. Et voilà, tout est bien organisé !

Mais attention : si vos en-têtes ne sont pas directement en haut (par exemple, si elles sont en ligne 7), vous devrez d’abord supprimer les lignes vides ou inutiles au-dessus. Pour ça, rendez-vous dans Accueil > Supprimer les lignes > Supprimer les lignes du haut, puis indiquez le nombre de lignes à supprimer.

Supprimer les colonnes inutiles

On a tous des colonnes qui ne servent à rien (oui, celles qui encombrent nos feuilles Excel). Pour les supprimer, sélectionnez-les, puis cliquez sur Supprimer les colonnes. Cela allège vos données et les rend plus faciles à analyser.

Nettoyer les lignes vides

Même principe pour les lignes : allez dans Accueil > Supprimer les lignes > Supprimer les lignes vides. En quelques secondes, votre tableau est épuré.

Détecter les types de données

Power Query essaie automatiquement de deviner le type de chaque colonne : texte, nombre, date… Mais attention, il se trompe parfois ! Vous pouvez vérifier et ajuster ces types de données en cliquant sur l’icône à gauche du nom de chaque colonne. C’est crucial pour que vos futures analyses soient précises.

💡 Astuce : Si vous faites une erreur, pas de panique. Power Query enregistre chaque étape sous forme de « timeline ». Vous pouvez revenir en arrière, supprimer une étape, ou même la modifier. N’ayez pas peur de tester : tout est réversible.

Charger et actualiser les données dans Excel

Une fois vos données propres, il est temps de les ramener dans Excel.

1. Cliquez sur Fermer et charger. Power Query crée alors une nouvelle feuille avec vos données, sous forme de tableau prêt à être analysé.
2. Besoin de mettre à jour les données ? Un simple clic sur Actualiser dans l’onglet Données suffit. Power Query va chercher les nouvelles informations et réappliquer toutes les transformations que vous avez paramétrées.

Créer des tableaux croisés dynamiques

Avec vos données prêtes, vous pouvez maintenant les exploiter pour créer des tableaux croisés dynamiques. Par exemple, si vous voulez analyser la répartition des clients par région, rendez-vous dans Insertion > Tableau croisé dynamique. Placez vos champs dans les lignes, colonnes, et valeurs pour obtenir une vue d’ensemble rapide et claire.

Attention : Évitez de modifier directement les données ramenées par Power Query. Toute modification sera écrasée lors de la prochaine actualisation. Restez disciplinés et utilisez des outils comme les tableaux croisés dynamiques pour faire vos analyses.

Prochain cours

Et voilà ! Vous avez maintenant les bases pour utiliser Power Query et transformer vos données comme un pro. Vous gagnez du temps, réduisez les erreurs, et simplifiez vos processus. N’oubliez pas, la clé est de pratiquer : testez, explorez, et jouez avec les fonctionnalités pour vous les approprier.

Prochain rendez-vous ? Un zoom sur les connecteurs pour aller encore plus loin. D’ici là, abonnez-vous à notre chaîne YouTube et laissez un commentaire si vous avez des questions ou des idées de sujets à explorer. On est là pour vous accompagner dans votre parcours Excel !