2 - Formation Gratuite Power Query — les connecteurs ! (SharePoint, dossier...)

Power Query, cet outil puissant d'Excel, offre des connecteurs qui simplifient l’importation et la transformation de vos informations. Dans ce module 2 de la formation gratuite, on explore ensemble les connecteurs les plus utilisés et comment les maîtriser.

Au programme : les fichiers Excel locaux, les fichiers en ligne via SharePoint ou OneDrive, les connexions à des dossiers, et même des astuces pour importer des données web. Prêts à optimiser vos compétences ? C’est parti !

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Vidéo : les connecteurs ! (SharePoint, dossier...)

Qu’est-ce qu’un connecteur dans Power Query ?

Un connecteur, c’est un peu comme une porte d’entrée. Dans Power Query, il vous permet de vous brancher sur une source de données spécifique : fichier Excel, base de données, service en ligne, ou même une page web. Une fois la connexion établie, vous importez vos données directement dans Excel pour les transformer, les nettoyer, et les préparer à l’analyse. C’est ça, la magie de Power Query !

Pourquoi c’est si important ? Imaginez que vous puissiez importer des tonnes de données en quelques clics et les structurer sans effort. Cela vous permet de gagner un temps fou et d’éviter les erreurs manuelles. Bref, votre efficacité en tant que pro d'Excel en sera décuplée.

Les connecteurs les plus utilisés

Passons maintenant aux connecteurs que vous allez utiliser le plus souvent dans vos projets professionnels. On va décortiquer ensemble les connecteurs Fichier Excel Local, Fichier Excel en Ligne, et les Dossiers, pour que vous soyez opérationnels dès la première connexion.

Fichier Excel Local

Le connecteur "Fichier Excel Local" est probablement celui que vous utiliserez le plus souvent. Il permet de lier Power Query à un fichier Excel stocké sur votre ordinateur ou un serveur interne.

Comment ça marche ?

1. Allez dans l’onglet Données d’Excel.
2. Cliquez sur Obtenir des Données > À partir d’un fichier > Classeur Excel.
3. Sélectionnez votre fichier, et Power Query se charge de l’importer pour vous.

Un exemple concret : imaginez que vous travailliez avec des rapports de ventes mensuels. Connectez Power Query à votre fichier Excel local, et vous pourrez actualiser les données en un clic chaque mois. Pratique, non ?

Astuce : Laissez toujours l’éditeur Power Query ouvert pour vous habituer à gérer les transformations. Cela vous permettra de mieux comprendre ce qui se passe en coulisse.

Fichier Excel en Ligne (SharePoint, OneDrive, Teams)

Les choses se compliquent un peu lorsque vos fichiers sont stockés en ligne. Avec l’essor de services comme SharePoint, OneDrive, et Teams, il est essentiel de savoir comment connecter Power Query à ces sources.

Les différences clés :

• Un fichier local se trouve sur votre disque dur ou un serveur interne. Simple !
• Un fichier en ligne, en revanche, est hébergé sur une plateforme cloud de Microsoft.

Tutoriel rapide : Pour se connecter à un fichier en ligne, vous devez :

1. Copier le lien du fichier dans SharePoint, OneDrive, ou Teams.
2. Aller dans Power Query et choisir le connecteur Web.
3. Coller l’URL et supprimer les parties inutiles (comme les paramètres après “.xlsx”).

Cela peut paraître un peu technique, mais une fois que vous avez le coup de main, c’est un jeu d’enfant !

Petit conseil : si vous travaillez avec des fichiers en ligne, vérifiez toujours que vous êtes connecté avec le bon compte Microsoft. Ça évitera des surprises désagréables !

Se connecter à un dossier : un gain de temps inestimable

Si vous travaillez régulièrement avec des séries de fichiers (par exemple, des rapports de ventes mensuels ou des exports de données répétitifs), la connexion à un dossier entier peut vous faire gagner un temps précieux. Ce connecteur vous permet d’automatiser l’importation de tous les fichiers dans un dossier, sans avoir à les charger un par un.

Pourquoi utiliser un connecteur de dossier ?

Imaginez devoir importer des fichiers Excel de janvier à décembre. Plutôt que de les importer manuellement, vous configurez une seule requête Power Query qui se mettra automatiquement à jour dès que vous ajouterez un fichier dans le dossier. Efficace, non ?

Tutoriel étape par étape :

1. Allez dans l’onglet Données d’Excel.
2. Cliquez sur Obtenir des Données > À partir d’un fichier > Dossier.
3. Sélectionnez le dossier où vos fichiers sont stockés.
4. Une fois que vous avez importé les données, Power Query vous demandera si vous souhaitez combiner les fichiers. Si les fichiers ont la même structure (mêmes colonnes, même ordre), vous pouvez les combiner facilement.

Cas pratique : Supposons que vous suivez des ventes mensuelles avec des colonnes comme "Date", "Produit", "Chiffre d’affaires", et "Quantité". En vous connectant à un dossier contenant tous vos fichiers, vous pouvez actualiser l’ensemble des données d’un simple clic. Et hop, votre tableau de bord est à jour !

Astuce pratique : Avant de combiner les fichiers, vérifiez qu’ils sont tous structurés de manière cohérente. Une petite vérification en amont vous évitera bien des maux de tête.

Utiliser Power Query pour les connexions web

Vous avez déjà eu besoin de récupérer des données d’un site web ? Avec Power Query, c’est non seulement possible, mais aussi très simple ! Ce connecteur est particulièrement utile pour importer des tableaux de données provenant de sites comme Wikipédia ou des portails d’information.

Comment importer des données d’un site web :

1. Ouvrez Excel et allez dans l’onglet Données.
2. Sélectionnez Obtenir des Données > À partir d’un autre type de source > Web.
3. Collez l’URL de la page web où se trouvent vos données.
4. Power Query va analyser la page et vous proposer les tables disponibles. Choisissez celle qui vous intéresse, et voilà !

Exemple concret : Imaginons que vous vouliez récupérer une liste des verbes irréguliers en anglais depuis Wikipédia. Collez simplement le lien de la page, et Power Query vous extrait le tableau, prêt à être transformé. C’est magique, surtout pour les études de marché ou les analyses de données ouvertes.

Quelques précautions :

• Tous les sites web ne sont pas facilement accessibles via Power Query. Certains peuvent bloquer l’importation pour des raisons de sécurité.
• Si vous rencontrez des difficultés, essayez de vous connecter en mode anonyme ou vérifiez les paramètres de confidentialité du site.

Petit conseil bonus : Testez avec des sites simples comme Wikipédia pour vous faire la main avant de vous attaquer à des plateformes plus complexes.

Conclusion

Et voilà, vous connaissez maintenant les principaux connecteurs de Power Query et comment les utiliser pour simplifier et optimiser vos imports de données dans Excel. Que ce soit pour des fichiers locaux, des documents en ligne sur SharePoint ou OneDrive, des dossiers complets, ou même des données extraites de sites web, Power Query est l’allié parfait pour automatiser et fiabiliser vos processus de gestion de données.

L’essentiel à retenir : choisir le bon connecteur vous permettra de gagner un temps précieux et de travailler de manière plus efficace. Alors, n’attendez plus pour tester ces méthodes et rendre vos tableaux de bord plus dynamiques et actualisables en un clin d'œil !