Lorsque tu rédiges un rapport de stage ou un livre, tu dois faire un sommaire sur Word pour aider tes lecteurs à se repérer. C'est une règle de rédaction. Ceci dit, tu ne peux pas le faire à la main. Cela te prendra beaucoup trop de temps. Le logiciel Word te propose de l’établir automatiquement.
Sommaire vidéo : sommaire automatique Word.
- 00:16 : Créer la liste des styles de titre
- 01:02 : Appliquer les styles de titre dans le document
- 03:14 : Créer la table des matières (sommaire automatique)
- 04:16 : Aller rapidement dans une partie du document
- 04:48 : Mettre à jour la table des matières
- 06:34 : Supprimer la numérotation pour un titre
- 07:23 : Modifier la mise en page
Voici un tutoriel qui te montre comment créer une table des matières dans les documents Word.
Pourquoi insérer un sommaire automatique sur Word ?
Le sommaire est d’une très grande aide lorsque tu rédiges un document de plusieurs pages dans le logiciel de traitement de texte Word. D’abord, il permet de te repérer directement concernant l’emplacement du contenu que tu recherches. Grâce aux titres et aux numéros de pages, tu sais exactement sur quelle page te rendre pour consulter les informations. C’est idéal pour les rapports, les modes d’emploi et les livres. Ça, c’est pour la lecture sur papier.
Sur le plan digital, la présence du sommaire est aussi pratique. En effet, c’est un outil de navigation. En un seul clic, le sommaire te renvoie directement vers la page Word que tu as choisie grâce à la fonction lien hypertexte. De cette manière, tu n’as pas à défiler de haut en bas. Cela fonctionne sur le format Word. Mais c’est toujours valable même si tu le convertis ton fichier Word en PDF.
Ensuite, le sommaire (ou la table des matières) te fait gagner beaucoup de temps. Dans la lecture, oui, évidemment. Mais surtout, la table des matières est importante dans l'optimisation du document. Sans cette option, tu seras obligé de prendre en note, page par page, les titres et sous-titres, leur numéro de page et leur niveau hiérarchique. Imagine le calvaire pour un long document de 250 pages. En plus, tu risques de te tromper.
Par ailleurs, tu peux mettre à jour la table des matières si tu apportes des changements à la mise-en-forme ou au contenu de ton fichier Word. Par exemple, si tu changes un titre ou que tu décales certaines pages, tu peux modifier le sommaire en quelques clics. Pour ce faire :
- Aller sur la table des matières.
- Faire un clic droit, et cliquer sur actualiser.
- Tu retrouves immédiatement tous les changements que tu as apportés.
Comment préparer la table des matières dans ton document Word ?
Pour créer une table des matières automatique, tu dois d’abord arranger le format de ton document. Ainsi, il faut donner un style à tous les titres et sous-titres dans ton texte. En effet, le sommaire automatique Word se base sur les styles titre autres que normal pour se constituer. Ainsi, place le curseur sur le titre ou sélectionne le titre tout entier. Après sélectionne le style de titre qui te convient.
Comment appliquer un style à tes titres ?
Tu dois choisir un style pour chaque titre de même niveau.
- Aller dans l’onglet Accueil, puis sélectionner "Titre 1" pour le titre de niveau 1.
- Tu peux faire la même chose pour les titres suivants. À chaque nouveau niveau de titre inséré, un autre niveau de titre apparait. À savoir que depuis Word 2016, le logiciel propose jusqu’à 9 niveaux de titre.
- Tu peux aussi développer le "Volet styles" pour lister tous les styles de titre disponibles et améliorer ainsi ta productivité.
Comment modifier les styles de titres ?
Microsoft Word te propose déjà des styles de titre par défaut. Néanmoins, tu peux les personnaliser à souhait. Pour modifier le style de titre, tu dois d'abord choisir le niveau à personnaliser dans les styles.
Par exemple :
- Aller sur "Titre 1" et faire un clic droit, puis sélectionner "Modifier".
- Un onglet s’ouvre dans lequel tu pourras gérer la mise en forme et déterminer les paramètres de paragraphe.
Il est à noter que ce style s’appliquera automatiquement aux titres des sections d’un même niveau. Tu auras donc une mise en page automatique.
Tu peux aussi numéroter tes titres. Pour ce faire :
- Placer le curseur sur le titre que tu veux modifier.
- Aller dans "Format", puis "Numérotation".
- Choisir parmi les numérotations par défaut ou définir un nouveau format de numérotation automatique. Tu peux en effet personnaliser les numérotations de ton fichier docx. Par exemple, pour "Titre 1", tu peux prendre la numérotation I. ; pour "Titre 2", tu peux prendre 1. ; pour "Titre 3", tu peux prendre "a.", et ainsi de suite.
Comment vérifier rapidement sa structure ?
Pour te repérer, tu peux ouvrir le volet de navigation. Ce volet te permet de garder un œil sur la structure de ton document.
- Aller dans "Affichage" puis cocher la case "Volet de navigation". Tu peux également utiliser le raccourci clavier : [Ctrl] + [F].
- Dans l’onglet titre, tu retrouves un sommaire avec tous les titres de tes documents. Cela t’aidera à vérifier si tu n’as rien oublié et surtout à mieux te repérer si tu as un grand document.
Comment insérer le sommaire avec Word ?
Après avoir défini un style pour tous les titres, faire un sommaire sur Word n’est plus qu’un jeu d’enfant. D’abord, choisis la page sur laquelle tu souhaites générer ta table des matières. C’est souvent sur la première ou sur la deuxième page. Il est aussi courant de retrouver la table des matières Word à la fin du document. Tu peux par ailleurs décider de faire les deux.
Pour ajouter une table des matières Word :
- Aller dans l’onglet "Références", puis cliquer sur "Table des matières".
- Choisir une table des matières par défaut ou bien cliquer sur "Table des matières personnalisée". En personnalisant la table des matières, tu peux modifier le format à ta guise. Tu as aussi la possibilité de choisir le nombre de niveaux hiérarchiques que tu veux afficher dans le sommaire. C'est notamment utile lorsque tu as de nombreux niveaux de titres différents dans ton document Word.
- Une fois la table des matières générée, des liens hypertextes te permettent d'accéder rapidement à la partie du document souhaitée.
Note : tu peux insérer un bouton dans le pied de page avec un lien hypertexte qui renvoie vers le sommaire du document. Il permettra au lecteur de revenir facilement dans le sommaire pour accéder à une autre partie.
Mettre à jour la table des matières
Pour mettre à jour la table des matières dans Word, tu dois utiliser la fonction de mise à jour automatique de la table des matières. Voici les étapes à suivre :
- Cliquer sur l'onglet "Références" dans le ruban.
- Dans le groupe "Table des matières", cliquer sur "Mettre à jour la table".
- Cliquer sur "Mettre à jour toute la table" pour mettre à jour l'ensemble du sommaire, ou sur "Mettre à jour les numéros de page uniquement" pour mettre à jour seulement les numéros de page.
Tu peux aussi directement faire un clic droit sur la table des matières, puis "Mettre à jour la table".
Note : lorsque tu as ajouté ou supprimé des titres dans ton document depuis la dernière mise à jour de la table des matières, tu peux utiliser l'option "Reconstruire" pour inclure les nouveaux titres et supprimer les anciens.
Foire aux questions (FAQ)
Ressources complémentaires
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