Lorsque tu rédiges un rapport de stage ou un livre, tu dois faire un sommaire sur Word pour aider tes lecteurs à se repérer. C'est une règle de rédaction. Ceci dit, tu ne peux pas le faire à la main. Cela te prendra beaucoup trop de temps. Le logiciel Word te propose de l’établir automatiquement. Voici un tutoriel qui te montre comment créer des tables de matières dans les documents Word.
Pourquoi insérer un sommaire automatique sur Word ?
Le sommaire est d’une très grande aide lorsque tu rédiges un document de plusieurs pages dans le logiciel de traitement de texte Word. D’abord, il permet de te repérer directement concernant l’emplacement du contenu que tu recherches. Grâce aux titres et aux numéros de pages, tu sais exactement sur quelle page te rendre pour consulter les informations. C’est idéal pour les rapports, les modes d’emploi et les livres. Ça, c’est pour la lecture sur papier. Sur le plan digital, la présence du sommaire est aussi pratique. En effet, c’est un outil de navigation. En un seul clic, le sommaire te renvoie directement vers la page word que tu as choisie grâce à la fonction lien hypertexte. De cette manière, tu n’as pas à défiler de haut en bas. Cela fonctionne sur le format Word. Mais c’est toujours valable même si tu le convertis en document PDF.
Ensuite, le sommaire ou la table de matière automatique te fait gagner beaucoup de temps. Dans la lecture, oui, évidemment. Mais surtout, le logiciel table des matières est important dans la création. Sans cette option, tu seras obligé de prendre en note, page par page, les titres et sous-titres, leur numéro de page et leur niveau hiérarchique. Imagine le calvaire pour un long document de 250 pages. En plus, tu risques de te tromper.
Par ailleurs, tu peux mettre à jour la table des matières si tu apportes des changements à la mise-en-forme ou au contenu de ton fichier Word. Par exemple, si tu changes un titre ou que tu décales certaines pages, tu peux modifier le sommaire en quelques clics. Pour ce faire :
- Rends-toi sur la table des matières.
- Fais un clic droit, et clique sur actualiser.
- Tu retrouves immédiatement tous les changements que tu as apportés.
Comment faire un sommaire automatique (table des matières) sur Word ? (vidéo)
Sommaire vidéo : sommaire automatique Word.
- 00:16 : Créer la liste des styles de titre
- 01:02 : Appliquer les styles de titre dans le document
- 03:14 : Créer la table des matières (sommaire automatique)
- 04:16 : Aller rapidement dans une partie du document
- 04:48 : Mettre à jour la table des matières
- 06:34 : Supprimer la numérotation pour un titre
- 07:23 : Modifier la mise en page
Comment préparer la table des matières dans ton document Word ?
Pour créer une table des matières automatique, tu dois d’abord arranger le format de ton document. Ainsi, il faut donner un style à tous les titres et sous-titres dans ton texte. En effet, le sommaire automatique Word se base sur les styles titre autres que normal pour se constituer. Ainsi, place le curseur sur le titre ou sélectionne le titre tout entier. Après sélectionne le style de titre qui te convient.
Comment appliquer un style à tes titres ?
Tu dois choisir un style pour chaque titre de même niveau.
- Va dans l’onglet Accueil, puis sélectionne Titre I pour le titre de niveau I.
- Tu fais la même chose pour tous les autres titres, à tous les niveaux. Dès Word 2016, l’outil propose jusqu’à 9 niveaux. Pour les voir tous, clique sur le bouton options.
- Ensuite, choisis tous les styles dans la liste des styles à afficher. Pour Mac, c'est Volet style, puis tous les styles.
Comment modifier les styles de titres ?
Microsoft Word te propose déjà des styles de titre par défaut. Néanmoins, tu peux personnaliser à souhait. Pour modifier le style de titre, tu choisis le niveau à personnaliser dans la barre des tâches.
Par exemple :
- Tu vas sur Titre I et tu fais un clic droit. Sélectionne modifier.
- Un onglet s’ouvre et tu peux modifier les polices, la couleur et la taille de la police, et les autres mises en forme comme gras, italique ou souligner.
Il est à noter que ce style s’appliquera automatiquement aux titres des sections d’un même niveau. Tu auras donc une mise en page automatique.
Tu peux aussi numéroter tes titres. Pour ce faire :
- Tu places le curseur sur le titre en question.
- Tu vas dans "Numérotation".
- Choisis parmi les numérotations par défaut ou tu peux aussi définir un nouveau format de numérotation automatique sur ton fichier docx. Par exemple, pour Titre I, tu prends I. ; pour Titre II, tu prends 1. ; pour titre III, tu prends a. , et ainsi de suite.
Comment vérifier rapidement sa structure ?
Pour te repérer, tu peux ouvrir le volet de navigation. Ce volet te permet de garder un œil sur la structure de ton document.
- Va dans Affichage puis coche la case volet de navigation. Tu peux également utiliser le raccourci clavier CTRL+F.
- Dans l’onglet titre, tu retrouves un sommaire avec tous les titres de tes documents. Cela t’aidera à vérifier si tu n’as rien oublié.
Comment insérer le sommaire avec Word ?
Après que tu as défini des styles pour tous les titres, faire un sommaire sur Word n’est plus qu’un jeu d’enfant. D’abord, choisis la page sur laquelle tu souhaites générer ta table des matières. C’est souvent sur la première ou sur la deuxième page. Il est aussi courant de retrouver la table des matières Word à la fin du document. Tu peux par ailleurs décider de faire les deux.
Pour ajouter une table des matières Word :
- Va dans l’onglet Références puis Table des matières.
- Choisi Table des matières personnalisées
- Clique sur table des matières soignée
- Définissez le nombre de niveaux hiérarchiques que tu souhaites afficher sur le sommaire du livre.
- L’idéal serait de choisir le nombre de niveaux de titres que tu as dans ton document.
Note : il est aussi possible de n’afficher que quelques niveaux. Par exemple, tu as 5 niveaux, mais tu ne souhaites pas tous les voir dans ta table des matières. Tu choisis alors de n’afficher que 3 niveaux. Ceci dit, tu as également le choix par rapport à l’apparition des numéros de page.
Mettre à jour la table des matières
Pour mettre à jour la table des matières dans Word, tu dois utiliser la fonction de mise à jour automatique de la table des matières. Voici les étapes à suivre :
- Ouvre le document dans Word.
- Clique sur l'onglet "Références" dans le ruban.
- Dans le groupe "Table des matières", clique sur "Mise à jour de la table".
- Clique sur "Mise à jour entière" pour mettre à jour la table des matières en entier, ou sur "Mise à jour des pages" pour mettre à jour seulement les numéros de page.
Tu peux aussi aller directement sur ta table des matières pour la mettre à jour.
Note : si tu as ajouté ou supprimé des titres dans tes documents depuis la dernière mise à jour de la table des matières, tu devras peut-être utiliser l'option "Reconstruire" pour inclure les nouveaux titres et supprimer les anciens.
Ressources complémentaires
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