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Tu as besoin d’envoyer une lettre à plusieurs destinataires ? Peut-être ton invitation de mariage ou une facture, une offre de prestation, une convocation, etc. ?
Publipostage sur Word te permet d’automatiser des traitements répétitifs, notamment, certains remplissages de la lettre. Pour éviter de saisir manuellement certains champs. Ce qui peut être chronophage.
Dans cet article, nous te montrerons comment faire un Publipostage Word et tu trouveras aussi quelques Publipostages Word astuces. Et si tu cherches une formation Word à Metz, contacte Morpheus. Nous allons t’apprendre à maîtriser cet outil bureautique.
📝 Comment envoyer rapidement une lettre personnalisée à chaque destinataire avec Word ? Je te montre la solution dans cette vidéo, grâce à la fonctionnalité du publipostage disponible sur Word.
💡 Le publipostage te permet de lier un document Word avec une base de données (tableau Excel par exemple), afin d'insérer et de mettre à jour ces données dans un document en fonction du destinataire. Tu peux ensuite imprimer tous tes documents en une seule fois.
Qu’est-ce que le Publipostage Word ?
Le Publipostage Word est une fonction sur le logiciel Ms-Word. Il te permet d’envoyer un même modèle de document Word via des messages électroniques, à plusieurs destinataires. Pour t’éviter de renseigner chaque lettre individuellement, Publipostage va te permettre d'automatiser ce processus sur un fichier word.
Cette fonction de Word va renseigner automatiquement les informations qui diffèrent pour chaque lettre. Entre autres, les coordonnées des destinataires : nom et prénom, adresses, villes, numéro de téléphone, etc. Le publipostage Word va ensuite les insérer sur le champ approprié dans ton document.
Il existe plusieurs possibilités d’utiliser le Publipostage version word. Tu peux l’utiliser dans le cadre professionnel ou personnel. La plupart des professionnels l’utilisent pour l’envoi de documents officiels, facturations aux prestataires, offres aux clients ou newsletters. Dans le cadre personnel, tu peux l’utiliser pour tes invitations, lettres personnalisées, etc.
L’outil Publipostage Word est disponible sur tous les logiciels de traitement de texte de Microsoft Word. Tu peux le trouver sur Word 2013 et Word 2010 entre autres.
Comment faire un Publipostage Word ?
Pour utiliser Publipostage, peu importe ta version Word, il te faut d’abord créer un fichier de données. Ce sera la source où le logiciel Word va extraire les renseignements à publiposter sur chaque message électronique.
Toutefois, pour une meilleure organisation, il est mieux de convenir d’une certaine hiérarchie. Place les champs avec le moins d’issues au-dessus. Ensuite, si tu as vraiment beaucoup de données, il vaut mieux partager avec la zone colonne. Le tableau croisé dynamique sera plus lisible.
1ère étape : créer une base de données
. La source de données que tu peux utiliser peut-être :
- Microsoft Outlook, pour les adresses de messagerie électronique.
- Document Excel pour les bases de données sur des feuilles de calcul.
- Fichiers Word, où les données sont conservées sur des tableaux ou des graphiques.
Pour que le travail d’automatisation soit optimal, assure-toi de bien répartir les données. Par exemple, si tu utilises un tableau Excel, répartis chaque donnée dans une colonne correspondante. Tu dois ensuite créer des étiquettes pour chaque colonne :
- A : noms des destinataires
- B : Prénoms des destinataires
- C : adresse
- D : ville
- E : Pays
Ainsi Publipostage Word n’aura plus qu’à récupérer les données selon les étiquettes pour la personnalisation de tes lettres.
Tes données viennent de Word
Si ton document de base reste Word, alors voici comment procéder :
- Tu cliques sur l’onglet Publipostage
- Tu vas sur l’onglet sélectionner destinataires
- Tu cliques ensuite sur la fonction « saisissez une nouvelle liste »
Word va afficher automatiquement un tableau que tu vas renseigner. Ensuite, il ne reste qu’à remplir les champs de données. Pour passer à la ligne suivante, clique sur ‘’Nouvelle Entrée’’ à chaque fois.
Si tu as besoin d’ajouter plusieurs colonnes dans tes sources de données Word, clique sur ‘’Ajuster les colonnes’’.
Cette fonction te permettra d’ajouter, supprimer ou renommer les colonnes de ton tableau.
Désormais, tu as une liste. Pour la modifier, tu vas sur Sélectionner les destinataires pour faire apparaitre une liste de diffusion existante, puis clique sur Modifier la liste des destinataires de tes courriers.
2e étape : Créer un Publipostage
Voici les étapes pour créer un Publipostage :
- Rédige la lettre commune que tu souhaites envoyer.
- Sélectionne l’onglet Publipostage.
- Sélectionne Publipostage.
- Puis clique sur « Démarrer la fusion et le publipostage ».
- La lettre commune va se remplir automatiquement des données écrites dans ta base de données.
- Tu auras des documents personnalisés au format word.
D'ailleurs, tu souhaites compter le nombre de mots de ta lettre ? J'ai l'article qu'il te faut : calculer le nombre de mots sur Word.
L’outil Publipostage contient plusieurs autres fonctions. Tu les utiliseras en fonction de tes besoins. Il y a par exemple :
- Le bloc d’adresse : il te permet d’insérer des données individuelles sur le document commun selon les destinataires. Il est personnalisable au niveau du format. Ensuite, il te permet aussi de choisir le format pour l’importation des données sur Publipostage. Pour ça, tu dois cliquer sur Formule d’Appel.
- Les lignes de salutations : correspondent aux salutations et formules de politesse dans ta lettre (bonjour, cher, je vous prie, etc.).
Comment créer un Publipostage Word Excel ?
Pour créer un Publipostage Word Excel, il te faut rédiger le courrier électronique que tu souhaites envoyer. Prenons exemple ici, d'une lettre-type de convocation par Morpheus aux apprenants d’une formation.
Voici le même modèle de lettre que tu vas envoyer à plusieurs destinataires. Le contenu reste le même pour chaque destinataire. Sauf, les parties surlignées en jaune vont être remplacées à chaque automatisation.
Voici ta source de données sur une feuille de calcul édité via Microsoft Excel :
Dans un premier temps, tu vas demander à Word de lier ton document au fichier Excel qui est ta base de données. Pour ce faire :
- Tu vas dans L'onglet Publipostage
- Tu cliques Sélectionner les destinataires
- Tu cliques sur Sélectionner une liste existante
Ensuite, tu vas chercher dans ton ordinateur, la feuille de calcul Excel où se trouve ta base de donnée. Par cette action, tu vas lier les deux fichiers.
- Tu cliques sur Publipostage insérer un champ de fusion et tu choisis « Nom »
- Tu fais de même pour insérer les champs de fusion Prénom, Adresse, Ville, etc.
- Assure-toi avant de publiposter que tes textes sont bien alignés.
Voilà, tu as tout ce qu’il te faut, il ne reste plus qu’à publiposter.
Résultat Publipostage Word Excel
Tu veux vérifier comment le Publipostage Word Excel s’affiche sur ta lettre ? Tu peux avoir un petit aperçu. Clique sur «Aperçu des résultats». Tu vas voir comment les coordonnées de chaque destinataire sont insérées sur chaque lettre.
Il ne reste plus qu’à cliquer sur ‘’Terminer et fusionner’’ pour que le Publipostage se crée. Là encore, tu as plusieurs solutions. Tu peux :
- Modifier les documents de manière individuelle
- Imprimer les documents
- Fusionner vers le courrier et l'envoyer au destinataire.
Avant de fermer ton document, il se peut que l’outil t’invite à conserver la connexion avec le document source. Tu peux cliquer Oui ou non selon tes besoins.
Tu souhaites créer un sommaire sur Word, tu vas l'apprendre facilement depuis ce lien.
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L’instructeur veille à respecter ton rythme et à maintenir une ambiance conviviale pendant toute la durée du cours. Si tu as des questions durant la formation, il se fera un plaisir d'y répondre de manière la plus claire et détaillée possible pour te faciliter la compréhension.
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