Téléphone : 07.51.62.01.40 | Mail : contact@morpheus-formation.fr
Les doublons dans ton tableau Excel, c'est récurrent ! Cela peut causer beaucoup d’erreurs dans tes calculs. En plus, il n’est pas évident de vérifier toutes les données, surtout si tu as un énorme tableau. Tu peux suivre notre formation Excel pour apprendre à identifier, afficher et supprimer les doublons. Mais en attendant, découvre cet article pour maîtriser nos méthodes et développer tes compétences.
À retenir de notre vidéo YouTube
- Les doublons peuvent être supprimés sur Excel en utilisant l'outil "Supprimer les doublons". Pour l'utiliser, il faut sélectionner le tableau, cocher "Ma liste contient des en-têtes", et cocher toutes les colonnes contenant les données à vérifier. Seules les lignes qui ont des doublons dans toutes les colonnes sélectionnées seront supprimées.
- Si on veut supprimer les doublons dans une seule colonne, on peut utiliser l'outil "Supprimer les doublons" en décochant toutes les colonnes sauf celle contenant la donnée à vérifier.
- La mise en forme conditionnelle peut être utilisée pour identifier les doublons et les valeurs uniques sur Excel. Pour cela, il faut sélectionner tout le tableau, aller dans "Accueil", cliquer sur "Mise en forme conditionnelle" puis sur "Nouvelle règle". Ensuite, on peut choisir d'appliquer une mise en forme seulement aux valeurs uniques ou seulement aux doublons.
- Pour afficher les doublons dans une colonne, on peut utiliser une formule qui compare chaque cellule à la cellule en dessous d'elle. Si les deux cellules contiennent la même donnée, cela signifie que la donnée est un doublon.
- Les doublons peuvent également être trouvés en utilisant la fonction "RECHERCHEV". Cette fonction compare une valeur à une plage de valeurs et renvoie une correspondance si elle est trouvée. Si plusieurs correspondances sont trouvées, cela signifie qu'il y a des doublons.
Les 3 méthodes pour identifier, afficher et supprimer les doublons d’un tableau sur Excel
Découvre aujourd'hui les 3 méthodes pour identifier, afficher et supprimer les doublons d'un tableau sur Excel.
Tu verras les fonctionnalités suivantes :
- La fonctionnalité "Supprimer les doublons" dans l'onglet "Données".
- La mise en forme conditionnelle pour identifier les doublons et/ou les valeurs uniques.
- Le tri et/ou le filtre des données pour afficher ou masquer les doublons.
Pour aller plus loin, tu verras aussi comment empêcher les utilisateurs de saisir un doublon avec la fonctionnalité "Validation des données" et la fonction NB.SI.ENS (ou NB.SI).
Supprimer les doublons dans l’onglet “Données”
La manière la plus simple de supprimer des doublons est d’utiliser la fonctionnalité d'Excel "Supprimer les doublons" accessible dans l'onglet "Données". Elle va te mettre de supprimer automatiquement tous les doublons de ton tableau.
Attention ! Bien que cette méthode soit très utile, tu dois savoir bien l'utiliser au risque de perdre toutes tes données sans pouvoir les récupérer.
Voici les étapes à suivre pour supprimer les doublons dans Excel :
- Sélectionne toutes les cellules parmi lesquelles tu veux supprimer les doublons.
- Clique dans l’onglet "Données" et choisis sur "Supprimer les doublons".
- La boîte de dialogue intitulée "Supprimer les doublons" s'ouvre. Coche "Ma liste contient des en-têtes" si tu as sélectionné les titres avec les données des données.
- Sélectionne les colonnes à considérer pour supprimer les doublons. Si toutes les colonnes sont cochées, alors Excel supprimera toutes les lignes qui sont en doublons. Si une seule colonne est cochée, alors Excel supprimera uniquement les cellules de la colonne qui apparaissent en doublons.
Dans l'exemple ci-dessus, tu as sélectionné tout ton tableau. Tu veux supprimer les lignes qui apparaissent en double, donc tu as coché toutes les colonnes et cliqué sur "Ok".
Voici le résultat :
Tu peux voir que 4 lignes ont été supprimées, car elles apparaissaient en double. Le logiciel Excel a ainsi conservé 8 valeurs uniques.
Nous allons maintenant voir comment identifier les doublons et/ou les valeurs uniques grâce à la mise en forme conditionnelle.
Appliquer une mise en forme conditionnelle (identifier les doublons et/ou les valeurs uniques)
Si ton objectif n’est pas de supprimer les valeurs en double, alors tu peux utiliser cette méthode pour les identifier. Tu auras aussi la possibilité d'identifier les valeurs uniques.
Quel est l'intérêt ? Tu pourras traiter les cellules une par une. C’est utile lorsque tu vérifies les données que tu as saisies et que tu veux corriger certaines erreurs avant de supprimer les doublons.
Voici les étapes à suivre pour identifier les doublons et/ou les valeurs uniques avec la mise en forme conditionnelle dans Excel :
- Sélectionne toutes les cellules parmi lesquelles tu veux identifier les doublons et/ou les valeurs uniques.
- Clique dans l'onglet "Accueil", puis sélectionne "Mise en forme conditionnelle" et choisis "Nouvelle règle".
- Choisis "Appliquer une mise en forme conditionnelle uniquement aux valeurs uniques et doubles". À présent, tu as le choix entre mettre en couleur les "valeurs en double" ou les "valeurs uniques" (tu ne peux pas faire les deux en même temps).
- Clique enfin sur format pour définir la mise en forme à appliquer dans les cellules en double ou uniques.
Toutes les cellules contenant des valeurs qui apparaissent plus d’une fois prennent la couleur que tu as choisie. Tu peux faire la même chose pour les valeurs uniques. Après avoir identifié toutes les données en double, tu peux désormais apporter les modifications ou les supprimer.
Attention ! L'inconvénient avec cette méthode est que tu pourras mettre en forme seulement les cellules en double (ou uniques) dans ton tableau. En effet, tu ne pourras pas mettre en forme les lignes en double.
La première méthode reste la plus rapide pour supprimer les doublons si tu fais confiance à ta saisie. Néanmoins, utilise la mise en forme conditionnelle pour identifier les valeurs uniques ou en double.
Nous allons voir maintenant comment trier et/ou les filtrer les valeurs en double ou uniques.
Trier et filtrer (afficher ou masquer les doublons)
La fonctionnalité "Trier et filtrer" dans l'onglet "Accueil" est un moyen facile pour afficher ou masquer les doublons comme un expert d'Excel. C’est très utile lorsque ton tableau contient beaucoup de données.
Voici les étapes à suivre pour afficher ou masquer les doublons (ou les valeurs uniques) avec la mise en forme conditionnelle et la fonctionnalité "Trier et filtrer" dans Excel :
- Applique une mise en forme conditionnelle aux valeurs en double (ou uniques).
Utilise la méthode présentée ci-dessus ! - Sélectionne les titres du tableau, puis choisis "Trier et filtrer" dans l'onglet "Accueil", et clique sur "Filtrer" pour insérer l'icône sur les en-têtes du tableau qui te permet de trier et filtrer les données.
- Tu peux désormais trier, mais surtout filtrer les doublons dans ton tableau avec l'icône du filtre dans les en-têtes.
Dans cet exemple, tu vas filtrer les cellules qui contiennent la couleur "Rose saumon". Il s'agit de la couleur qui tu as défini dans la mise en forme conditionnelle qui s'applique aux doublons. Ainsi, tu peux identifier, et notamment afficher toutes les valeurs en double.
En affichant tous les doublons, tu peux les identifier plus facilement pour les traiter. Dès le nettoyage des données effectué, tu peux utiliser la méthode 1 présentée dans cet article, c'est-à-dire la fonctionnalité "Supprimer les doublons" accessible dans l'onglet "Données".
Voyons maintenant comment empêcher la saisie des doublons avec la validation des données.
Quel est mon niveau sur Excel ?
Testez gratuitement votre niveau avec notre Quiz Excel (≈ 7min)
Empêcher les utilisateurs de saisir un doublon avec la validation des données et la fonction NB.SI.ENS (ou NB.SI)
Imagine à présent que tu es un manager à la tête d'une d'une petite équipe. Tu dois créer un fichier dans lequel tu dois t'assurer que les utilisateurs saisissent des numéros uniques de facture. Pour ce faire, tu dois utiliser la fonctionnalité "Validation des données", en complément de la fonction NB.SI.ENS (ou NB.SI). Pour rappel, la fonction NB.SI.ENS permet de compter les cellules qui répondent à un ou plusieurs critères.
Voici les étapes à suivre pour empêcher les utilisateurs de saisir des doublons dans une colonne d'un tableau Excel :
- Sélectionne la colonne (ou les données) qui va contenir tous les numéros de facture.
- Clique dans l'onglet "Données", puis sélectionne la fonctionnalité "Validation des données".
- Sous "Autoriser :", choisis "Personnalisé" à la place de "Tout".
- Sous "Formule :", saisis : "=NB.SI.ENS(A:A;A1)=1". La colonne A étant la colonne dans laquelle tu veux empêcher les utilisateurs de saisir les doublons.
Pourquoi saisir "=NB.SI.ENS(A:A;A1)=1" sous "Formule :" ?
La fonctionnalité se nomme "Validation des données". Tu dois donc rédiger une formule pour laquelle Excel validera chaque donnée saisie. La formule "=NB.SI.ENS(A:A;A1)[...]" compte le nombre de fois où chaque donnée apparait dans la colonne A. "[...]=1" traduit le fait que tu veux valider les données qui apparaissent une seule fois dans la colonne A.
Si un numéro de facture existe déjà dans la colonne A, alors un message d'erreur s'affiche. Par exemple, tu as saisi deux fois la facture "FA0017".
Le style d'alerte choisi par défaut est le style "Stop". C'est-à-dire que tu ne pourras jamais valider la donnée saisie, quoi qu'il arrive.
Tu peux modifier le niveau d'alerte "Stop" en "Avertissement" pour avertir l'utilisateur et lui laisser la possibilité de choisir s'il veut garder la donnée malgré que ce soit un doublon. Ou bien, tu peux sélectionner le niveau d'alerte "Informations" pour informer l'utilisateur du doublon saisi, et lui laissant la possibilité de le garder ou d'annuler la saisie.
Tu peux également paramétrer le message d'erreur qui s'affiche.
Dans l'exemple suivant, tu as choisi le niveau d'alerte "Avertissement" et modifier le titre et le message d'erreur.
Si l'utilisateur saisit un numéro de facture en double, alors le message suivant apparait : "Attention ! Tu as saisi un numéro de facture en double. Souhaites-tu tout de même garder ce doublon ?"
Tu peux néanmoins rencontrer des erreurs lorsque tu supprimes des doublons. C'est ce que nous allons aborder !
Les erreurs rencontrées lorsque tu supprimes les doublons
Supprimer les doublons est une action très délicate, particulièrement si tu ne maîtrises pas la méthode que tu choisis. Si tu utilises la première méthode "Supprimer les doublons", que tu enregistres et quitte le fichier juste après, tu pourrais perdre des données et te tromper dans tes statistiques. Il faut donc faire très attention et vérifier si tu veux vraiment supprimer les doublons et s’il s’agit vraiment de doublons inutiles.
Il faut aussi comprendre qu’Excel ne considère que la valeur littérale pour identifier les doublons. Par exemple, une date écrite "3 septembre" et une autre écrite "03/09" sont considérées comme des valeurs différentes, donc uniques par Excel.
Il est évident enfin que les erreurs d'orthographe auront une incidence sur l'identification des doublons dans ton tableau.
Comment éviter les doublons ?
Parfois, il vaut mieux prévenir que guérir ! Et c'est pourquoi notre formateur Nicolas a réalisé une petite vidéo pour vous montrerla méthode pour éviter d'avoir des doublons ! Comme on dit chez nous : anticiper c'est gagner !
Exercice doublons : testez vos nouvelles compétences
Pour aller plus loin et te former sur Excel avec un expert Morpheus certifié, rendez-vous dans la section suivante !
Pourquoi suivre une formation Excel chez Morpheus ?
Si tu t’intéresses à l’utilisation d’Excel, tu peux consulter nos différents tutos sur le site et sur notre chaine YouTube.
Ceci dit, tu peux aussi t’inscrire à une formation Excel par niveau. Tu seras accompagné par un expert Excel lors de ta formation. C'est vraiment notre avantage pour progresser rapidement !
Tous les cours se passent en ligne en direct avec ton formateur et c'est finançable.
Formation Excel par niveau
Envie de maîtriser Excel et gagner réellement du temps ? Découvrez notre formation Excel adaptée à votre niveau :
- Pour les débutants, découvrez comment Excel peut simplifier votre quotidien : apprenez à naviguer avec aisance, à créer des feuilles de calcul intuitives et à exécuter les opérations de base avec confiance.
- Au niveau intermédiaire, affiner avec des fonctionnalités puissantes utiles dans votre quotidien : les tableaux croisés dynamiques, les graphiques et maîtrisez les fonctions avancées.
- Au niveau avancé, place à la stratégie et à l'automatisation : optimisez vos fichiers, domptez les macros, concevez des tableaux de bord et utilisez des formules complexes gagner du temps comme jamais auparavant.
Plus de 200 apprenants ont déjà franchi le pas. Et vous, quand commencez-vous ?
Par ailleurs, Morpheus propose aussi une formation bureautique à Metz en présentiel pour les différents outils informatiques. Tu bénéficies de professeur agréé, courtois et convivial pour apprendre vite et dans la bonne humeur.
/ Finançable CPF