Comment faire une mise en forme conditionnelle sur Excel ?

La mise en forme conditionnelle sur Excel est une fonctionnalité puissante qui permet de personnaliser l'apparence des données en fonction de divers critères, facilitant ainsi l'analyse et la visualisation des informations dans Excel. Comment profiter de cet article ? Je vous conseille tout d'abord de regarder notre vidéo, puis d'aller réaliser l'exercice et ensuite de lire nos notes.

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Les 11 Incontournables d’Excel

Cet article fait partie de notre formation gratuite sur Les 11 Incontournables d'Excel, qui couvre tous les essentiels à maîtriser. Il s'agit du 7ᵉ volet de la série.

Vidéo : Mise en Forme Conditionnelle

La mise en forme conditionnelle, pourtant incontournable, reste sous-utilisée par manque de clarté ou d'exemples concrets.

Résultat : des tableaux peu lisibles et une perte de temps monumentale.

Dans cette vidéo de 25 minutes, Nicolas, vous montre pas à pas comment exploiter la mise en forme conditionnelle pour rendre vos tableaux Excel plus percutants. Que ce soit pour formater des valeurs, des dates, ou des lignes entières, je vous dévoile mes astuces préférées et des conseils pour une mise en forme professionnelle et efficace.

Voici tous les sujets abordés dans cette vidéo :

• Mettre en forme une valeur, un texte et une date
• Les barres de données et les jeux d'icônes
• Mettre en forme une valeur unique ou en double
• Mettre en forme une cellule vide ou remplie
• Appliquer une règle déjà existante
• L'importance de l'ordre des règles
• Mettre en forme une ligne complète

Voici les 5 points que vous devez retenir :

1. La mise en forme conditionnelle permet de formater automatiquement des cellules en fonction de critères spécifiés.
2. Pour appliquer la mise en forme conditionnelle, il faut sélectionner les valeurs concernées, puis aller dans l'option "Mise en forme conditionnelle" et choisir "Nouvelle règle".
3. On peut mettre en forme une valeur en spécifiant des critères tels que les valeurs supérieures ou inférieures à un certain nombre, et choisir les formats de mise en forme, tels que la couleur de fond ou la police en gras.
4. On peut également appliquer la mise en forme conditionnelle à des textes en spécifiant des critères basés sur leur contenu ou leur début, et en choisissant les formats correspondants.
5. La mise en forme conditionnelle peut par ailleurs être appliquée aux dates et aux tableaux de données, en définissant des critères spécifiques et en choisissant les formats appropriés.

Dans cet exercice, vous allez mettre en pratique vos nouvelles compétences sur la Mise en Forme Conditionnelle (MFC).

En parallèle, nous explorerons également la création de listes déroulantes, enrichissant ainsi l'interaction avec vos tableaux.

Rappel : si vous souhaitez apprendre à faire des listes déroulantes, découvrez notre article : Comment faire une liste déroulante Excel ?

Voici les compétences que vous allez développer :

1. Appliquer une Mise en Forme Conditionnelle à des cellules contenant des valeurs,
2. Appliquer une Mise en Forme Conditionnelle à des cellules contenant du texte,
3. Appliquer une Mise en Forme Conditionnelle à des cellules vides ou remplies,
4. Appliquer une Mise en Forme Conditionnelle de type « barres de données » ou « jeux d’icônes »,
5. Créer une liste déroulante manuellement et à partir d’une source de données,
6. Utiliser la fonction SI pour automatiser les informations du tableau.

Exercice MFC à télécharger gratuitement :

Mettre en forme une valeur sur Excel

Pour mettre en forme une valeur avec la mise en forme conditionnelle sur Excel, il suffit de suivre quelques étapes simples.

Tout d'abord, prenons l'exemple de noms et d'âges.

Supposons que vous souhaitiez colorer les mineurs d'une couleur et les majeurs d'une autre couleur. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez toutes les valeurs pour lesquelles la condition s'appliquera c'est-à-dire les valeurs d'âge.
2. Allez dans l'onglet "Mise en forme conditionnelle" et sélectionnez "Nouvelle règle".
3. Une boîte de dialogue s'ouvrira. Choisissez "Classique" ou "Échelle à deux couleurs", selon votre préférence.
4. Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez "Appliquer une mise en forme aux cellules qui contiennent".
5. Dans la case "Moins que", saisissez le seuil pour les mineurs, par exemple 18.
6. Choisissez la mise en forme souhaitée, telle que la couleur de fond rouge pour les mineurs.
7. Cliquez sur "OK" pour valider la règle. Vous verrez maintenant les cellules correspondantes colorées en rouge.

Répétez les mêmes étapes pour mettre en forme les valeurs des majeurs :

1. Sélectionnez les cellules des majeurs,
2. Choisissez une règle similaire en utilisant "Supérieur ou égal à"
3. Définissez le seuil (18 dans cet exemple).
4. Ensuite, choisissez une couleur de fond verte foncée ou toute autre mise en forme souhaitée.

Il est important de noter qu'il existe de nombreuses autres conditions disponibles :

• "Entre",
• "Non compris entre",
• "Égal à", etc.

Vous pouvez les explorer en cliquant sur "Gérer les règles" dans la boîte de dialogue de mise en forme conditionnelle.

Une fois les règles définies, les valeurs seront automatiquement mises en forme selon les critères spécifiés.

L'avantage : cette fonctionnalité est un moyen efficace de visualiser et d'analyser rapidement des données en fonction de certains critères.

Pour aller plus loin : comment calculer un âge sur Excel ?

Mettre en forme un texte sur Excel

Passons maintenant à la mise en forme conditionnelle d'un texte.

Imaginons que nous voulions appliquer une mise en forme spécifique aux cellules qui contiennent un texte particulier.

Vous pouvez choisir d'appliquer la mise en forme aux cellules contenant ou commençant par un certain texte.

Pour illustrer cela, prenons l'exemple de la mise en forme conditionnelle pour les valeurs "majeur" et "mineur".

• Sélectionnez les cellules contenant le texte "majeur" et appliquez une mise en forme, par exemple, en mettant le texte en italique et en utilisant une couleur de police bleue. Vous pouvez également choisir une couleur de fond spécifique.
• Répétez le même processus pour les cellules contenant le texte "mineur", en appliquant une mise en forme différente, comme du texte en italique de couleur jaune et une couleur de fond orange.

Il est important de noter que si le texte "majeur" change en "mineur" ou vice versa, la mise en forme correspondante sera appliquée automatiquement à la place.

N'oubliez pas de cliquer sur "OK" pour valider les règles de mise en forme conditionnelle.

À savoir : il convient de mentionner que certaines différences existent entre les fonctionnalités de mise en forme conditionnelle sur Mac et Windows. Assurez-vous de prendre en compte ces différences pour obtenir les mêmes résultats.

Voilà comment mettre en forme conditionnellement un texte sur Excel.

Mise en forme d’une date

Passons maintenant à la mise en forme conditionnelle d'une date. C'est une fonctionnalité pratique pour suivre les échéances de paiement, par exemple.

Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les dates auxquelles vous souhaitez appliquer une mise en forme conditionnelle.
2. Accédez à l'onglet "Mise en forme conditionnelle" et sélectionnez "Nouvelle règle".
3. Choisissez l'option "Classique" pour la règle de mise en forme conditionnelle.
4. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez "Se produit" et choisissez une condition spécifique pour votre mise en forme conditionnelle des dates. Par exemple, vous pouvez sélectionner "Ce mois-ci" pour mettre en évidence les dates se produisant au cours du mois en cours.
5. Vous avez également la possibilité de choisir d'autres conditions de date, telles que "La semaine dernière", "Ce trimestre", etc., en fonction de vos besoins spécifiques.
6. Une fois que vous avez sélectionné la condition souhaitée, choisissez la mise en forme que vous souhaitez appliquer aux dates qui répondent à cette condition. Par exemple, vous pouvez choisir une couleur de fond ou de police spécifique pour mettre en évidence ces dates.
7. Validez la règle en cliquant sur "OK".

À savoir : il est important de noter que certaines différences peuvent exister entre les fonctionnalités de mise en forme conditionnelle sur les versions Mac et Windows d'Excel. Assurez-vous de prendre en compte ces différences pour obtenir les mêmes résultats.

Voilà comment utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence des dates spécifiques sur Excel.

Les barres de données

Passons maintenant à la mise en forme des barres de données. Cette fonctionnalité est légèrement plus complexe mais très utile. Voici comment l'utiliser :

Définition : une barre de données représente une plage de valeurs, généralement avec une valeur minimale et maximale, et affiche graphiquement la valeur actuelle par une barre qui se remplit proportionnellement.

Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les valeurs pour lesquelles vous souhaitez afficher les barres de données.
2. Accédez à l'onglet "Mise en forme conditionnelle" et sélectionnez "Barres de données".
3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, vous pouvez spécifier la valeur minimale et la valeur maximale pour les barres de données. Par exemple, si vous avez des notes allant de 0 à 20, vous pouvez entrer 0 comme valeur minimale et 20 comme valeur maximale.
4. Vous pouvez également personnaliser les couleurs des barres de données en utilisant les options disponibles dans la boîte de dialogue. Par exemple, vous pouvez choisir une couleur de remplissage spécifique pour les barres qui représentent des valeurs inférieures à la moyenne et une autre couleur pour celles qui représentent des valeurs supérieures à la moyenne.
5. Une fois que vous avez configuré les paramètres de votre choix, cliquez sur "OK" pour appliquer les barres de données à la plage sélectionnée.

N'hésitez pas à ajuster les paramètres selon vos préférences et à expérimenter avec différentes options de personnalisation pour obtenir l'effet souhaité.

Dans cette courte vidéo, Gauthier LAIRET, formateur Excel chez Morpheus Formation, vous montre en quelques minutes comment afficher des écarts positifs et négatifs avec la mise en forme conditionnelle.

Les jeux d’icônes

Continuons avec la mise en forme conditionnelle des jeux d'icônes.

Cette fonctionnalité est une excellente alternative aux barres de données pour visualiser graphiquement les valeurs.

Voici comment l'utiliser :

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les valeurs pour lesquelles vous souhaitez appliquer les jeux d'icônes.
2. Accédez à l'onglet "Mise en forme conditionnelle" et sélectionnez "Jeu d'icônes".
3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, vous pouvez choisir le jeu d'icônes que vous souhaitez utiliser pour représenter les valeurs. Par exemple, vous pouvez sélectionner un jeu d'icônes comprenant des flèches pour indiquer les valeurs croissantes ou décroissantes.
4. Vous pouvez également personnaliser les seuils des icônes en ajustant les valeurs correspondantes. Par exemple, vous pouvez choisir de mettre en évidence toutes les valeurs supérieures à 12 en utilisant une icône spécifique et en les colorant en vert.
5. Une fois que vous avez configuré les paramètres souhaités, cliquez sur "OK" pour appliquer les jeux d'icônes à la plage sélectionnée.

À savoir : si vous souhaitez modifier les paramètres de mise en forme conditionnelle des jeux d'icônes, vous pouvez accéder à l'option "Gérer les règles" dans l'onglet "Mise en forme conditionnelle". Cela vous permettra de modifier les seuils des icônes, de sélectionner un autre jeu d'icônes ou d'ajuster d'autres paramètres selon vos besoins.

N'oubliez pas de sauvegarder votre travail pour conserver ces paramètres de mise en forme conditionnelle.

Dans cette courte vidéo, Gauthier LAIRET vous explique comment ajouter des icônes pour mieux visualiser vos données.

Mettre en forme une valeur unique ou en double Excel

Passons maintenant aux valeurs uniques et aux doublons.

Pourquoi ? Cette fonctionnalité vous permet de mettre en évidence toutes les valeurs uniques et toutes les valeurs en double dans un tableau. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les valeurs que vous souhaitez analyser, par exemple une liste de noms.
2. Accédez à l'onglet "Mise en forme conditionnelle" et sélectionnez "Mise en surbrillance des cellules règles".
3. Choisissez l'option "Valeur unique" ou "Valeur en double", selon ce que vous souhaitez mettre en évidence.
4. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, vous pouvez spécifier la mise en forme souhaitée pour les valeurs uniques ou les doublons. Par exemple, vous pouvez choisir de les colorer en vert pour les valeurs uniques.
5. Une fois que vous avez configuré les paramètres, cliquez sur "OK" pour appliquer la mise en forme conditionnelle aux valeurs uniques ou aux doublons.

Maintenant, lorsque vous avez des valeurs répétées dans votre tableau, les doublons seront mis en évidence selon la mise en forme que vous avez définie.

De même, les valeurs uniques seront également mises en évidence selon la mise en forme que vous avez choisie.

La mise en évidence des valeurs uniques et des doublons est une fonctionnalité pratique pour analyser rapidement les données et identifier les duplications ou les valeurs distinctes.

Pour aller plus loin : Comment identifier, afficher et supprimer les doublons sur Excel ?

Mettre en forme une cellule vide ou remplie Excel

Passons maintenant à la mise en forme des cellules vides et remplies. Cette fonctionnalité vous permet de mettre en évidence les cellules vides et de les colorer selon vos préférences.

Pourquoi ? Cette mise en évidence des cellules vides ou remplies est un moyen pratique de visualiser rapidement les données manquantes ou disponibles.

Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez appliquer la mise en forme conditionnelle.
2. Accédez à l'onglet "Mise en forme conditionnelle" et sélectionnez "Nouvelle règle".
3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, choisissez l'option "Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules appliquer le format".
4. Dans la zone de texte, saisissez la formule suivante : =ESTVIDE(A1) (remplacez "A1" par la référence de la première cellule de votre plage).
5. Cliquez sur le bouton "Format" pour définir la mise en forme que vous souhaitez appliquer aux cellules vides. Par exemple, vous pouvez choisir une couleur de remplissage ou une mise en forme du texte.
6. Une fois que vous avez configuré les paramètres de mise en forme, cliquez sur "OK" pour appliquer la mise en forme conditionnelle aux cellules vides.

Maintenant, toutes les cellules vides de la plage sélectionnée seront mises en évidence selon la mise en forme que vous avez définie.

Vous pouvez également inverser cette règle pour mettre en évidence les cellules remplies en utilisant la formule suivante : =NON(ESTVIDE(A1)).

N'oubliez pas d'enregistrer votre travail pour conserver ces paramètres de mise en forme conditionnelle.

Gérer les règles sur Excel

D'accord, l'étape suivante consiste à appliquer une mise en forme conditionnelle pour différencier les cellules non payées des cellules payées.

Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la plage de cellules concernées dans votre tableau.
2. Accédez à l'onglet "Mise en forme conditionnelle" et choisissez "Nouvelle règle".
3. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez "Utiliser une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme".
4. Dans la zone de texte, saisissez la formule suivante pour les cellules non payées : =C2="non payée" (modifiez la référence de la cellule si nécessaire).
5. Cliquez sur le bouton "Format" et choisissez la mise en forme que vous souhaitez appliquer aux cellules non payées, par exemple, une couleur de police rouge.
6. Validez en cliquant sur "OK".
7. Répétez les étapes 2 à 6 pour définir une mise en forme pour les cellules payées en utilisant la formule suivante : =C2="payée" (modifiez la référence de la cellule si nécessaire) et en choisissant une mise en forme, comme une couleur de police verte.

Maintenant, les cellules contenant le texte "non payée" seront mises en forme avec une couleur de police rouge, tandis que les cellules contenant le texte "payée" seront mises en forme avec une couleur de police verte.

Pour aller loin : pour prioriser la mise en forme de la colonne du mois de paiement, vous pouvez réorganiser les règles de mise en forme conditionnelle. Sélectionnez l'option "Gérer les règles" dans l'onglet "Mise en forme conditionnelle" et faites glisser la règle correspondant à la colonne du mois de paiement juste au-dessus de la règle de mise en forme de la facture envoyée. Ainsi, la mise en forme du mois de paiement sera appliquée en priorité.

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3 principes à respecter pour garder le contrôle

• Vérifier l’ordre des règles : l’ordre est très important car il détermine la manière dont les règles sont appliquées.
• Vérifier les plages de données : vérifier les plages de données, elles peuvent vite se multiplier anarchiquement, surtout après des copier-coller.
• Vérifier les formules : remettre la bonne référence dans la formule, à la place de REF!

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