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Quand tu bosses avec des tonnes de données, trier tout ça est un bon point de départ. Excel est là pour ça ! Il te permet de classer tes données selon tes propres critères. Le tri, c'est pas comme le filtre, ça cache rien du tout, ça organise simplement tes données pour mieux les visualiser.
Avec Excel, tu peux trier tes données par ordre alphabétique, par valeur, par date ou même par icône. Et attends, c'est pas tout ! Tu peux même filtrer tes données selon des critères spécifiques pour ne montrer que celles qui t'intéressent.
Imagine, tu peux trier les données des concurrents par ordre alphabétique, filtrer les ventes par couleur ou chercher tous les produits vendus après une certaine date. Excel est là pour t'aider à démêler ce fouillis de données.
Dans cet article, on va te montrer différentes méthodes pour trier et filtrer tes données sur Excel. On va te montrer comment utiliser le filtre automatique pour afficher seulement ce qui t'intéresse, comment filtrer une plage de données précise et même comment utiliser la fonction FILTRE pour personnaliser tes critères de recherche.
Alors, accroche-toi, car tu vas devenir un pro du tri et du filtrage sur Excel. Prêt à organiser tes données comme un chef ?
Lorsque tu effectues une analyse de données, il est logique de commencer par les trier selon des indicateurs. Avant de trier les données, celles-ci sont organisées par ordre de création.
Trier les données sur Excel signifie les classer dans un ordre précis que tu vas déterminer, il s'agit d'un critère de tri.
Le tri ne masque aucune donnée, il ne fait que les réorganiser contrairement au filtre qui permet de masquer des cellules, des colonnes ou des lignes entières.
Ces plages peuvent contenir du texte, des chiffres ou des symboles.
Il te sera possible de trier et filtrer tes données sur Excel :
- Par ordre alphabétique croissant ou décroissant
- Par couleur
- Par valeur
- Par date et heure
- Par icône
Après la fonction TRIER, il existe la requête FILTRER, qui te permet de faire apparaitre ou non une plage de données en fonction de plusieurs critères.
Lorsque tu appliques un filtre sur une liste de données ou une colonne, tu ne verras apparaitre que les données correspondantes au filtre.
Les autres données ne seront évidemment pas supprimées du tableau, elles sont simplement masquées afin de ne rendre visible que les informations essentielles.
Les options de filtres sont quant à elle plus nombreuses, tu peux appliquer des filtres sur :
- Du texte,
- Des nombres pour afficher une ou plusieurs valeurs ;
- Une date,
- Des données de couleurs.
Tu disposes de différents filtres sur Excel :
- Les filtres numériques te permettent de quantifier et de classer par valeur des données chiffrées.
- Les filtres textuels, eux, s'appliquent aux données écrites, textuelles.
- Le filtre par couleur qui peut être fort utile pour classer des données par famille, catégorie, genre ou autre groupement d'informations communes.
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Filtrer des données à l’aide d’un filtre automatique
Le filtre automatique te permet d'afficher les seules lignes du tableau qui remplissent les critères de ton choix, masquant temporairement les autres.
Une fois l'information recherchée obtenue, tu supprimes le filtre et le tableau réapparaît dans son intégralité.
Pour faire un filtre automatique :
- Tu sélectionnes les données à filtrer, et tu cliques sur la commande « Filtrer » dans l'onglet « Données ».
- Clique sur la flèche d'en-tête de la colonne sur laquelle tu veux appliquer le filtre.
- Choisis le filtre textuel ou le filtre numérique pertinent eu égard à la recherche. À noter que le filtre automatique sur Excel permet également de filtrer par couleur, si la mise en forme utilise des couleurs de texte ou d'arrière-plan.
- Paramètre les critères de filtrage conformément à l'objectif de la recherche. Dès lors, les lignes qui ne remplissent pas les critères sont masquées. Dans l’exemple, tu veux appliquer le filtre sur la colonne “Ville” pour afficher uniquement les lignes qui contiennent “Paris”.
Pour faire réapparaître les lignes masquées, clique de nouveau sur la flèche d'en-tête de la colonne et sélectionne « Effacer le filtre ».
Mon conseil : pour élargir tes recherches, tu peux utiliser “?” pour représenter un caractère unique ou bien encore “*” pour représenter une série de caractères.
Filtrer une plage de données
Dans cet exemple, tu souhaites trier les concurrents par ordre alphabétique.
- Sélectionne les données Nom dans la plage de données B2 à B18, et dans le groupe “Edition”,
- Choisi “Trier et Filtrer” et “Tri de A à Z”. Excel te demande si tu souhaites étendre la sélection ou continuer avec la sélection en cours. Ici, on veut étendre la sélection à notre tableau pour que les lignes ne soient pas dissociées.
- Et comme par magie, tu as trié tes données par ordre alphabétique.
Tu peux répéter cette action sur les autres colonnes du tableau à ta guise en fonction du tri que tu veux effectuer (Dossard, Année, catégorie, code postal, ville).
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Filtrer des données dans un tableau
Lorsque tu insères tes données dans un tableau, des contrôles de filtrage sont automatiquement ajoutés aux en-têtes de tableau. Ce sera donc plus facile pour toi d’utiliser les flèches d’en tête de colonne pour filtrer.
Dans l’exemple ci-dessous, tu souhaites classer et filtrer tous les concurrents par ordre, année de naissance qui habitent dans le département 31.
- Sélectionne la flèche de la colonne “Année” et fait le tri du “plus petit au plus grand”. Tu verras ensuite apparaitre dans la flèche de l'entête de la colonne Année une flèche dirigée vers le haut signifiant que le tri de cette colonne a été effectué.
- Il te reste à filtrer les concurrents qui habitent dans le département 31. Tu peux mettre en place le filtre numérique dans la colonne “Code Postal” comme dans l’exemple.
- Ensuite tu dois rentrer les valeurs que tu souhaites afficher qui sont comprises entre 31000 et 32000 dans ton filtre personnalisé comme dans l’exemple.
- Tu verras apparaître dans la flèche de la colonne “Code Postal”, un entonnoir qui t’informe que tu as mis en place un filtre sur la colonne. Tu as un tableau avec 2 niveaux de filtres.
Filtrer les données avec la fonction FILTRE
La fonction filtre te permet de filtrer une plage de données en fonction de critères que tu définis.
Elle se présente comme telle :
=FILTRE(Tableau; critère ;si_aucun_résultat)
Dans l’exemple suivant, tu souhaites filtrer tous les enregistrements pour « Pomme ».
Fonction Filtre avec un critère
Tu dois sélectionner la fonction FILTRE, puis renseigner la plage de cellules A5:D20 pour sélectionner ton tableau , ensuite tu dois renseigner le critère de recherche qui correspond à rechercher « Pomme », contenu dans H2, dans la plage de cellules C5 :C20.
- Ta formule sera donc : =FILTRE(A5 :D20 ;C5:C20=H2)
Fonction Filtre avec plusieurs critères
Si tu souhaites filtrer avec plusieurs critères, il te faudra utiliser l’opérateur de multiplication « * » pour renvoyer toutes les valeurs dans la plage de recherche.
Dans l’exemple suivant, depuis le même tableau, tu souhaites FILTRER tous les enregistrements qui possèdent « Pommes » et qui sont dans la région « Est ».
- Ta formule sera donc : =FILTRE(A5 :D20 ;C5:C20=H2)
Pour aller plus loin
En conclusion, l’utilisation de filtre sur un classeur Excel est très utile pour faire apparaitre des valeurs que tu recherches, en masquant les autres valeurs.
Si toutefois tu veux faire réapparaitre les valeurs masquées il te faudra supprimer tous les filtres que tu as activés. Cela pourra se faire en les désactivant ou les effaçant. Tu trouveras ces commandes dans l’onglet « Trier et Filtrer » du groupe édition.
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