Comment identifier, afficher et supprimer les doublons sur Excel ?

Découvre 3 méthodes pour identifier, afficher et supprimer les doublons d'un tableau sur Excel.
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Les doublons dans ton tableau Excel, c'est rĂ©current ! Cela peut causer beaucoup d’erreurs dans tes calculs. En plus, il n’est pas Ă©vident de vĂ©rifier toutes les donnĂ©es, surtout si tu as un Ă©norme tableau. Tu peux suivre notre formation Excel pour apprendre Ă  identifier, afficher et supprimer les doublons. Mais en attendant, dĂ©couvre cet article pour maĂźtriser nos mĂ©thodes et dĂ©velopper tes compĂ©tences.

Comment identifier, afficher et supprimer les doublons sur Excel ? (3 astuces)
  • Les doublons peuvent ĂȘtre supprimĂ©s sur Excel en utilisant l'outil "Supprimer les doublons". Pour l'utiliser, il faut sĂ©lectionner le tableau, cocher "Ma liste contient des en-tĂȘtes", et cocher toutes les colonnes contenant les donnĂ©es Ă  vĂ©rifier. Seules les lignes qui ont des doublons dans toutes les colonnes sĂ©lectionnĂ©es seront supprimĂ©es.
  • Si on veut supprimer les doublons dans une seule colonne, on peut utiliser l'outil "Supprimer les doublons" en dĂ©cochant toutes les colonnes sauf celle contenant la donnĂ©e Ă  vĂ©rifier.
  • La mise en forme conditionnelle peut ĂȘtre utilisĂ©e pour identifier les doublons et les valeurs uniques sur Excel. Pour cela, il faut sĂ©lectionner tout le tableau, aller dans "Accueil", cliquer sur "Mise en forme conditionnelle" puis sur "Nouvelle rĂšgle". Ensuite, on peut choisir d'appliquer une mise en forme seulement aux valeurs uniques ou seulement aux doublons.
  • Pour afficher les doublons dans une colonne, on peut utiliser une formule qui compare chaque cellule Ă  la cellule en dessous d'elle. Si les deux cellules contiennent la mĂȘme donnĂ©e, cela signifie que la donnĂ©e est un doublon.
  • Les doublons peuvent Ă©galement ĂȘtre trouvĂ©s en utilisant la fonction "RECHERCHEV". Cette fonction compare une valeur Ă  une plage de valeurs et renvoie une correspondance si elle est trouvĂ©e. Si plusieurs correspondances sont trouvĂ©es, cela signifie qu'il y a des doublons.

Formation Spécifique sur Excel

Les 3 mĂ©thodes pour identifier, afficher et supprimer les doublons d’un tableau sur Excel

Découvre aujourd'hui les 3 méthodes pour identifier, afficher et supprimer les doublons d'un tableau sur Excel.
Tu verras les fonctionnalités suivantes :

  • La fonctionnalitĂ© "Supprimer les doublons" dans l'onglet "DonnĂ©es".
  • La mise en forme conditionnelle pour identifier les doublons et/ou les valeurs uniques.
  • Le tri et/ou le filtre des donnĂ©es pour afficher ou masquer les doublons.

Pour aller plus loin, tu verras aussi comment empĂȘcher les utilisateurs de saisir un doublon avec la fonctionnalitĂ© "Validation des donnĂ©es" et la fonction NB.SI.ENS (ou NB.SI).

Supprimer les doublons dans l’onglet “DonnĂ©es”

La maniĂšre la plus simple de supprimer des doublons est d’utiliser la fonctionnalitĂ© d'Excel "Supprimer les doublons" accessible dans l'onglet "DonnĂ©es". Elle va te mettre de supprimer automatiquement tous les doublons de ton tableau.

Attention ! Bien que cette méthode soit trÚs utile, tu dois savoir bien l'utiliser au risque de perdre toutes tes données sans pouvoir les récupérer.

Voici les Ă©tapes Ă  suivre pour supprimer les doublons dans Excel :

  • SĂ©lectionne toutes les cellules parmi lesquelles tu veux supprimer les doublons.
  • Clique dans l’onglet "DonnĂ©es" et choisis sur "Supprimer les doublons".
  • La boĂźte de dialogue intitulĂ©e "Supprimer les doublons" s'ouvre. Coche "Ma liste contient des en-tĂȘtes" si tu as sĂ©lectionnĂ© les titres avec les donnĂ©es des donnĂ©es.
  • SĂ©lectionne les colonnes Ă  considĂ©rer pour supprimer les doublons. Si toutes les colonnes sont cochĂ©es, alors Excel supprimera toutes les lignes qui sont en doublons. Si une seule colonne est cochĂ©e, alors Excel supprimera uniquement les cellules de la colonne qui apparaissent en doublons.

Dans l'exemple ci-dessus, tu as sélectionné tout ton tableau. Tu veux supprimer les lignes qui apparaissent en double, donc tu as coché toutes les colonnes et cliqué sur "Ok".
Voici le résultat :

Tu peux voir que 4 lignes ont été supprimées, car elles apparaissaient en double. Le logiciel Excel a ainsi conservé 8 valeurs uniques.

Nous allons maintenant voir comment identifier les doublons et/ou les valeurs uniques grĂące Ă  la mise en forme conditionnelle.

Appliquer une mise en forme conditionnelle (identifier les doublons et/ou les valeurs uniques)

Si ton objectif n’est pas de supprimer les valeurs en double, alors tu peux utiliser cette mĂ©thode pour les identifier. Tu auras aussi la possibilitĂ© d'identifier les valeurs uniques.

Quel est l'intĂ©rĂȘt ? Tu pourras traiter les cellules une par une. C’est utile lorsque tu vĂ©rifies les donnĂ©es que tu as saisies et que tu veux corriger certaines erreurs avant de supprimer les doublons.

Voici les Ă©tapes Ă  suivre pour identifier les doublons et/ou les valeurs uniques avec la mise en forme conditionnelle dans Excel :

  1. SĂ©lectionne toutes les cellules parmi lesquelles tu veux identifier les doublons et/ou les valeurs uniques.
  2. Clique dans l'onglet "Accueil", puis sélectionne "Mise en forme conditionnelle" et choisis "Nouvelle rÚgle".
  3. Choisis "Appliquer une mise en forme conditionnelle uniquement aux valeurs uniques et doubles". À prĂ©sent, tu as le choix entre mettre en couleur les "valeurs en double" ou les "valeurs uniques" (tu ne peux pas faire les deux en mĂȘme temps).
  4. Clique enfin sur format pour définir la mise en forme à appliquer dans les cellules en double ou uniques.

Toutes les cellules contenant des valeurs qui apparaissent plus d’une fois prennent la couleur que tu as choisie. Tu peux faire la mĂȘme chose pour les valeurs uniques. AprĂšs avoir identifiĂ© toutes les donnĂ©es en double, tu peux dĂ©sormais apporter les modifications ou les supprimer.

Attention ! L'inconvénient avec cette méthode est que tu pourras mettre en forme seulement les cellules en double (ou uniques) dans ton tableau. En effet, tu ne pourras pas mettre en forme les lignes en double.

La premiÚre méthode reste la plus rapide pour supprimer les doublons si tu fais confiance à ta saisie. Néanmoins, utilise la mise en forme conditionnelle pour identifier les valeurs uniques ou en double.

Nous allons voir maintenant comment trier et/ou les filtrer les valeurs en double ou uniques.

Trier et filtrer (afficher ou masquer les doublons)

La fonctionnalitĂ© "Trier et filtrer" dans l'onglet "Accueil" est un moyen facile pour afficher ou masquer les doublons comme un expert d'Excel. C’est trĂšs utile lorsque ton tableau contient beaucoup de donnĂ©es.

Voici les étapes à suivre pour afficher ou masquer les doublons (ou les valeurs uniques) avec la mise en forme conditionnelle et la fonctionnalité "Trier et filtrer" dans Excel :

  • Applique une mise en forme conditionnelle aux valeurs en double (ou uniques).
    Utilise la méthode présentée ci-dessus !
  • SĂ©lectionne les titres du tableau, puis choisis "Trier et filtrer" dans l'onglet "Accueil", et clique sur "Filtrer" pour insĂ©rer l'icĂŽne sur les en-tĂȘtes du tableau qui te permet de trier et filtrer les donnĂ©es.
  • Tu peux dĂ©sormais trier, mais surtout filtrer les doublons dans ton tableau avec l'icĂŽne du filtre dans les en-tĂȘtes.

Dans cet exemple, tu vas filtrer les cellules qui contiennent la couleur "Rose saumon". Il s'agit de la couleur qui tu as défini dans la mise en forme conditionnelle qui s'applique aux doublons. Ainsi, tu peux identifier, et notamment afficher toutes les valeurs en double.

En affichant tous les doublons, tu peux les identifier plus facilement pour les traiter. DÚs le nettoyage des données effectué, tu peux utiliser la méthode 1 présentée dans cet article, c'est-à-dire la fonctionnalité "Supprimer les doublons" accessible dans l'onglet "Données".

Voyons maintenant comment empĂȘcher la saisie des doublons avec la validation des donnĂ©es.

EmpĂȘcher les utilisateurs de saisir un doublon avec la validation des donnĂ©es et la fonction NB.SI.ENS (ou NB.SI)

Imagine Ă  prĂ©sent que tu es un manager Ă  la tĂȘte d'une d'une petite Ă©quipe. Tu dois crĂ©er un fichier dans lequel tu dois t'assurer que les utilisateurs saisissent des numĂ©ros uniques de facture. Pour ce faire, tu dois utiliser la fonctionnalitĂ© "Validation des donnĂ©es", en complĂ©ment de la fonction NB.SI.ENS (ou NB.SI). Pour rappel, la fonction NB.SI.ENS permet de compter les cellules qui rĂ©pondent Ă  un ou plusieurs critĂšres.

Voici les Ă©tapes Ă  suivre pour empĂȘcher les utilisateurs de saisir des doublons dans une colonne d'un tableau Excel :

  1. Sélectionne la colonne (ou les données) qui va contenir tous les numéros de facture.
  2. Clique dans l'onglet "Données", puis sélectionne la fonctionnalité "Validation des données".
  3. Sous "Autoriser :", choisis "Personnalisé" à la place de "Tout".
  4. Sous "Formule :", saisis : "=NB.SI.ENS(A:A;A1)=1". La colonne A Ă©tant la colonne dans laquelle tu veux empĂȘcher les utilisateurs de saisir les doublons.

Pourquoi saisir "=NB.SI.ENS(A:A;A1)=1" sous "Formule :" ?

La fonctionnalitĂ© se nomme "Validation des donnĂ©es". Tu dois donc rĂ©diger une formule pour laquelle Excel validera chaque donnĂ©e saisie. La formule "=NB.SI.ENS(A:A;A1)[...]" compte le nombre de fois oĂč chaque donnĂ©e apparait dans la colonne A. "[...]=1" traduit le fait que tu veux valider les donnĂ©es qui apparaissent une seule fois dans la colonne A.

Si un numéro de facture existe déjà dans la colonne A, alors un message d'erreur s'affiche. Par exemple, tu as saisi deux fois la facture "FA0017".

Le style d'alerte choisi par défaut est le style "Stop". C'est-à-dire que tu ne pourras jamais valider la donnée saisie, quoi qu'il arrive.

Tu peux modifier le niveau d'alerte "Stop" en "Avertissement" pour avertir l'utilisateur et lui laisser la possibilité de choisir s'il veut garder la donnée malgré que ce soit un doublon. Ou bien, tu peux sélectionner le niveau d'alerte "Informations" pour informer l'utilisateur du doublon saisi, et lui laissant la possibilité de le garder ou d'annuler la saisie.

Tu peux également paramétrer le message d'erreur qui s'affiche.

Dans l'exemple suivant, tu as choisi le niveau d'alerte "Avertissement" et modifier le titre et le message d'erreur.

Si l'utilisateur saisit un numĂ©ro de facture en double, alors le message suivant apparait : "Attention ! Tu as saisi un numĂ©ro de facture en double. Souhaites-tu tout de mĂȘme garder ce doublon ?"

Tu peux néanmoins rencontrer des erreurs lorsque tu supprimes des doublons. C'est ce que nous allons aborder !

Les erreurs rencontrées lorsque tu supprimes les doublons

Supprimer les doublons est une action trĂšs dĂ©licate, particuliĂšrement si tu ne maĂźtrises pas la mĂ©thode que tu choisis. Si tu utilises la premiĂšre mĂ©thode "Supprimer les doublons", que tu enregistres et quitte le fichier juste aprĂšs, tu pourrais perdre des donnĂ©es et te tromper dans tes statistiques. Il faut donc faire trĂšs attention et vĂ©rifier si tu veux vraiment supprimer les doublons et s’il s’agit vraiment de doublons inutiles.

Il faut aussi comprendre qu’Excel ne considĂšre que la valeur littĂ©rale pour identifier les doublons. Par exemple, une date Ă©crite "3 septembre" et une autre Ă©crite "03/09" sont considĂ©rĂ©es comme des valeurs diffĂ©rentes, donc uniques par Excel.

Il est Ă©vident enfin que les erreurs d'orthographe auront une incidence sur l'identification des doublons dans ton tableau.

Comment Ă©viter les doublons ?

Parfois, il vaut mieux prévenir que guérir ! Et c'est pourquoi notre formateur Nicolas a réalisé une petite vidéo pour vous montrerla méthode pour éviter d'avoir des doublons ! Comme on dit chez nous : anticiper c'est gagner !

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Nicolas Parent
Nicolas Parent

Au fil de mon parcours professionnel (Finance et ComptabilitĂ©), j'ai fait la dĂ©couverte du puissant tableur Excel. Je me suis formĂ© sur cet outil en autodidacte par la pratique. J'ai trĂšs vite Ă©tĂ© confrontĂ© Ă  la frustration de perdre un temps prĂ©cieux dans la recherche d'informations et la rĂ©solution des problĂšmes. J’ai donc dĂ©cidĂ© de co-fonder Morpheus Formation pour synthĂ©tiser, structurer et centraliser les informations. L'objectif est de libĂ©rer du temps Ă  tous nos apprenants.

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