liste déroulante dépendante excel

Comment créer une liste déroulante dépendante sur excel ? 

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Dans cet article, je vais vous montrer comment créer une liste déroulante dépendante sur Excel. C'est une fonctionnalité très pratique, surtout si vous travaillez sur un tableau de bord ou si vous avez besoin de rechercher des informations en fonction de certains critères. Par exemple, vous pouvez utiliser cette méthode pour trouver le chiffre d'affaires correspondant à un article spécifique ou pour effectuer des recherches ciblées.

Définition : une liste déroulante dépendante est une fonctionnalité d'Excel qui permet de créer des listes déroulantes qui s'adaptent dynamiquement en fonction d'une sélection précédente. Cela signifie que le contenu de la liste déroulante suivante dépendra de ce qui a été sélectionné dans la liste précédente.

Notre exemple : nous avons une première liste déroulante qui contient différents logiciels utilisés. Lorsque vous faites une sélection dans cette liste, la deuxième liste se met à jour automatiquement pour afficher les tutoriels réalisés sur le logiciel choisi. Nous avons ajouté une troisième cellule qui affiche l'adresse URL de la vidéo sélectionnée.

liste déroulante dépendante - 1

Alors, passons à l'action et apprenons comment créer ces listes déroulantes dépendantes sur Excel !

Revenons à notre exemple. Tout d'abord, nous devons préparer les en-têtes des valeurs à rechercher.

Dans une cellule de notre feuille Excel, nous allons créer une liste basée sur les logiciels que nous avons notés sur une autre feuille. Mais avant de pouvoir créer cette liste, il y a une étape importante à suivre.

liste déroulante dépendante - 2

Il faut enregistrer vos données dans des tableaux distincts selon les différentes sections. Cela permettra aux listes déroulantes que vous allez créer de rester à jour automatiquement lorsque vous ajoutez de nouvelles entrées à votre tableau. En d'autres termes, plus besoin de vous embêter à les mettre à jour manuellement !

Donner un nom à une colonne pour créer une formule dynamique

Dans cette partie, nous allons voir comment donner un nom à une colonne et, si besoin, le changer par la suite.

Donner un nom à une colonne

Lorsque vous avez terminé de structurer votre tableau avec des en-têtes de colonnes, vous pouvez leur donner des noms pour créer des formules dynamiques.

liste déroulante dépendante - 3

Voici comment procéder :

  1. Placez votre curseur de souris en haut de la colonne à laquelle vous souhaitez donner un nom. Une flèche noire apparaîtra.
  2. Cliquez avec le bouton gauche de la souris pour sélectionner toute la colonne.
  3. Le nom attribué à cette colonne sera affiché dans la barre située en haut de l'écran. Par exemple, dans notre cas, le nom affiché est "tableau16".

Attribuer un nom :

liste déroulante dépendante - 4
  1. En ouvrant l'onglet "Formules" dans le ruban Excel, vous pouvez retrouver le "gestionnaire de noms".
  2. Sélectionnez "depuis sélection", cochez "ligne du haut".
  3. Lorsque vous cliquez sur le nom d'une colonne, par exemple "tableau17", la colonne correspondante sera sélectionnée automatiquement.

En attribuant des noms significatifs (formules par exemple) à vos colonnes, vous simplifiez la création de formules et améliorez la lisibilité de votre feuille de calcul.

Cela facilite également les mises à jour ultérieures du tableau, car les références aux colonnes restent dynamiques même si vous ajoutez ou supprimez des lignes.

Apporter des modifications aux noms des colonnes en utilisant le gestionnaire de nom.

Pour apporter des modifications aux noms des colonnes, nous allons utiliser le gestionnaire de nom. Voici comment procéder :

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  1. Maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé et sélectionnez les données de la première colonne.
  2. Tout en maintenant la touche "CTRL" enfoncée, sélectionnez les données de la colonne suivante.
  3. Continuez à maintenir la touche "CTRL" enfoncée et sélectionnez la troisième colonne, puis la dernière colonne.

Maintenant que vous avez sélectionné toutes les colonnes concernées, nous allons attribuer et reprendre les noms figurant dans les en-têtes. Suivez ces étapes :

  1. Accédez à l'onglet "Formules" dans le ruban Excel.
  2. Cliquez sur l'option "Gestionnaire de noms" pour ouvrir une petite fenêtre.
  3. Sélectionnez votre colonne et cliquez sur "modifier"
  4. Changez le nom puis cliquez sur le bouton "OK"

Création de la première liste déroulante.

Pour créer la première liste déroulante, suivez ces étapes simples :

liste déroulante dépendante - 6
  1. Accédez à l'onglet "Données" dans le ruban Excel.
  2. Cliquez sur l'option "Validation des données".
  3. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez l'onglet "Liste".
  4. Cliquez sur la petite flèche pour ouvrir la liste déroulante.
  5. Choisissez la première colonne contenant les valeurs que vous souhaitez utiliser.
  6. Enfin, cliquez sur le bouton "OK" pour valider votre choix.

Vous aurez alors bien votre colonne avec une liste déroulante.

Utilisation de la fonction INDIRECT.

Pour rendre la deuxième liste déroulante dynamique en fonction de la première, suivez ces étapes :

liste déroulante dépendante - 7
  1. Placez-vous dans la cellule où vous souhaitez créer la deuxième liste déroulante.
  2. Cliquez dans l'onglet "Données" et clique gauche sur validations des données
  3. Critères de validations : Liste.
  4. Cadre source : Tapez "=INDIRECT(" (sans les guillemets) pour commencer à utiliser la fonction INDIRECT.
  5. Dans la première cellule de la première liste déroulante, appuyez sur la touche "F4" pour verrouiller cette cellule.
  6. Fermez la parenthèse pour terminer la formule.
  7. Appuyez sur la touche "Entrée" pour valider la formule.

À ce stade, vous aurez bien une liste déroulante dépendante de la liste sélectionnée dans la première colonne !

Afficher une valeur à partir d’une base de données

Dans notre exemple, nous allons sélectionner l'URL de la vidéo à partir du tutoriel. Deux solutions sont possibles.

RechercheV - liste déroulante dépendante Excel

Pour en savoir plus sur la recherche V, vous pouvez aller regarder notre article sur le sujet.

  1. Dirigez-vous vers la deuxième cellule où vous souhaitez afficher le tutoriel.
  2. Cliquez dans la barre de formules pour y entrer une formule.
  3. Tapez "=RECHERCHEV(" (sans les guillemets) pour commencer à utiliser la fonction RECHERCHEV.
  4. Dans la première cellule de la deuxième liste déroulante, cliquez pour la sélectionner et verrouillez cette cellule en appuyant sur la touche "F4".
  5. Ajoutez une virgule (,) pour séparer les arguments de la fonction.
  6. Accédez à la plage de données correspondante où se trouvent les tutoriels et verrouillez cette cellule en utilisant la touche "F4".
  7. Ajoutez une virgule (,) pour séparer les arguments de la fonction.
  8. Tapez le chiffre "2" pour spécifier que la correspondance doit être trouvée dans la deuxième colonne.
  9. Ajoutez "FAUX" pour indiquer une recherche exacte.
  10. Fermez la parenthèse pour terminer la formule.
  11. Appuyez sur la touche "Entrée" pour obtenir le tutoriel correspondant.

Et voilà ! Vous avez maintenant recherché et affiché le tutoriel associé à la sélection de la deuxième liste déroulante. N'est-ce pas génial ?

RechercheX (version Microsoft 365) - liste déroulante dépendante Excel

Avec la version Microsoft 365, vous pouvez utiliser la fonctionnalité "RECHERCHEX" pour effectuer des recherches avancées. Suivez ces étapes simples pour l'utiliser :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la deuxième cellule où vous souhaitez appliquer la formule.
  2. Dans le menu contextuel, sélectionnez "Insérer une fonction".
  3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, tapez "RECHERCHEX" dans la barre de recherche et appuyez sur Entrée pour trouver la fonction.
  4. Sélectionnez "RECHERCHEX" dans la liste des fonctions disponibles, puis cliquez sur "OK" pour ouvrir la boîte de dialogue de la fonction.
  5. Dans la boîte de dialogue de la fonction, cliquez dans la première cellule de la deuxième liste déroulante et verrouillez cette cellule en appuyant sur la touche "F4".
  6. Ajoutez une virgule (,) pour séparer les arguments de la fonction.
  7. Accédez à la plage de données correspondante où se trouvent les informations recherchées et verrouillez cette cellule en utilisant la touche "F4".
  8. Ajoutez une virgule (,) pour séparer les arguments de la fonction.
  9. Tapez le chiffre "1" pour spécifier que la recherche doit se faire dans la première colonne.
  10. Tapez le chiffre "1" pour spécifier que la recherche doit se faire dans la première ligne.
  11. Fermez la parenthèse pour terminer la formule.
  12. Appuyez sur la touche "Entrée" pour obtenir le résultat de la recherche avec la fonction RECHERCHEX.

Avec la fonction RECHERCHEX, vous pouvez effectuer des recherches plus avancées et obtenir des résultats précis.

FAQ : liste déroulante dépendante Excel

Voici les questions les plus courantes sur les listes déroulantes dépendantes Excel.

Comment créer d’autres listes déroulantes dépendantes sur Excel ?

Une fois que vous avez créé votre première liste déroulante, vous pouvez facilement ajouter d'autres listes déroulantes dynamiques. Voici comment :

  • Après avoir créé la première liste déroulante, sélectionnez le tutoriel souhaité.
  • Automatiquement, l'adresse URL correspondante s'affichera, sans que vous ayez besoin de faire quoi que ce soit de plus.

Vous pouvez ainsi créer plusieurs niveaux de listes déroulantes en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez sélectionner une catégorie, puis un sous-catégorie, et ainsi de suite, pour obtenir les informations spécifiques que vous recherchez.

Comment créer des messages d’entrée et d’erreur ?

Lorsque vous souhaitez afficher des messages d'entrée ou d'erreur pour guider les utilisateurs lorsqu'ils sélectionnent une valeur incorrecte, suivez ces étapes simples :

  1. Cliquez sur l'onglet "Données" dans le ruban Excel.
  2. Sélectionnez l'option "Validation des données".
  3. Dans l'onglet "Message d'entrée", saisissez le texte que vous souhaitez afficher comme indication pour la liste déroulante. Vous pouvez fournir des instructions claires pour aider les utilisateurs à faire leur choix.
  4. Passons maintenant à l'onglet "Message d'erreur". Dans cette section, vous pouvez spécifier un message à afficher lorsque l'utilisateur entre une valeur incorrecte. Par exemple, vous pouvez écrire "Valeur incorrecte" pour alerter l'utilisateur.
  5. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur "OK" pour valider les paramètres.

Ainsi, les messages d'entrée et d'erreur personnalisés s'afficheront lorsque les utilisateurs interagissent avec la liste déroulante, les guidant dans leurs choix et les informant des erreurs éventuelles. Cela permet d'améliorer la convivialité et la fiabilité de votre feuille de calcul Excel.

Comment protéger une feuille Excel ?

Pour protéger votre fichier et éviter toute modification indésirable des listes déroulantes, suivez ces étapes simples :

  1. Accédez à l'onglet "Révision" dans le ruban Excel.
  2. Cliquez sur l'option "Protéger le classeur" pour ouvrir la fenêtre de protection.
  3. Dans la fenêtre de protection, vous pouvez choisir différentes options en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez sélectionner l'option "Autoriser uniquement les éléments sélectionnés" pour limiter les modifications aux cellules autorisées.
  4. Si vous souhaitez renforcer la sécurité, vous pouvez également définir un mot de passe en cochant l'option correspondante et en saisissant le mot de passe souhaité.
  5. Une fois que vous avez sélectionné les options de protection appropriées, cliquez sur le bouton "OK" pour appliquer la protection au fichier.

Désormais, votre fichier est protégé et les utilisateurs ne pourront pas modifier les listes déroulantes ni apporter de modifications non autorisées. Assurez-vous de conserver en lieu sûr le mot de passe que vous avez défini, car il sera nécessaire pour désactiver la protection si vous souhaitez apporter des modifications ultérieurement.

Les 5 points à retenir

Pour terminer, voici les 5 points à retenir de notre article sur liste déroulante dépendante excel :

  1. Les listes déroulantes dépendantes dans Excel permettent de rechercher des informations spécifiques en fonction de critères sélectionnés.
  2. Les listes déroulantes dépendantes sont créées en utilisant la fonction INDIRECT en combinaison avec les fonctions RECHERCHEV ou RECHERCHEX.
  3. Les données doivent être organisées en tableaux distincts pour que les listes déroulantes fonctionnent correctement.
  4. La fonction RECHERCHEV est utilisée pour rechercher des valeurs correspondantes dans une table, tandis que la fonction RECHERCHEX est utilisée dans la version Microsoft 365 pour effectuer la même opération.
  5. Des messages de saisie et d'erreur peuvent être ajoutés aux cellules contenant les listes déroulantes pour guider les utilisateurs et éviter les erreurs de saisie.

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Sacha Letullier
Sacha Letullier

Sacha Letullier, passionné par le digital et la communication, s'est engagé à optimiser la présence en ligne des professionnels et des indépendants. Avec une expertise approfondie dans la création de sites web via WordPress et la mise en œuvre de stratégies de contenu efficaces, il est déterminé à améliorer votre visibilité en ligne.

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