Comment faire une liste déroulante Excel ?

Dans cet article, nous allons explorer comment créer des listes déroulantes sur Excel en utilisant différentes méthodes, avec un accent particulier sur l'utilisation de la fonction INDIRECT.

Cette technique vous permettra d'améliorer considérablement la gestion et l'efficacité de vos listes déroulantes.

Créer une liste déroulante sur Excel est l'une des compétences les plus recherchées en 2024 ! Alors, utilisez les dernières solutions pour impressionner vos collègues.

Cet article fait partie de notre formation gratuite sur Les 11 Incontournables d'Excel, qui couvre tous les essentiels à maîtriser. Il s'agit du 8ᵉ volet de la série.

La méthode la plus avancée et la plus flexible utilise la fonction INDIRECT. Voici comment procéder :

1. Préparez vos Tableaux : Mettez vos données sous forme de tableaux et nommez-les correctement (e.g., tableau "Villes" avec colonne "Ville").
2. Utilisez la Fonction INDIRECT : Dans le champ "Source" de la validation des données, utilisez la formule =INDIRECT("Villes[Ville]").
3. Appliquez la Liste Déroulante : Validez pour que votre liste déroulante soit mise à jour automatiquement avec les nouvelles valeurs ajoutées dans le tableau.

=INDIRECT("Villes[Ville]")

En utilisant la méthode avec la fonction INDIRECT, votre liste déroulante sera automatiquement mise à jour lorsque vous ajoutez de nouvelles valeurs à votre tableau.

Attention : INDIRECT n'est pas disponible dans les versions plus anciennes.

En savoir plus ? Découvrez la fonction INDIRECT.

D'abord, il faut savoir que les listes déroulantes sont utiles pour éviter les erreurs de saisie sur Excel ! Elles proposent, pour une cellule donnée, une liste de choix exhaustifs que vous pouvez sélectionner. C’est une fonctionnalité fréquemment utilisée dans le logiciel Excel et très pratique en entreprise.

La méthode simple pour créer une liste déroulante est de renseigner manuellement les éléments contenus dans la liste :

1. Sélectionner les cellules qui contiennent la liste déroulante.
2. Aller dans l'onglet "Données", puis cliquer sur "Validation des données".

Ensuite, vous devez effectuer les actions suivantes :

1. Sélectionner "Liste" à la place de "Tout".
2. Saisir les éléments de la liste dans la "Source :" en les séparant d'un point-virgule [;].

La liste déroulante contenant "Homme" et "Femme" apparait dans les cellules sélectionnées. Attention ! l'icône qui représente la liste déroulante est la même que celle qui représente l'outil pour trier et filtrer les données. Il ne faut pas les confondre !

Comment faire une liste déroulante sur Excel avec une source de données ?

Dans cette partie, nous allons voir :

• Créer une liste déroulante à partir d'une source fixe de données,
• Créer une liste déroulante à partir d'une source variable de données,
• Créer une liste déroulante à partir d'une source de données parfaitement dynamique.

Créer une liste déroulante à partir d’une source fixe de données

Vous souhaitez peut-être créer une liste déroulante à partir d'une source de données déjà saisies ? C'est très facile ! Il vous suffit de sélectionner, sous la "Source :", la plage de données à insérer dans la liste.

Par exemple, vous voulez insérer les mois de l'année dans une liste déroulante. Vous devez alors les saisir à un endroit, mais les sélectionner dans la validation des données de la manière suivante :

Tous les mois s'affichent désormais dans la liste déroulante.

Nous allons voir à présent comment créer une liste déroulante à partir d'une source variable de données.

Créer une liste déroulante à partir d’une source variable de données

Si vous avez une base dans laquelle vous ajoutez ou modifiez des données, il est indispensable d'avoir une liste déroulante qui se met à jour automatiquement avec les données actualisées !

Pour ce faire, au lieu de sélectionner uniquement les cellules qui contiennent une donnée, vous devez sélectionner la colonne entière. Vous pouvez même aller chercher cette colonne dans une autre feuille de calcul.

Par exemple, si vous gérez vos commandes dans un onglet, et votre base de clients dans un autre, vous êtes amené à mettre à jour vos données clients. Pour que la liste s'actualise automatiquement, vous devez sélectionner toute la colonne A, qui contient le nom de vos clients.

Si vous ajoutez un client dans votre base de données de la feuille "Clients", la liste s'actualise automatiquement, c'est magique !

Vous avez néanmoins toutes les données de votre colonne A de la feuille "Clients" qui s'affichent (dont le titre "Client". C'est pourquoi nous allons aller un peu plus loin en explorant comment définir une source parfaitement dynamique dans la liste déroulante, et, par extension, dans la "Validation des données".

Créer une liste déroulante à partir d’une source de données parfaitement dynamique

Pour créer une source parfaitement dynamique, vous devez créer une formule complexe dans la "Source :" de l'outil "Validation des données". En effet, vous devez imbriquer la fonction NBVAL dans la fonction DECALER.

Pour mieux comprendre cette partie, je vous invite à aller voir comment utiliser la fonction NBVAL, puis la fonction DECALER dans nos articles.

Prenons l'exemple précédent, nous voulons insérer une source parfaitement dynamique (sans le titre donc). Nous utilisons la fonction suivante :
=DECALER(Clients!$A$2;0;0;NBVAL(Clients!$A:$A)-1)

Pas de panique ! Voici les explications :

• Rappel de la syntaxe de la fonction DECALER : DECALER(Réf;Lignes;Colonnes;[Hauteur]).
• Nous décalons la cellule A2 de 0 ligne et 0 colonne, donc la cellule de référence de la liste sera toujours la cellule A2.
• Par contre, nous utilisons la fonction NBVAL dans l'argument [Hauteur] de DECALER pour délimiter la hauteur de la plage. Autrement dit, il nous permet d'identifier la dernière cellule de la plage à prendre en compte dans la liste (A6 ici, donc la plage dynamique sera A2 à A6). NBVAL nous permet en effet de compter le nombre de cellules remplies dans la colonne A (soit 6), et nous retirons 1 pour ne pas compter le titre "Client" de la colonne (cellule A1).

Cette solution permet de rendre la liste parfaitement dynamique si des clients sont ajoutés, modifiés ou retirés de la base de données.

Pour aller un peu plus loin, nous allons voir la gestion des alertes d'erreur qui est très utile lorsque vous commencez à maîtriser la validation des données sur Excel.

Créer des Listes Déroulantes Dépendantes

Pour aller encore plus loin, vous pouvez créer des listes déroulantes dépendantes, où la sélection dans une première liste influe sur les options disponibles dans une seconde liste.

1. Nommer les Tableaux : Assurez-vous que chaque sous-tableau porte le même nom que les valeurs de la liste parente.
2. Configurer la Liste Parente : Créez une liste déroulante pour les valeurs principales (e.g., pays).
3. Configurer la Liste Dépendante : Utilisez la fonction INDIRECT en référence à la cellule de la liste parente.

Envie d'en savoir plus ? Découvrez notre article complet : créer des listes déroulantes dépendantes sur Excel.

Comment gérer les alertes d’erreur dans une liste déroulante ?

Pourquoi doit-on insérer la liste déroulante avec "Validation de données" ? Tout simplement parce que nous sommes dans l'obligation de sélectionner exactement un élément de la liste pour que la donnée soit validée. Du moins en apparence...

Le style d’alerte d’erreur “Stop”

Par exemple, si vous saisissez une donnée qui n'est pas contenue dans la liste, le logiciel Excel vous renvoie cette alerte d'erreur :

Quoi que vous fassiez, vous ne pouvez pas valider "Home", car vous avez défini uniquement "Homme" et "Femme" dans la liste. Excel ne reconnait pas le mot "Home", donc il ne le valide pas. Cela vous permet de limiter les erreurs de saisie pour obtenir des données fiables et éventuellement les analyser par la suite.

MAIS !!! Il est possible de modifier le style de l'alerte d'erreur dans la validation des données. Il vous suffit d'aller dans "Validation des données", puis de cliquer sur l'onglet "Alerte d'erreur". Le style défini par défaut est "Stop" :

Autrement dit, vous empêchez l'utilisateur de saisir une donnée autre que celles contenues dans la liste.

Comme vous l'avez compris, ce style vous empêche de valider une donnée différente de la liste. Sachez cependant qu'il existe deux autres styles plus flexibles ("Avertissement" et "Informations") !

Le style d’alerte d’erreur “Avertissement”

Ce style vous permet de valider une donnée, et ce, même si elle n'est pas contenue dans la liste déroulante.

Vous pouvez paramétrer un message d'erreur qui s'affiche pour demander à l'utilisateur s'il veut tout de même valider la donnée malgré qu'elle soit différente des éléments de la liste (vous pouvez le paramétrer pour chaque alerte).

Dans cet exemple, vous pouvez valider "Home", car vous avez défini le style d'alerte d'erreur "Avertissement". Autrement dit, vous avertissez l'utilisateur sur le fait que la donnée saisie n'est pas contenue dans la liste. Il a le choix entre valider ou modifier la saisie.

Lorsque vous validez une donnée différente d'une donnée dans la liste, alors le logiciel Excel reconnait une erreur de validation des données qui se manifeste par un triangle vert en haut à gauche de la cellule.

Le style d’alerte d’erreur “Informations”

Ce style vous permet aussi de valider une donnée, et ce, même si elle n'est pas contenue dans la liste déroulante.

Vous pouvez paramétrer un message d'erreur qui s'affiche pour informer l'utilisateur de la donnée invalide qu'il vient de saisir (vous pouvez le paramétrer pour chaque alerte).

Dans cet exemple, vous pouvez valider "Home", car vous avez défini le style d'alerte d'erreur "Informations". Autrement dit, vous informez l'utilisateur sur le fait que la donnée saisie n'est pas contenue dans la liste. Il a seulement le choix de valider la saisie.

Les alertes d'erreur sont très utilisées dans la validation des données pour empêcher les erreurs de saisie des collaborateurs. Il s'agit d'un outil de contrôle pertinent utilisé souvent par les managers pour s'assurer de la fiabilité des données.

Nouvel exercice avec la fonction INDIRECT :

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