Comment convertir un PDF en Excel ou importer ses données ?

Est-il possible de convertir ou importer des données d'un PDF directement dans Excel ? Oui, c'est possible !

Que vous manipuliez des rapports financiers, des tableaux complexes, ou des listes de contacts, transformer un PDF en un fichier Excel exploitable peut vous faire gagner un temps précieux.

Cet article explore plusieurs méthodes pour réaliser cette opération, en détaillant les étapes avec des exemples concrets, et en comparant les avantages et inconvénients de chaque méthode.

Méthode 1 : utiliser l’outil intégré d’Excel

1. Accéder à l'outil d'importation dans Excel

La première étape consiste à ouvrir Excel et à vous diriger vers l'onglet Données. Cet onglet regroupe tous les outils nécessaires pour importer, manipuler et analyser les données externes.

• Cliquez sur Obtenir des données.
• Dans le menu déroulant, sélectionnez À partir d'un fichier.
• Choisissez À partir d'un fichier PDF.

Cette fonctionnalité, intégrée à Excel, vous permet de transformer les données contenues dans un PDF en un format exploitable directement dans votre classeur Excel.

2. Sélectionner le fichier PDF

Une fois que vous avez cliqué sur "À partir d'un fichier PDF", une fenêtre de dialogue s'ouvre pour vous permettre de sélectionner le fichier PDF de votre choix.

• Naviguez jusqu'à l'emplacement de votre fichier PDF.
• Cliquez sur Ouvrir.

Excel analysera ensuite le document et vous proposera une ou plusieurs tables de données qu'il a identifiées dans le PDF.

3. Choisir la table à importer

Power Query, l'outil d'analyse de données intégré à Excel, va analyser le PDF et vous proposer les tables disponibles.

• Dans notre exemple, Excel propose Table 001.
• Sélectionnez la table souhaitée et cliquez sur Charger.

Vous pouvez également cliquer sur Transformer les données si vous souhaitez nettoyer ou modifier les données avant de les importer. Cette étape est utile si votre PDF contient des informations superflues ou mal formatées.

4. Charger les données dans Excel

Après avoir sélectionné la table, Excel importera les données directement dans une nouvelle feuille de calcul.

• En un seul clic sur Charger, les données du PDF sont transformées et insérées dans Excel.
• Vous pouvez désormais manipuler ces données comme n'importe quelle autre feuille de calcul Excel.

Méthode 2 : utiliser des logiciels spécialisés (ex. : IlovePDF)

Si vous travaillez avec des fichiers PDF plus complexes ou si vous avez besoin de préserver précisément la mise en forme, l'utilisation d'un logiciel spécialisé comme ILOVEPDF peut être plus appropriée.

Étape 1 : ouvrir le fichier PDF dans PDFelement

Ouvrez ILOVEPDF et chargez le fichier PDF.

Ce logiciel permet de sélectionner et d'extraire les données de manière plus fine que l'outil natif d'Excel.

Étape 2 : utiliser l’outil de conversion

Utilisez l'outil de conversion intégré pour transformer le PDF en un fichier Excel. Cette méthode conserve la mise en page originale du tableau, réduisant ainsi les besoins en ajustements manuels.

Pour aller plus loin

Maîtriser l'importation de données d'un PDF en Excel est essentiel pour tout professionnel cherchant à maximiser son efficacité. Que vous utilisiez l'outil intégré d'Excel ou des logiciels spécialisés, chaque méthode a ses avantages spécifiques.

Pour ceux qui manipulent régulièrement des données complexes, Power Query se révèle être un atout inestimable, offrant des fonctionnalités avancées pour nettoyer et transformer vos données avant de les intégrer dans Excel.

Si vous souhaitez approfondir vos compétences et découvrir toutes les possibilités offertes par Power Query, je vous invite à consulter notre formation Excel dédiée à Power Query. Cette formation vous guidera pas à pas pour exploiter pleinement cet outil puissant, et ainsi, gagner un temps précieux dans votre gestion de données quotidienne.