Comment créer un formulaire de saisie sur Excel ?

Envie de créer un formulaire de saisie sur Excel facilement ? Bien qu'Excel ne soit pas toujours le premier choix pour la création d'interfaces de saisie de données, il existe aujourd'hui de nombreuses solutions pour concevoir des formulaires efficaces dont les données sont facilement analysables dans Excel.

Cet article a pour objectif de vous présenter les 3 meilleures méthodes mélangeant les solutions traditionnelles et des approches modernes pour consolider et analyser efficacement les données saisies dans des formulaires à l'aide d'Excel.

Nous aller parler de trois méthodes ici pour créer un formulaire sur Excel :

• Excel VBA : selon nous, la solution la plus efficace est de créer un formulaire en VBA, mais cette solution reste peu accessible.
• Excel : vous avez deux alternatives sur Excel qui peuvent convenir selon ce que vous souhaitez. Nous les avons illustrer avec deux vidéos courtes.
• Tally et Power Query : plus moderne peut vous aider à optimiser davantage le processus, en utilisant des outils tels que Tally, couplés à Power Query, pour récupérer et rapatrier les données de manière encore plus fluide et intégrée.

On commence par poser les bases.

Définition : un formulaire est une interface structurée permettant de saisir des données de manière organisée et contrôlée. Il facilite l'entrée, la gestion et la validation des informations, souvent en imposant des contraintes pour garantir la qualité et la cohérence des données recueillies.

La création de formulaires sur Excel offre plusieurs avantages pour la gestion et l'analyse des données.

Voici les principales raisons pour lesquelles il est bénéfique de créer un formulaire sur Excel :

• Stockage des informations : les formulaires facilitent la saisie et le stockage des données de manière structurée, permettant une organisation claire et accessible des informations.
• Consolidation des informations : ils permettent de rassembler des données provenant de diverses sources en un seul endroit, assurant ainsi une cohérence et une intégrité accrues des informations.
• Analyse des données consolidées : avec les données bien structurées et consolidées grâce aux formulaires, Excel offre des outils puissants pour analyser ces informations, comme les tableaux croisés dynamiques et les graphiques, permettant des analyses approfondies et des prises de décision éclairées.

Défis de l'entrée de données dans Excel

Malgré ses nombreux avantages, l'entrée de données dans Excel peut présenter certains défis. Les formulaires peuvent aider à surmonter ces obstacles :

• Contrôle des entrées de données : Les formulaires permettent de définir des critères et des restrictions qui améliorent la qualité des données saisies en évitant les erreurs et les incohérences.
• Convivialité pour les utilisateurs : Un formulaire bien conçu est intuitif et facile à utiliser, même pour ceux qui ne sont pas familiers avec Excel. Cela améliore l'expérience utilisateur et réduit les erreurs de saisie.
• Facilité d'accès : Les formulaires offrent une interface simplifiée pour l'entrée de données, rendant le processus plus rapide et plus accessible pour tous les utilisateurs, indépendamment de leur niveau de compétence avec Excel.

Vous l'aurez compris, créer un formulaire sur Excel présente de nombreux avantages, mais ce n'est pas une tâche simple. D'où la question que vous vous posez : comment concevoir un formulaire de saisie efficace sur Excel ?

Créer un formulaire avec Excel

Ajouter une formulaire simplement dans Excel

Les 4 étapes pour insérer un formulaire dans Excel :

1. Dans l'onglet "Fichier", allez dans "Options",
2. Puis "Personnaliser le ruban".
3. Sélectionnez "Toutes les commandes", cherchez "Formulaire..."
4. Ajoutez-le à un onglet, en créant un nouveau groupe si vous le souhaitez.

De retour dans Excel, vous trouverez le Formulaire dans votre onglet. Cliquez dessus, et Excel détectera automatiquement vos en-têtes. Il vous suffira de compléter les informations et d'appuyer sur "Nouvelle" pour ajouter chaque ligne. Vous pourrez répéter cette opération autant que nécessaire !

Vous trouverez une vidéo de 36 secondes de notre formateur Excel pour vous illutrer ces étapes.

Autre solution pour créer un formulaire avec Excel

Dans cette autre vidéo, notre formateur vous montre une astuce Excel pour formater vos données de manière automatique. Avec la bonne utilisation du format personnalisé, votre tableau restera toujours clair et lisible, même si vos données changent.

La saisie de données directe dans les cellules d’une feuille Excel est probablement la méthode la plus intuitive et la plus couramment utilisée.

En cliquant simplement sur une cellule et en y tapant l'information, vous pouvez entrer des données rapidement et facilement. Cette méthode offre une grande flexibilité et un accès immédiat à la modification des informations.

Cependant, cette simplicité apparente cache plusieurs inconvénients :

• Risque élevé d'erreurs : La saisie manuelle directe peut entraîner des erreurs de frappe, des incohérences et des duplications. Sans contrôle strict, la qualité des données peut en souffrir.
• Manque de structure : Sans un format préétabli, les utilisateurs peuvent entrer des données de manière inconsistante, rendant l’analyse ultérieure plus complexe.
• Difficulté de gestion des grandes quantités de données : Pour des ensembles de données volumineux, la saisie directe peut devenir fastidieuse et inefficace.
• Absence de validation des données : Contrairement aux formulaires, la saisie directe ne permet pas de mettre en place des règles de validation pour s'assurer que seules des données correctes et pertinentes sont saisies.

Notre avis : la saisie directe dans les cellules est adaptée pour des tâches simples et des données en petits volumes. Cependant, pour des projets plus complexes nécessitant une rigueur et une cohérence accrues, cette méthode montre rapidement ses limites.

Créer un formulaire avec Excel VBA

La saisie de données manuelle dans des bases de données peut être fastidieuse et sujette à des erreurs. Pour surmonter ces défis, l'utilisation de formulaires indépendants créés en VBA (Visual Basic for Applications) dans Excel est une solution efficace et robuste.

Dans notre vidéo, nous vous montrons comment créer des formulaires dans Excel pour automatiser vos saisies de données. Grâce à des instructions claires et faciles à suivre, vous apprendrez à créer une macro avec du code VBA pour générer vos propres formulaires. Pas de panique, c'est très simple !

• Pourquoi utiliser des formulaires Excel pour automatiser les saisies de données : Vous comprendrez les avantages de l'automatisation, notamment la réduction des erreurs et le gain de temps.
• Étape par étape : comment créer une macro pour générer un formulaire : Nous vous guiderons à travers chaque étape de la création d'une macro VBA, même si vous êtes novice en programmation.
• Personnalisation : adapter votre formulaire selon vos besoins spécifiques : Apprenez à personnaliser vos formulaires pour qu'ils répondent parfaitement à vos exigences, en ajoutant des champs spécifiques et des contrôles.
• Enregistrement au format .xlsm : pour éviter la suppression de la macro : Découvrez l'importance de sauvegarder vos fichiers avec l'extension .xlsm pour conserver toutes les fonctionnalités de votre macro VBA.

Méthode de la vidéo :

1. 01:44 :créer un bouton et associer une macro
2. 03:01 : programmer la macro
3. 05:47 : application de la macro
4. 06:25 : amélioration de la macro
5. 08:14 : ajouter une liste déroulante au formulaire
6. 09:08 : application de la macro
7. 09:29 : afficher un message après avoir saisi un formulaire

Notre avis : en utilisant des formulaires VBA, vous pouvez transformer la saisie de données en une tâche beaucoup plus efficace et moins sujette aux erreurs. Cela permet de centraliser et de structurer les informations de manière optimale, tout en offrant une interface utilisateur conviviale et personnalisable. Si vous cherchez à améliorer la précision et l'efficacité de vos processus de saisie de données, la création de formulaires VBA est une solution incontournable.

On en parle aussi dans notre formation gratuite Excel VBA.

Méthode moderne : Tally avec Power Query !

Aujourd'hui, il est souvent plus efficace de réaliser la saisie de données en dehors d'Excel, tout en utilisant Excel pour la compilation et l'analyse.

De nombreux formulaires en ligne, accessibles via des applications mobiles, sont disponibles pour cette tâche.

Ensuite, Power Query permet d'importer ou de se connecter directement aux données saisies dans ces formulaires, offrant ainsi la possibilité de fusionner les données et de les intégrer avec d'autres sources pour une analyse plus approfondie.

Pour optimiser la gestion des données, il est désormais courant de recourir à des plateformes externes comme Microsoft Forms ou encore Tally.

Ces outils permettent de créer des formulaires professionnels accessibles en ligne et sur mobile, simplifiant la collecte des données.

Et ensuite vous pouvez récupérer ces données très simplement avec Power Query !

écupérer ces informations dans Excel Desktop pour les analyser. Power Query est un outil puissant qui permet d'importer et de transformer des données provenant de différentes sources. Voici comment vous pouvez utiliser Power Query pour récupérer vos résultats et créer vos propres analyses :

1. Importation des données : utilisez Power Query pour vous connecter aux sources de données externes où vos formulaires sont hébergés : tally ou microsoft forms.
2. Transformation des données : avec Power Query, vous pouvez nettoyer et transformer vos données avant de les intégrer à votre feuille de calcul Excel. Cela inclut la suppression des doublons, le filtrage des informations inutiles, et la modification de la structure des données pour les rendre compatibles avec vos besoins d'analyse. C'est ultra puissant.
3. Consolidation des informations : Power Query vous permet de fusionner et de combiner des données provenant de différentes sources. Vous pouvez ainsi centraliser toutes les informations nécessaires en un seul endroit pour une vue d'ensemble plus cohérente.
4. Création d'analyses personnalisées : une fois les données importées et consolidées dans Excel, vous pouvez utiliser les puissants outils d'analyse d'Excel, comme les tableaux croisés dynamiques, les graphiques et les formules, pour créer des analyses personnalisées. Cela vous permet de tirer des insights précieux et de prendre des décisions basées sur des données fiables.

Envie d'en savoir plus sur Power Query ? Découvrez notre formation gratuite sur Power Query.

Notre avis : l'utilisation de solutions externes assure non seulement une présentation soignée mais aussi un contrôle strict de la qualité des données saisies. En plus, ces outils permettant l'utilisation des formulaires depuis n'importe quel appareil connecté, que ce soit en ligne ou via des applications mobiles. Cela facilite grandement la collecte des données. Une fois les données collectées, les intégrer dans Excel permet de les centraliser et de les analyser efficacement. De plus, la mise en place d'automatisations avec Power Automate pour gérer des actions comme l'envoi d'emails améliore considérablement le flux de travail, rendant le processus global plus fluide et efficient.

FAQ - Comment créer un formulaire dans Excel ?

Comment créer un formulaire dans Excel ?

Dans l'onglet "Créer", allez dans le groupe "Formulaires", cliquez sur "Autres formulaires", puis sélectionnez "Feuille de données". Excel génère alors le formulaire et l'affiche en mode Feuille de données. Vous pouvez immédiatement commencer à modifier les données dans les différents champs et enregistrements.

Qu’est-ce qu’un formulaire sous Excel ?

Un formulaire dans Excel est une interface qui comprend des contrôles, tels que des cases à cocher ou des listes déroulantes, facilitant la saisie ou la modification des données par les utilisateurs.

Où trouver les formulaires dans Excel ?

Cliquez sur la flèche à côté de la barre d'outils Accès rapide, puis sélectionnez "Autres commandes". Dans la liste "Choisir les commandes à partir de", sélectionnez "Toutes les commandes", puis trouvez et cliquez sur le bouton "Formulaire".

Quel onglet utiliser pour faire des formulaires Excel ?

Pour utiliser les contrôles de formulaire, activez l'onglet "Développeur". Pour cela, allez dans les options d'Excel, trouvez l'option pour personnaliser le ruban et cochez "Développeur". Vous pourrez alors insérer divers contrôles de formulaire dans vos feuilles Excel.

Pour aller plus loin

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