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Automatiser PowerPoint pour gagner du temps ? C'est possible et nous allons voir comment dans cet article.
PowerPoint et Excel sont des logiciels incontournables pour produire des présentations et des analyses. Sans leur maîtrise, on peut se retrouver malheureusement à perdre un temps considérable sur de la mise en forme.
Voici les 5 tâches chronophages courantes d'après notre expérience en formation et avec nos clients !
PowerPoint : créer des diapositives !
La création de diapositives prend beaucoup de temps, surtout si tu dois les créer à partir de zéro. Cela peut inclure la mise en forme de textes, l'ajout d'images, d’icônes, de graphiques, de cartes géographiques, la sélection des couleurs et des polices, etc.
PowerPoint : mettre à jour un sommaire automatiquement !
Structurer sa présentation PowerPoint est important pour que le public puisse retenir les informations-clé. C’est pour cela qu’une bonne pratique consiste à créer en début de présentation une table des matières qui annonce le plan de la présentation et à chaque chapitre un sommaire qui rappelle où l’on se situe dans le plan.
On a d'ailleurs réalisé un article sur le sujet : ici.
La mise à jour du sommaire peut être automatisée afin de vous éviter à chaque modification du plan de mettre à jour manuellement les numéros de page, les numéros de chapitre et la mise en forme du sommaire.
PowerPoint : Réviser et modifier des erreurs dans les diapositives
Avant d’envoyer une présentation, il est important de s’assurer que des erreurs de formes ne se sont pas glissées dans les diapositives car à force de faire des copier/coller ou si on travaille en équipe sur le document, on peut avoir des mauvaises surprises.
Cela peut prendre du temps de parcourir l’ensemble des slides d’une présentation pour vérifier et corriger des incohérences de taille, de police, de couleurs, de pieds de page, le style, etc.
Excel : Préparer des données
La préparation de données peut prendre beaucoup de temps. Cela peut inclure la suppression de cellules vides, le dépivotage d’une colonne Excel, la mise en forme de cellule, etc.
Excel : Lier sa présentation PowerPoint à des données Excel
La liaison de données entre PowerPoint et Excel est un processus qui permet de connecter des données d'un classeur Excel à une présentation PowerPoint. Cela permet d'afficher les données Excel dans la présentation PowerPoint et de les mettre à jour automatiquement en temps réel lorsque les données dans Excel sont modifiées.
C’est utile lorsque tu souhaites mettre à jour des données financières, des rapports ou des tableaux dans une présentation PowerPoint.
Que cela soit sur PowerPoint ou Excel, on va te donner une piste pour les automatiser sans VBA.
Le complément Microsoft Office 365 : Power-user vous permet d’automatiser ces 5 tâches facilement
Power-user est un complément (add-in) pour les utilisateurs intensifs d'Excel, PowerPoint et Word. Il possède des dizaines de fonctionnalités comme :
- Une bibliothèque de contenu riche de 700 templates PowerPoint,
- 350 cartes géographiques à éditer,
- 7,000 icônes vectorielles et drapeaux,
- 1+ million de photos en grande qualité,
- Des diagrammes (jauges, feux de traffic, Harvey balls, chaînes de valeur, relations, pyramides,etc.),
- Un Sommaire automatique,
- Un lien qui permet d'automatiser des graphiques, des tableaux et du texte de PowerPoint issues de données Excel,
- ... des outils de mise en forme puissants pour aligner des titres, harmoniser les polices et couleurs, nettoyer la présentation, éditer des multiples graphiques, aligner ou déplacer des formes, changer de langues, etc. !
Power-user apporte aussi de nombreuses fonctionnalités dans Excel :
- Possibilité de créer des graphiques Waterfall, Mekko, Tornado, Gantt et Sankey,
- De nouvelles fonctions,
- Copier-coller des cellules visibles seulement,
- Restructurer une base de données,
- Faciliter la mise en forme de nombres, devises et dates,
- Des outils pour nettoyer les données de cellules fusionnées, enlever les cellules vides ou simplifier les formules,
- Échanger la position des cellules ou graphiques,
- ...et bien plus !
Formation complète pour aller plus loin
Et si tu souhaites aller encore plus dans l'utilisation de PowerPoint, tu peux regarder du côté de notre formation sur-mesure, finançable et certifiante. On pourra d'ailleurs t'aider à intégrer l'add-in PowerUser.
Formation PowerPoint | Finançable !
Une formation qui te permettra de décupler ta productivité sur le logiciel PowerPoint pour créer des présentations de qualité. Tu seras capable de créer un diaporama, mettre en forme les diapositives, insérer des images, des tableaux et des graphiques, ajouter des animations et des transitions…
/ Finançable CPF