Comment comparer deux fichiers Excel pour trouver les différences ?

Excel est un outil puissant pour gérer et analyser des données. Mais que se passe-t-il lorsque vous vous retrouvez avec deux fichiers Excel contenant presque les mêmes informations ? Vous pouvez être amené à repérer des différences subtiles dans une feuille de calcul remplie de données.

Alors, que faire ? Heureusement, Excel met à la disposition des utilisateurs différentes fonctionnalités adaptées pour leur faciliter la tâche. Vous les trouverez toutes dans cette formation Excel pour débutants.

Dans ce guide, on vous révèle la fonctionnalité la plus pratique. Elle vous évite de passer des heures à éplucher chaque cellule pour rechercher les différences entre les deux fichiers Excel.

Les raisons de comparer deux fichiers Excel

On peut effectuer une comparaison de fichiers Excel pour différentes raisons :

Comparer deux fichiers Excel pour identifier les erreurs et incohérences

Quand vous jonglez avec des données complexes, les erreurs se glissent souvent en douce. Mais en comparant deux fichiers Excel, vous pouvez facilement :

• Repérer les valeurs manquantes ou incorrectes.
• Identifier les doublons sur Excel
• Trouver les informations contradictoires.

Suivre les modifications apportées à vos données

Il se peut que vous travailliez sur un fichier partagé avec plusieurs collaborateurs. La comparaison permet de savoir ce qui a été ajouté, supprimé ou modifié depuis la dernière version. Cela s’avère crucial pour :

• Les projets collaboratifs.
• Les mises à jour régulières de vos bases de données.
• Le suivi des versions d’un même fichier
• L’audit des modifications
• Le contrôle de la qualité des données

Comparer deux fichiers Excel pour gagner du temps lors des audits et contrôles qualité

Les audits et contrôles qualité peuvent être complexes, surtout avec des volumes de données importants. La comparaison automatisée entre deux fichiers Excel simplifie cette tâche. Elle permet de vérifier rapidement la conformité des données. Cette méthode réduit les risques d’erreurs humaines et optimise vos processus. Vous pouvez ainsi détecter facilement les écarts dans des rapports financiers ou valider la cohérence d’une base de données.

Intégrer et fusionner des données efficacement

Lorsque vous travaillez avec plusieurs fichiers Excel, une comparaison détaillée vous aide à :

• Repérer rapidement ce qui est déjà présent ou manquant.
• Fusionner des bases clients sans perdre d’informations.
• Créer une base de données unique à partir de plusieurs fichiers.
• Identifier les conflits avant l’intégration.

La solution pour comparer deux fichiers Excel : Spreadsheet Compare (Inquire)

Inquire est un composant d’Excel qui permet de réaliser une comparaison rapide de deux tableaux remplis de données. Toutefois, il vous faudra au moins la version Excel Professionnel Plus 2013 pour en profiter. Découvrez comment l’utiliser :

1.     Activation de Inquire

Pour activer le composant Inquire, voici la procédure :

-        Allez dans le Menu Fichier, Autre, ensuite Options

-        Dans Options Excel, choisissez Compléments. Dans Compléments d’applications Inactifs, cliquez sur Inquire.

-        Dans le menu déroulant Gérer, cliquez sur Compléments COM, ensuite Atteindre.

-        La fenêtre Compléments COM va s’afficher en haut de votre écran. Cochez la case Inquire, ensuite sur OK

Pas d’Inquire en vue ?

Le Inquire ne figure pas dans la liste des composants COM ? C’est probablement que votre licence actuelle ne le prend pas en charge.

Et si vous êtes sur un abonnement Microsoft 365 (ou Excel 365), petite précision : il vous faudra une licence de niveau E3 ou supérieur pour débloquer cette fonctionnalité.

-        Si tout se passe bien, vous verrez un nouvel onglet intitulé « Inquire » dans le ruban Excel. Le menu Excel comparer les fichiers se trouvent au milieu.

2.     Préparation des deux fichiers à comparer

Utiliser la fonction de comparaison dans Excel peut sembler simple à première vue. Mais attention, cela nécessite une certaine vigilance. Excel repose sur une organisation plus rigoureuse des données.

Dans Excel, plusieurs situations peuvent compliquer la comparaison :

-        Présence de cellules vides ou de valeurs manquantes

-        Modification de l’unité de mesure

-        Utilisation de données agrégées sous forme de sommes, moyennes ou autres agrégats

-        Présence de commentaires ou annotations attachés aux cellules

-        Ordre d'entrée des données différent dans chaque fichier

-        Erreurs de type de données

-        Etc.

Pour éviter ces pièges, il est crucial de bien préparer vos fichiers. Une méthode efficace : créer une colonne “maîtresse” (aussi appelée clé primaire en base de données). Celle-ci servira de référence pour trier les autres colonnes dans un ordre logique.

3.     Sauvegarder vos 2 fichiers avant de comparer

Avant de plonger dans la comparaison, Inquire va vous demander d’enregistrer vos deux fichiers Excel. Et pour faciliter le travail, un conseil : ajoutez un petit indice dans le nom de chaque fichier. Par exemple, appelez l’un "Original" et l’autre "Version révisée". Ainsi, vous saurez en un clin d'œil lequel est lequel.

4.     Comparaison des deux fichiers Excel

Pour comparer deux feuilles de calcul, ouvrez d’abord les deux fichiers que vous venez de renommer. Ouvrez le Menu Inquire et cliquez sur la fonction Excel comparer les Fichiers.

5.     Accédez à l’interface de comparaison

Dans la minuscule fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Comparer. Vous retrouverez ensuite l’interface de comparaison.

A. Le premier fichier Excel avec des couleurs spécifiques sur les cellules.

B. Le deuxième fichier Excel, comportant les modifications, avec les mêmes couleurs pour les cellules.

C. Une liste des critères utilisés pour la comparaison. Chaque critère est associé à une couleur spécifique. Chaque section de l'interface reflète ces couleurs.

D. Un récapitulatif des différences entre les deux fichiers Excel, avec les mêmes codes couleurs utilisés pour marquer les écarts.

E. Un histogramme résume le nombre de différences trouvées selon chaque critère de comparaison.

Pour aller plus loin

Vous savez maintenant comment comparer deux fichiers Excel !

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