Comment gérer sa comptabilité sur Excel ? + Modèles gratuits

Dans le domaine de la comptabilité, Excel est un outil incontournable.

Maîtriser certaines formules et astuces peut considérablement optimiser votre efficacité et réduire le temps passé sur des tâches répétitives.

Cet article présente les 9 formules Excel essentielles que vous devez connaître pour réaliser votre comptabilité.

Et bien entendu, je vais vous proposer en plus des modèles Excel pour gérer votre comptabilité simplement sur Excel. Ces modèles sont réalisés par les formateurs de Morpheus Formation.

Pourquoi apprendre à utiliser le logiciel Excel ?

Excel aide à créer des documents clairs, précis et professionnels, indispensables pour la communication et la prise de décision en entreprise.

Maîtriser Excel permet aux comptables et aux entrepreneurs de :

• Gagner en efficacité : Automatisation des tâches répétitives et réduction du temps passé sur les calculs manuels.
• Améliorer la précision : Utilisation de formules et de fonctions pour minimiser les erreurs humaines.
• Optimiser la gestion des données : Organisation et analyse des données de manière structurée et accessible.
• Faciliter la prise de décision : Présentation claire et précise des informations financières pour aider à la prise de décision stratégique.
• Accroître la polyvalence : Compétences transférables qui peuvent être appliquées dans divers domaines de la finance et de la gestion d'entreprise.
• Créer des documents professionnels : Excel permet de créer des rapports, des tableaux et des graphiques de haute qualité qui peuvent être utilisés pour des présentations officielles et des audits.

Pour les entrepreneurs, Excel offre également des outils pour :

• Gérer les flux de trésorerie : Suivi des entrées et sorties d'argent pour maintenir une bonne santé financière.
• Préparer des budgets : Planification financière détaillée pour les opérations futures.
• Analyser les performances : Comparaison des prévisions avec les résultats réels pour ajuster les stratégies d'affaires.
• Gérer les projets : Utilisation de tableaux et de graphiques pour suivre l'avancement des projets et des tâches.

Optimisez votre comptabilité : 9 astuces Excel à connaître

Pour simplifier la gestion comptable, Excel offre une vaste gamme de fonctionnalités, allant des formules avancées à la création de graphiques. Parmi les principales fonctions disponibles, on peut citer :

• Maths et trigonométrie
• Comptabilité
• Statistiques
• Base de données
• Financier
• Recherche et référence

En plus des opérations de base comme la multiplication, la division, la soustraction et l'addition, Excel permet également l'analyse de données financières, l'utilisation de tableaux croisés dynamiques et l'application de formules conditionnelles telles que SI.CONDITIONS et SI.ERREUR.

1. RECHERCHEV : La base de la recherche de données

La formule RECHERCHEV permet de rechercher une valeur dans la première colonne d'un tableau et de retourner une valeur dans la même ligne d'une autre colonne. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la cellule où vous voulez afficher le résultat.
2. Tapez =RECHERCHEV(valeur_recherchée, tableau, numéro_index_colonne, [valeur_proche]).
3. Assurez-vous que la valeur recherchée est dans la première colonne du tableau sélectionné.

Imaginons un tableau avec des numéros de factures en colonne A et des montants hors taxe en colonne C. Pour retrouver le montant hors taxe de la facture "F-0012", utilisez :

=RECHERCHEV("F-0012", A:C, 3, FAUX)

2. SIERREUR : masquer les messages d’erreur

La fonction SIERREUR est utile pour éviter les messages d'erreur dans vos feuilles de calcul :

1. Utilisez la syntaxe =SIERREUR(valeur, valeur_si_erreur).
2. Intégrez la formule que vous souhaitez tester comme première valeur.
3. Définissez ce qui doit être affiché en cas d'erreur.

Pour masquer les erreurs de RECHERCHEV lorsqu'un numéro de facture n'existe pas :

=SIERREUR(RECHERCHEV("F-0027", A:C, 3, FAUX), "Facture non trouvée")

3. INDEX et EQUIV : une alternative puissante à RECHERCHEV

Les formules INDEX et EQUIV combinées offrent plus de flexibilité que RECHERCHEV :

1. Utilisez =INDEX(plage_de_données, EQUIV(valeur_recherchée, plage_de_recherche, [type_correspondance])).
2. Index renvoie la valeur d’une cellule dans un tableau en fonction de la position donnée.
3. EQUIV renvoie la position relative d'une valeur dans une plage.

Exemple :

Pour trouver le montant hors taxe de la facture "F-0022" dans un tableau où les factures sont en colonne A et les montants en colonne C :

=INDEX(C:C, EQUIV("F-0022", A:A, 0))

4. SOMME.SI.ENS : additionner avec des critères multiples

La formule SOMME.SI.ENS permet de sommer des valeurs en fonction de plusieurs critères :

1. Utilisez =SOMME.SI.ENS(plage_somme, plage_critères1, critère1, [plage_critères2, critère2], ...).
2. Définissez les plages et critères pour effectuer des sommes conditionnelles.

Exemple :

Pour additionner les montants hors taxe des factures avec un code TVA de "TVA 20" :

=SOMME.SI.ENS(C:C, B:B, "TVA 20")

5. SI : Tester des conditions

La formule SI permet de tester une condition et de renvoyer une valeur si la condition est vraie, une autre si elle est fausse :

1. Utilisez =SI(condition, valeur_si_vrai, valeur_si_faux).
2. Définissez la condition à tester et les valeurs de retour.

Exemple :

Pour afficher "20%" si la cellule B2 contient "TVA 20" ou "10%" sinon :

=SI(B2="TVA 20", "20%", "10%")

6. SOMME.PRO : calculer des totaux multipliés

La formule SOMME.PROD multiplie des plages de cellules et additionne les produits obtenus :

1. Utilisez =SOMME.PROD(plage1, plage2).
2. Sélectionnez les plages de données à multiplier et sommer.

Exemple :

Pour calculer le montant total de TVA en multipliant les montants hors taxe par les taux de TVA :

=SOMME.PROD(C:C, D:D)

7. Format Tableau : optimiser la gestion de données

Le Format Tableau d’Excel facilite la gestion des données :

1. Sélectionnez vos données et allez dans "Insertion" > "Tableau".
2. Vérifiez que la case "Mon tableau comporte des en-têtes" est cochée.
3. Nommez votre tableau pour une meilleure lisibilité et gestion.

Exemple :

Pour créer un tableau nommé "Facturation" :

• Sélectionnez vos données.
• Cliquez sur "Insertion" > "Tableau".
• Nommez le tableau "Facturation".

Vous avez maintenant les meilleures pratiques pour gérer votre compta avec Excel. Découvrons maintenant les meilleurs fichiers pour gagner du temps !

Nos meilleures modèles Excel pour gérer votre comptabilité

Chez morpheus, nous proposons des fichiers qui permettent de gérer votre activité et gagner du temps.

Voici les différentes fichiers que nous proposons actuellement en téléchargement gratuit sur notre site.

Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG) Excel (modèle)

Les SIG sont des indicateurs financiers clés. En effet, ils permettent d'analyser et d'apprécier la gestion d'une entreprise.

Les SIG se basent sur le compte de résultat qui récapitule les produits et les charges sur une période donnée. En analysant les éléments du compte de résultat, les SIG permettent de dégager des informations précieuses sur la rentabilité, l'efficacité et la solvabilité d'une entreprise.

Ce modèle est un exemple de tableau SIG sur excel au format xlsx. Il permet de calculer automatiquement les Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG).

Compte de résultat sur Excel

Le compte de résultat présente les charges et les produits enregistrés par votre entreprise au cours d’un exercice comptable.

Il est indispensable pour mesurer la performance de votre entreprise sur un exercice comptable.

Dans cette vidéo, Nicolas vous présente en quoi le compte de résultat est important et comment utiliser le modèle Excel du compte de résultat.

Ce modèle est un exemple de compte de résultat sur Excel au format xlsx qui permet également de calculer automatiquement les Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG).

Vous pouvez le personnaliser à votre guise en cliquant ici pour obtenir le mot de passe du document.

Compte de résultat prévisionnel sur Excel

Le compte de résultat donne une prévision des charges et des produits enregistrés par votre entreprise sur une période future.

Il est indispensable pour estimer la performance future sur plusieurs exercices comptables à venir (3 ans le plus souvent).

Il est notamment demandé lors de la phase de création de ton entreprise, dans le cadre de l’élaboration de ton business plan.

Il est important de noter que le compte de résultat prévisionnel repose sur des projections basées sur des hypothèses. Il n'est donc pas exempt d'incertitudes et peut être différent de la réalité future.

Ce modèle est un exemple de compte de résultat prévisionnel sur Excel au format xlsx qui permet également de calculer automatiquement les Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG).

Vous pouvez le personnaliser à votre guise en cliquant ici pour "version payante" du document.

Formation Excel pour les Comptables et les Entrepreneurs qui gèrent leur comptabilité

Pour maîtriser la gestion de votre comptabilité sur Excel, notre formation vous offre toutes les compétences nécessaires pour optimiser vos processus financiers. Vous apprendrez à :

• Calculs et Contrôles d'Inventaire :
  • Suivre l'amortissement des actifs avec des tableaux d'amortissement.
  • Gérer les provisions pour congés payés, en garantissant une évaluation précise des obligations futures.
  • Identifier et suivre les créances douteuses pour maintenir une santé financière robuste.
• Contrôle de la Masse Salariale et des Charges Sociales :
  • Suivre et contrôler précisément la masse salariale pour une gestion optimale des ressources humaines.
  • Calculer et vérifier les charges sociales pour s'assurer du respect des obligations légales et fiscales.
• Vérification de la Valorisation et des Variations des Postes :
  • Contrôler les stocks pour une gestion efficace des inventaires et des coûts.
  • Suivre les frais généraux pour identifier les opportunités d'économie et optimiser les dépenses.
• Élaboration de Reporting :
  • Créer des rapports à partir d'une balance comptable pour une analyse approfondie des performances financières.
  • Synthétiser les données financières pour fournir des informations claires et pertinentes aux décideurs.
• Contrôle de Fichiers Volumineux :
  • Gérer les comptes sociaux pour une vue d'ensemble des finances de l'entreprise.
  • Contrôler les comptes consolidés pour garantir l'exactitude des rapports financiers de groupes d'entreprises.
• Réalisation de Présentations Graphiques :
  • Créer des graphiques pour illustrer les faits significatifs, facilitant la compréhension des données par les parties prenantes.
  • Visualiser les données pour des présentations claires et percutantes, améliorant la communication des informations financières.

Notre formation Excel est conçue pour vous fournir les outils et les compétences nécessaires pour gérer votre comptabilité.