Faire une note de frais sur Excel : exemple de modèle gratuit

Une note de frais est un document très utilisé en entreprise. Les employés s’en servent pour enregistrer et demander le remboursement de dépenses engagées dans le cadre de leurs activités professionnelles. Généralement, les dépenses peuvent, par exemple, inclure des frais relatifs aux déplacements (transport, hébergement, repas), à une représentation (déjeuners d'affaires, réceptions) ou à des achats de fournitures ou d'équipements nécessaires pour le travail.

Quelles informations faut-il renseigner dans un modèle de note de frais ?

Pour qu’un modèle de note de frais soit conforme, il est important qu’il porte le nom du salarié et celui de son responsable hiérarchique. Ce dernier doit être en mesure de valider le détail des dépenses réalisées. Parmi les outils de notes de frais les plus utilisés, Excel est un logiciel de choix.

Quelques informations à fournir en premier lieu

Pour justifier les dépenses professionnelles engagées dans une période précise, l’employé doit renseigner à l’entête du document ses coordonnées :

• Nom ;
• Prénom ;
• Poste ;
• Département ;
• Adresse électronique ;
• Numéro de téléphone, etc.

Les informations concernant les dépenses

Il est important d’aborder des détails liés aux dépenses dans un tableau récapitulatif. Voici un exemple de base que vous pouvez utiliser ici.

Une fois le tableau terminé, l'employé doit signer la note de frais pour attester de l'exactitude des informations fournies. Si nécessaire, un espace peut être réservé pour l'approbation par le superviseur ou le responsable hiérarchique.

Par ailleurs, si l'entreprise utilise un système de suivi ou de codification des dépenses, il serait judicieux de l’inclure sur le document pour faciliter la gestion. Néanmoins, pour prouver la véracité des dépenses, il est recommandé de joindre à une note de frais des justificatifs comme des reçus, des factures et des tickets avant sa soumission à l’employeur ou au service des ressources humaines.

Quand faut-il opter pour un logiciel de note de frais ?

Sur Internet, vous pouvez trouver une multitude de logiciels, gratuits ou payants pour la réalisation de vos notes de frais. Ces logiciels sont très adaptés aux petites et aux grandes entreprises. Avec un modèle de note de frais Excel par exemple, vous pouvez avoir un format simple ou complet pour inscrire vos informations. C’est l’une des meilleures alternatives qui vous permettra de gagner du temps et de l’argent. De plus, cette option peut vous aider à :

Être en conformité avec les réglementations fiscales

Les logiciels de note de frais comme Excel peuvent aider à garantir la conformité aux réglementations fiscales et aux politiques internes de l'entreprise. Ils peuvent vous fournir un historique détaillé des dépenses pour les audits éventuels pour vous simplifier la tâche.

Limiter les erreurs

Les logiciels automatisés sont moins sujets aux erreurs humaines. Choisir un modèle de note de frais Excel peut donc vous aider à éviter les incohérences ou les oublis dans le processus de note de frais. Avec un modèle note de frais gratuit en ligne, vous pourrez facilement sortir un document détaillé qui tient compte de toutes les dépenses effectuées pour l’accomplissement d’une mission professionnelle.