Repas, billets de train, hôtels… Nous avons été les premiers à accumuler les frais professionnels un peu partout et à finir par ne plus nous y retrouver ! Un justificatif dans un portefeuille, un autre dans une boîte mail, une dépense oubliée…
Pour éviter ça, nous avons créé notre propre modèle de note de frais Excel, prêt à remplir et automatisé. Et comme on aime bien vous faire gagner du temps, on vous le propose gratuitement en téléchargement !
Comment utiliser notre modèle de note de frais Excel avec TVA ?
Les notes de frais font partie des nombreuses tâches administratives que vous pouvez gérer avec Excel.
Une fois notre fichier téléchargé, vous pouvez commencer à renseigner vos dépenses. Le modèle a été pensé pour rester simple à utiliser, même si vous n’êtes pas particulièrement à l’aise avec Excel.
Notre fichier contient deux onglets complémentaires.
L’onglet « Notes de frais » vous donne une vue d’ensemble des dépenses déclarées. Il est pratique pour suivre les différentes notes de frais de vos collaborateurs et retrouver rapidement leur montant ou leur statut.
L’onglet « Note de frais individuelle » permet quant à lui de préparer la note de frais d’un salarié pour une période précise. C’est dans cette fiche que vous pouvez détailler ses repas, déplacements, hôtels, frais kilométriques et autres dépenses. N'hésitez pas à dupliquer ce modèle pour chacun de vos salariés !
Étape 1 : renseignez les informations de la note de frais
Commencez par compléter les informations permettant d’identifier la note de frais : nom et prénom du salarié, poste, département, période concernée et responsable.
Vous disposez ainsi d’une note de frais clairement rattachée à une personne et à une période.
Étape 2 : ajoutez vos dépenses
Ajoutez ensuite vos frais au fur et à mesure dans le tableau structuré. Pour chaque ligne, indiquez la date, le descriptif de la dépense ou le lieu du déplacement, puis renseignez le montant dans la catégorie correspondante : transport, repas, hôtel, essence, parking, péage ou autres frais.
Vous obtenez ainsi un exemple de note de frais Excel dans lequel chaque dépense reste facilement identifiable.
Étape 3 : renseignez vos frais kilométriques
Si vous utilisez votre véhicule personnel pour un déplacement professionnel, notre tableau de note de frais Excel permet également de renseigner vos frais kilométriques.
Indiquez simplement le nombre de kilomètres parcourus ainsi que le barème kilométrique applicable. Le montant correspondant est alors calculé dans la colonne prévue à cet effet.
Vous pouvez ainsi regrouper dans une même note de frais vos dépenses classiques et vos déplacements professionnels.
Étape 4 : vérifiez les montants et le total
Une fois toutes vos dépenses renseignées, le fichier additionne les différents montants avec la fonction SOMME pour obtenir automatiquement le total de votre note de frais.
Une colonne permet également d’indiquer la TVA associée aux dépenses concernées. Vous disposez ainsi d’un modèle de note de frais Excel avec TVA, tout en gardant le détail de chaque dépense.
Il ne vous reste plus qu’à vérifier les informations saisies et à joindre les justificatifs correspondants avant de transmettre votre note de frais.
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Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document utilisé par un salarié pour déclarer les dépenses professionnelles qu’il a avancées avec son argent personnel. Elle permet ensuite à l’entreprise de vérifier ces frais et de procéder à leur remboursement.
Elle peut par exemple concerner un repas lors d’un déplacement, une nuit d’hôtel, un billet de train, un péage ou encore des frais kilométriques.
La note de frais permet ainsi de conserver une trace claire de chaque dépense : date, nature du frais, montant, TVA éventuelle et justificatif associé.
Dans notre cas, toutes ces informations sont regroupées dans un tableau de note de frais Excel, afin de faciliter leur saisie et leur suivi.
Quelles informations renseigner dans une note de frais ?
Pour permettre à l’entreprise de vérifier une dépense et de procéder à son remboursement, une note de frais doit avant tout permettre d’identifier clairement la dépense professionnelle et de la justifier.
L’Urssaf rappelle que les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle et prévoit notamment leur remboursement sur la base des dépenses réelles et de justificatifs.
Dans votre note de frais, pensez donc à faire apparaître :
- L’identité du salarié concerné
- La date de la dépense
- La nature et le motif professionnel de la dépense
- Le montant payé
- Le détail du déplacement lorsqu’il s’agit de frais kilométriques
- Le justificatif correspondant : facture, ticket, reçu, etc
Pour la TVA, il faut être particulièrement vigilant. L’administration fiscale précise que sa déduction doit être justifiée par un document, généralement une facture, faisant notamment apparaître le taux et le montant de TVA. La dépense doit également être nécessaire à l’activité et ouvrir droit à déduction. impots.gouv.fr
Notre modèle de note de frais Excel permet justement de centraliser ces informations, avec un suivi général des notes de frais et une fiche individuelle détaillée pour chaque salarié.
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Quelles dépenses peuvent être remboursées avec une note de frais ?
La note de frais fait partie des nombreux fichiers RH de suivi qui peuvent faciliter le suivi administratif de vos salariés. Toutes les dépenses d’un salarié ne peuvent pas être transformées en note de frais. Pour être considérée comme un frais professionnel, la dépense doit être engagée dans le cadre de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.
L’Urssaf définit les frais professionnels comme des charges supportées par le salarié dans le cadre de son travail. Leur remboursement n’est pas considéré comme une rémunération lorsqu’il respecte les conditions prévues.
Cela peut notamment concerner :
- Les frais de repas lors de certaines situations professionnelles
- Les transports et déplacements professionnels
- Les frais d’hébergement lors d’un déplacement
- Les péages et frais de stationnement
- L’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles, avec une indemnisation pouvant notamment être calculée à partir du barème kilométrique applicable
Pour un remboursement sur la base des frais réellement engagés, il est important de conserver les justificatifs permettant d’établir la nature et le montant de la dépense.
💡 À retenir : une dépense personnelle ne devient pas remboursable simplement parce qu’elle est inscrite dans une note de frais. Elle doit être liée à l’activité professionnelle et respecter les conditions applicables.
Cette distinction est particulièrement importante dans notre modèle Excel : les différentes colonnes permettent de séparer les frais de transport, repas, hôtel, parking, péage ou encore les frais kilométriques afin de conserver un suivi clair.
Les erreurs à éviter avec vos notes de frais
Une note de frais mal renseignée peut compliquer son traitement par l’entreprise et, dans certains cas, poser problème pour justifier correctement la dépense. Quelques réflexes permettent de l’éviter :
- Oublier le justificatif : conservez la facture, le reçu ou le document correspondant à la dépense.
- Mélanger dépenses personnelles et professionnelles : seules les dépenses engagées dans le cadre de l’activité professionnelle doivent apparaître dans la note de frais.
- Manquer de précision sur le motif : indiquez suffisamment d’informations pour comprendre pourquoi la dépense a été engagée.
- Récupérer systématiquement la TVA : la TVA n’est pas déductible sur toutes les dépenses. Les conditions dépendent notamment de la nature de l’achat et du justificatif disponible.
- Utiliser un barème kilométrique qui n’est plus à jour : vérifiez le barème applicable avant de calculer le remboursement d’un déplacement.
- Attendre plusieurs mois avant de saisir ses frais : c’est le meilleur moyen d’oublier une dépense ou de perdre son justificatif.
C’est aussi l’intérêt d’un tableau de notes de frais Excel : vous pouvez enregistrer vos dépenses régulièrement et conserver un suivi général, puis utiliser la fiche individuelle lorsqu’une note de frais doit être préparée.
Téléchargez notre tableau note de frais Excel gratuit
Nous avons conçu un modèle de note de frais Excel gratuit pour vous permettre de centraliser vos dépenses professionnelles dans un seul fichier et de suivre facilement les montants à rembourser.
Notre fichier contient deux tableaux complémentaires : un premier pour suivre l’ensemble de vos notes de frais et un second pour détailler les dépenses d’un salarié sur une période donnée.
Vous pouvez notamment y renseigner :
- Vos frais de transport, repas, hôtel, parking ou péage
- Vos frais kilométriques, avec le nombre de kilomètres parcourus
- Le montant de la TVA
- Les informations du salarié et la période concernée
- Un commentaire pour apporter des précisions sur une dépense
Les différents montants sont ensuite calculés automatiquement dans Excel pour obtenir rapidement le total de votre note de frais.
Plus d’excuses pour ne plus suivre les dépenses de vos salariés !
Avec ce modèle, vous disposez maintenant d’un tableau de note de frais Excel prêt à l’emploi pour centraliser vos dépenses, suivre vos remboursements et éviter de perdre une dépense en cours de route.
Il ne vous reste plus qu’à prendre l’habitude de le compléter régulièrement… idéalement avant que les tickets ne s’accumulent au fond de votre portefeuille !
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FAQ
Dans certains cas, oui. La possibilité de déduire la TVA dépend notamment de la nature de la dépense et du justificatif disponible. Toutes les dépenses professionnelles n’ouvrent donc pas automatiquement droit à récupération de la TVA.
C’est pourquoi notre modèle de note de frais Excel avec TVA prévoit une colonne dédiée : elle permet de distinguer la TVA lorsque celle-ci doit être renseignée.
Conservez les documents permettant de justifier vos dépenses : factures, tickets, reçus ou autres justificatifs correspondants. Ils permettent notamment d’établir la réalité, la nature et le montant des frais déclarés.
Oui. Une fois votre note de frais complétée et vérifiée, vous pouvez l’enregistrer ou l’exporter au format PDF directement depuis Excel. Vous disposez ainsi d'un document plus simple à transmettre, tout en conservant votre fichier Excel original pour votre suivi.
Pour une gestion simple ou un volume limité de dépenses, Excel permet de centraliser et d’automatiser une partie du suivi des notes de frais sans mettre en place un nouvel outil.
Lorsque le nombre de collaborateurs et de notes de frais augmente, un logiciel dédié, comme Tiime ou Quonto, peut devenir intéressant pour automatiser davantage la collecte des justificatifs, les circuits de validation ou l’intégration avec les outils comptables.
Les sources utilisées pour rédiger cet article
/ CPF