Tuto : additionner les heures dans Excel

Vous êtes responsable RH ou entrepreneur qui veut simplement suivre son temps de travail ? Additionner des heures dans Excel est une compétence incontournable. Calcul des heures travaillées, gestion des plannings, suivi des heures supplémentaires… Autant de tâches qui peuvent vite devenir fastidieuses sans les bonnes méthodes

En effet, le tableur Excel ne traite pas les heures comme de simples nombres. Résultat ? Des dépassements de 24 heures, des affichages incorrects, des calculs qui ne sont pas logiques... Heureusement, des solutions existent pour additionner, soustraire et gérer les heures. Dans ce guide, vous allez découvrir quelques formules Excel pour faire votre calcul. Toutefois, si vous voulez des cours plus poussés, suivez notre formation Excel.

Comprendre le format des heures dans Excel

Comment Excel gère les Heures ? Le tableur ne calcule par les heures de la même manière que les nombres classiques. Pour éviter les erreurs, il faut commencer par choisir le bon format de cellule.

Adapter le format de cellule pour additionner des heures dans Excel

• Sélectionnez la plage de cellules qui contiennent vos heures.
• Clic droit et "Format de cellule".
• Sous l’onglet Nombre, choisissez Heure et sélectionnez le format qui vous convient (par exemple :
  • *13:30:55 (l’astérisque veut dire que le format tient compte de la date et heures spécifiés pour le système d’exploitation)
  • 13:30
  • 1:30 PM
  • 1 :30 :55 PM

• Validez en cliquant sur OK
• Assurez-vous d’entrer toutes vos données suivant le même format d’heure.

Le système de gestion des heures dans Microsoft Excel

Excel considère les heures comme une fraction d’un jour. Donc, une heure = 1/24. Par exemple :

• 1 heure = 1/24 (soit 0,0416667)
• 1 minute = 1/1440 (0,0006944)
• 1 seconde = 1/86400 (0,0000115741)

Excel transforme donc vos heures en nombres décimaux. C’est très pratique pour les calculs.

Additionner des heures Excel avec la fonction SOMME

L’un des calculs Excel les plus simples que vous pouvez effectuer est d’additionner des heures. On peut utiliser la fonctionnalité Excel « SOMME » pour :

• Suivre les heures de travail
• Suivre les heures d’un employé
• Estimer le temps consacré à un projet

Voici la formule pour additionner les heures des cellules A1 à A5 =SOMME(A1 :A5)

Mais attention, il y a un détail à prendre en compte : si le total dépasse 24 heures, Excel peut afficher un résultat erroné. En effet, il recommencera à zéro. Pour éviter cela, il faut revoir le format des cellules. Le format [h]:mm ou [h]:mm:ss permet d’afficher les heures au-delà de 24. Cela permettra de comptabiliser les heures sans réinitialiser à zéro.

Calculer les heures supplémentaires dans Excel

Il est possible d’automatiser le calcul des heures supplémentaires dans Excel

Soustraction simple

Il s’agit de soustraire les heures de travail normales des heures totales travaillées. On pourra repérer rapidement les heures supplémentaires, si l’employé dépasse la durée légale.

Par exemple, pour une journée de travail de 8 heures, vous pouvez utiliser la formule suivante dans la colonne des Heures supplémentaires :

=MAX(0,A1-"08:00")

Un résultat 00:00, indique qu’il n’y a pas d’heures supplémentaires.

Utilisation de la fonction TIME

Si vous souhaitez un calcul plus précis, vous pouvez utiliser la fonction TIME combinée avec la fonction IF. Elle est souvent utilisée lorsque les heures travaillées dépassent les 8 heures,

Dans la plage de cellules des heures supplémentaires, on applique cette formule :

=SI(A1>"08:00",TEMPS(HEURE(A1)-8,MINUTE(A1),SECONDE(A1)),"00:00")

Cette formule compare si l’heure dans A1 est supérieure à 8 heures. Si c’est le cas, elle calcule les heures excédentaires au-delà de 8 heures, y compris les minutes et les secondes.

• 10:20 > 8:00 donc la formule renverra 02:20.
• 7:30 <= 8:00 donc la formule renverra 00:00.
• 8:00 <= 8:00 donc la formule renverra 00:00.
• 9:00 > 8:00 donc la formule renverra 01:00.
• 6:45 <= 8:00 donc la formule renverra 00:00.

Additionner les heures dans Excel avec SOMMEPROD

La fonction SOMMEPROD dans Excel permet d’effectuer une addition conditionnelle de produits entre plusieurs colonnes de données. Il permet de multiplier les valeurs correspondantes dans des plages différentes, puis de les additionner.

Pour calculer les heures supplémentaires, vous pouvez utiliser une condition avec SOMMEPROD. Cette formule permet de soustraire les 8 heures réglementaires et d’additionner uniquement les heures excédentaires :

=SOMMEPROD((B2:B6>"08:00")*(B2:B6-"08:00"))

Explication :

• (B2:B6>"08:00") : Cette condition vérifie si les heures travaillées dans la plage sont supérieures à 8 heures.
• (B2:B6-"08:00") : Si l’employé a travaillé plus de 8 heures, la fonction calcule la différence entre les heures totales et 8 heures.
• SOMMEPROD additionne toutes les heures supplémentaires, en ne tenant compte que des jours où le total des heures dépasse 8 heures.

Utiliser la fonction DATEDIF pour calculer des écarts horaires

La fonction DATEDIF calcule la différence entre deux dates ou heures. Elle permet de définir l’unité de mesure de la différence : jours, mois ou années. On peut également l’utiliser pour les heures et les minutes.

Par exemple, pour calculer l’écart en heures entre deux heures de travail, vous pouvez utiliser la fonction DATEDIF en associant des heures et des minutes dans un tableau de gestion du temps.

Dans cet exemple, les heures de début et de fin sont formatées en heure. La fonction DATEDIF calcule la différence entre ces deux horaires et renvoie le résultat en heures.

Si vous devez calculer la différence en heures et minutes, vous pouvez ajuster le format pour afficher également les minutes. Pour ce faire, il suffit de changer l'unité de mesure dans la formule, comme dans l'exemple suivant :

=DATEDIF(A2, B2, "h") + (MINUTE(B2)-MINUTE(A2))/60

Convertir et exploiter les heures en format décimal

Vous pouvez avoir besoin de transformer les heures en format décimal pour le calcul des salaires ou les coûts horaires.

Exemple de conversion :

Ici, vous voyez comment ça marche. 5h30 devient 5,5 heures, et 7h45 devient 7,75 heures.

Pourquoi vous voulez convertir ces heures ? Parce que quand vous calculez des salaires, c’est bien plus rapide avec des décimaux. Cet article vous apprendra aussi comment convertir les minutes en heure.

Besoin d’aller plus loin ? Rejoignez notre formation Excel à Toulouse. Vous y apprendrez tout sur la gestion des heures Excel.