Comment faire une liste déroulante Excel ?

• Introduction à la liste déroulante : La liste déroulante est une fonctionnalité utile, mais souvent méconnue dans Excel. Elle permet de choisir parmi une sélection prédéfinie de mots ou de valeurs.
• Utilisation de la liste déroulante : On peut insérer une liste déroulante dans une colonne pour attribuer un statut à chaque dossier. Par exemple, on peut choisir parmi les mots "en cours", "facturé" ou "payé" pour chaque dossier.
• Mise en œuvre de la liste déroulante : Pour créer une liste déroulante, il faut sélectionner les cellules où elle sera appliquée, accéder à la validation des données, choisir l'option "liste" et spécifier les mots à afficher dans la liste, séparés par des points-virgules.
• Avantages de la liste déroulante : La liste déroulante permet d'éviter les erreurs de saisie, car seuls les mots présents dans la liste sont acceptés. Cela aide à maintenir la cohérence des données et à éviter des conséquences graves lors de l'analyse des données.
• Variantes d'utilisation de la liste déroulante : Outre l'exemple des statuts de dossiers, la liste déroulante peut être utilisée pour le suivi de facturation des clients. Les noms des clients peuvent être récupérés depuis une autre table, ce qui facilite la mise à jour automatique des données et permet de générer des synthèses de chiffre d'affaires mensuel ou annuel.

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Comment faire une liste déroulante sur Excel avec une source de données ?

Dans cette partie, nous allons voir :

• Créer une liste déroulante à partir d'une source fixe de données,
• Créer une liste déroulante à partir d'une source variable de données,
• Créer une liste déroulante à partir d'une source de données parfaitement dynamique.

Créer une liste déroulante à partir d’une source fixe de données

Vous souhaitez peut-être créer une liste déroulante à partir d'une source de données déjà saisies ? C'est très facile ! Il vous suffit de sélectionner, sous la "Source :", la plage de données à insérer dans la liste.

Par exemple, vous voulez insérer les mois de l'année dans une liste déroulante. Vous devez alors les saisir à un endroit, mais les sélectionner dans la validation des données de la manière suivante :

Tous les mois s'affichent désormais dans la liste déroulante.

Nous allons voir à présent comment créer une liste déroulante à partir d'une source variable de données.

Créer une liste déroulante à partir d’une source variable de données

Si vous avez une base dans laquelle vous ajoutez ou modifiez des données, il est indispensable d'avoir une liste déroulante qui se met à jour automatiquement avec les données actualisées !

Pour ce faire, au lieu de sélectionner uniquement les cellules qui contiennent une donnée, vous devez sélectionner la colonne entière. Vous pouvez même aller chercher cette colonne dans une autre feuille de calcul.

Par exemple, si vous gérez vos commandes dans un onglet, et votre base de clients dans un autre, vous êtes amené à mettre à jour vos données clients. Pour que la liste s'actualise automatiquement, vous devez sélectionner toute la colonne A, qui contient le nom de vos clients.

Si vous ajoutez un client dans votre base de données de la feuille "Clients", la liste s'actualise automatiquement, c'est magique !

Vous avez néanmoins toutes les données de votre colonne A de la feuille "Clients" qui s'affichent (dont le titre "Client". C'est pourquoi nous allons aller un peu plus loin en explorant comment définir une source parfaitement dynamique dans la liste déroulante, et, par extension, dans la "Validation des données".

Créer une liste déroulante à partir d’une source de données parfaitement dynamique

Pour créer une source parfaitement dynamique, vous devez créer une formule complexe dans la "Source :" de l'outil "Validation des données". En effet, vous devez imbriquer la fonction NBVAL dans la fonction DECALER.

Pour mieux comprendre cette partie, je vous invite à aller voir comment utiliser la fonction NBVAL, puis la fonction DECALER dans nos articles.

Prenons l'exemple précédent, nous voulons insérer une source parfaitement dynamique (sans le titre donc). Nous utilisons la fonction suivante :
=DECALER(Clients!$A$2;0;0;NBVAL(Clients!$A:$A)-1)

Pas de panique ! Voici les explications :

• Rappel de la syntaxe de la fonction DECALER : DECALER(Réf;Lignes;Colonnes;[Hauteur]).
• Nous décalons la cellule A2 de 0 ligne et 0 colonne, donc la cellule de référence de la liste sera toujours la cellule A2.
• Par contre, nous utilisons la fonction NBVAL dans l'argument [Hauteur] de DECALER pour délimiter la hauteur de la plage. Autrement dit, il nous permet d'identifier la dernière cellule de la plage à prendre en compte dans la liste (A6 ici, donc la plage dynamique sera A2 à A6). NBVAL nous permet en effet de compter le nombre de cellules remplies dans la colonne A (soit 6), et nous retirons 1 pour ne pas compter le titre "Client" de la colonne (cellule A1).

Cette solution permet de rendre la liste parfaitement dynamique si des clients sont ajoutés, modifiés ou retirés de la base de données.

Pour aller un peu plus loin, nous allons voir la gestion des alertes d'erreur qui est très utile lorsque vous commencez à maîtriser la validation des données sur Excel.

Comment gérer les alertes d’erreur dans une liste déroulante ?

Pourquoi doit-on insérer la liste déroulante avec "Validation de données" ? Tout simplement parce que nous sommes dans l'obligation de sélectionner exactement un élément de la liste pour que la donnée soit validée. Du moins en apparence...

Le style d’alerte d’erreur “Stop”

Par exemple, si vous saisissez une donnée qui n'est pas contenue dans la liste, le logiciel Excel vous renvoie cette alerte d'erreur :

Quoi que vous fassiez, vous ne pouvez pas valider "Home", car vous avez défini uniquement "Homme" et "Femme" dans la liste. Excel ne reconnait pas le mot "Home", donc il ne le valide pas. Cela vous permet de limiter les erreurs de saisie pour obtenir des données fiables et éventuellement les analyser par la suite.

MAIS !!! Il est possible de modifier le style de l'alerte d'erreur dans la validation des données. Il vous suffit d'aller dans "Validation des données", puis de cliquer sur l'onglet "Alerte d'erreur". Le style défini par défaut est "Stop" :

Autrement dit, vous empêchez l'utilisateur de saisir une donnée autre que celles contenues dans la liste.

Comme vous l'avez compris, ce style vous empêche de valider une donnée différente de la liste. Sachez cependant qu'il existe deux autres styles plus flexibles ("Avertissement" et "Informations") !

Le style d’alerte d’erreur “Avertissement”

Ce style vous permet de valider une donnée, et ce, même si elle n'est pas contenue dans la liste déroulante.

Vous pouvez paramétrer un message d'erreur qui s'affiche pour demander à l'utilisateur s'il veut tout de même valider la donnée malgré qu'elle soit différente des éléments de la liste (vous pouvez le paramétrer pour chaque alerte).

Dans cet exemple, vous pouvez valider "Home", car vous avez défini le style d'alerte d'erreur "Avertissement". Autrement dit, vous avertissez l'utilisateur sur le fait que la donnée saisie n'est pas contenue dans la liste. Il a le choix entre valider ou modifier la saisie.

Lorsque vous validez une donnée différente d'une donnée dans la liste, alors le logiciel Excel reconnait une erreur de validation des données qui se manifeste par un triangle vert en haut à gauche de la cellule.

Le style d’alerte d’erreur “Informations”

Ce style vous permet aussi de valider une donnée, et ce, même si elle n'est pas contenue dans la liste déroulante.

Vous pouvez paramétrer un message d'erreur qui s'affiche pour informer l'utilisateur de la donnée invalide qu'il vient de saisir (vous pouvez le paramétrer pour chaque alerte).

Dans cet exemple, vous pouvez valider "Home", car vous avez défini le style d'alerte d'erreur "Informations". Autrement dit, vous informez l'utilisateur sur le fait que la donnée saisie n'est pas contenue dans la liste. Il a seulement le choix de valider la saisie.

Les alertes d'erreur sont très utilisées dans la validation des données pour empêcher les erreurs de saisie des collaborateurs. Il s'agit d'un outil de contrôle pertinent utilisé souvent par les managers pour s'assurer de la fiabilité des données.

Dans cet exercice dédié aux fonctionnalités enrichissantes d'Excel, nous mettrons particulièrement l'accent sur la création et l'utilisation des listes déroulantes, une fonctionnalité qui transforme l'interaction utilisateur et la saisie de données en rendant le processus à la fois plus fluide et moins sujet aux erreurs. En parallèle, nous explorerons les possibilités offertes par la mise en forme conditionnelle, ajoutant ainsi une couche visuelle d'analyse et de gestion des données. Voici les compétences spécifiques que nous allons développer, avec un focus spécial sur les listes déroulantes :

• Créer une liste déroulante manuellement : Apprenez à créer des listes déroulantes personnalisées directement dans vos cellules, facilitant la saisie de données et garantissant l'uniformité des informations.
• Créer une liste déroulante à partir d’une source de données : Découvrez comment établir des listes déroulantes dynamiques qui s'adaptent automatiquement en fonction des données sources, pour une gestion des données flexible et évolutive.
• Appliquer une mise en forme conditionnelle à des cellules contenant des valeurs ou du texte : Maîtrisez l'utilisation de la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence automatiquement des cellules spécifiques, améliorant ainsi la lisibilité et l'analyse de vos données.
• Appliquer une mise en forme conditionnelle à des cellules vides ou remplies, et explorer les options avancées telles que les barres de données ou jeux d’icônes : Utilisez ces techniques pour visualiser rapidement et efficacement les données et leurs significations.
• Utiliser la fonction SI pour automatiser les informations du tableau : Intégrez la logique conditionnelle dans vos feuilles de calcul pour automatiser les réponses et les actions basées sur des critères spécifiques, économisant du temps et augmentant l'efficacité.

Cet exercice est conçu non seulement pour renforcer votre compréhension et votre capacité à utiliser les listes déroulantes dans Excel, mais aussi pour enrichir votre jeu d'outils avec des fonctionnalités complémentaires telles que la mise en forme conditionnelle, vous permettant ainsi d'exploiter pleinement le potentiel de ce puissant logiciel.

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