Comment faire un tableau de bord interactif sur Excel ?

Un tableau de bord Excel mal conçu, c’est une décision risquée. En 2024, maîtriser la création de tableaux de bord sur Excel n'est plus une option, c'est une nécessité absolue pour tout professionnel. Vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre de ne pas savoir le faire !

Pourquoi ? Car un tableau de bord bien conçu ne se contente pas de présenter des chiffres, il informe de vos performances en temps réel, et vous guide vers des décisions rapides, justes et éclairées.

Pour illustrer notre propos, prenons l'exemple d'Emma, assistante de direction depuis 12 ans dans une PME. Avant sa formation Excel sur les tableaux de bord avec Morpheus, chaque présentation des données mensuelles était pour elle une source d'angoisse : elle passait des heures à regrouper, vérifier, puis présenter les informations, souvent avec hésitation. Grâce à sa formation, Emma a non seulement surmonté ses peurs, mais elle prépare désormais ses rapports en un temps record, s'appuyant sur un tableau de bord clair et efficace. Sa nouvelle assurance impressionne toute son équipe, en plus de participer directement à la performance de son entreprise grâce à des données claires.

Dans cet article, nous vous dévoilons les étapes incontournables pour concevoir un tableau de bord sur Excel, de la préparation minutieuse des données à la création de tableaux croisés dynamiques, jusqu'à la mise en forme percutante de vos graphiques.

Vidéo : comment créer un tableau de bord sur Excel ?

🌟 Vous voulez apprendre à créer un tableau de bord sur Excel et tirer le meilleur parti de vos données ? Alors commençons par une vidéo de notre formateur Célestin !

Dans cette vidéo, Célestin va vous montrer comment utiliser les outils et les formules de base d'Excel pour créer des tableaux de bord efficaces et visuellement attrayants.

🔹Ce que vous apprendrez dans cette vidéo :

1. Préparer et organiser vos données pour une analyse optimale
2. Utiliser des formules Excel pour extraire des informations clés
3. Créer des graphiques dynamiques et les intégrer à votre tableau de bord
4. Ajouter des filtres et des segments pour une analyse interactive
5. Personnaliser et mettre en forme votre tableau de bord pour un rendu professionnel

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

Définition : un tableau de bord, c'est un outil visuel qui vous permet de suivre et d'analyser vos données de manière claire et organisée.

Imaginez le tableau de bord de votre voiture : il vous montre instantanément votre vitesse, le niveau de carburant, et les voyants d'alerte. Tout est sous vos yeux pour que vous puissiez réagir immédiatement. Si le carburant est bas, vous savez qu'il est temps de faire le plein. Si un voyant s'allume, vous êtes alerté d’un problème à résoudre sans attendre.

De la même manière, un tableau de bord sur Excel regroupe toutes les informations clés de votre activité en un seul endroit. Par exemple, vous pouvez y voir vos ventes mensuelles, le taux de conversion de vos prospects, les coûts opérationnels, ou encore les performances de chaque membre de votre équipe. Si une vente chute brutalement ou si un coût dépasse le budget, votre tableau de bord le signalera immédiatement, vous permettant de réagir sans perdre de temps.

En résumé, tout comme le tableau de bord de votre voiture vous aide à conduire en toute sécurité, un tableau de bord Excel vous aide à piloter votre entreprise de manière efficace et proactive.

À savoir : Un KPI, ou indicateur clé de performance (Key Performance Indicator en anglais), est une mesure quantifiable utilisée pour évaluer l'efficacité d'une action, d'un projet ou d'une organisation dans l'atteinte de ses objectifs stratégiques. Les KPI servent à suivre la progression vers des objectifs précis, à identifier les domaines nécessitant des améliorations, et à faciliter la prise de décisions informées. Ils sont essentiels pour mesurer la performance, que ce soit au niveau opérationnel, financier, commercial ou autre, et pour aligner les efforts sur les résultats attendus.

Différents types de modèles de tableau de bord

Vous pourriez créer des centaines de tableaux de bord, mais concentrons-nous sur les plus courants, ceux que vous verrez le plus souvent lors de notre formation Excel.

Ce tableau vous permet de comprendre non seulement ce que chaque type de tableau de bord couvre, mais aussi quels KPI spécifiques vous devez surveiller pour mesurer efficacement les performances dans chaque domaine.

Avant de créer votre tableau de bord : pensez votre tableau !

Avant de vous lancer dans la création de votre tableau de bord sur Excel, il est absolument essentiel de définir une stratégie claire et bien pensée. La réussite de votre tableau de bord ne repose pas uniquement sur l'assemblage de graphiques et de données. Sa véritable valeur réside dans votre capacité à pouvoir offrir une vision claire et précise des informations qui sont importantes.

Lors de notre formation Excel, nous commençons toujours par vous poser des questions avant de passer à la pratique sur les tableaux de bord.

Ces questions visent à :

• Définir vos objectifs : quel est le but principal de votre tableau de bord ? Souhaitez-vous suivre les performances de vente, analyser les tendances des clients, ou monitorer la productivité de vos équipes ? Identifiez clairement les indicateurs clés de performance (KPI) que vous devez suivre.
• Identifier les sources de données que vous allez utiliser : d'où proviennent les données que vous utiliserez ? Sont-elles toutes disponibles dans une seule feuille Excel ou devez-vous les combiner à partir de plusieurs sources ? Assurez-vous que vos données sont à jour, précises et prêtes à être exploitées.
• Imaginez la structure de votre tableau de bord : réfléchissez à l'organisation des informations. Quels graphiques et tableaux seront les plus pertinents pour visualiser vos données ? Pensez à la hiérarchie visuelle : les éléments les plus importants doivent être les plus visibles.
• Penser aux différentes vues que pourriez avoir besoin de présenter : allez-vous utiliser des segments pour permettre aux utilisateurs de filtrer les données ? Les tableaux croisés dynamiques et les segments doivent être intégrés de manière à rendre votre tableau de bord non seulement informatif, mais aussi interactif et facile à utiliser.
• Tester et ajuster : une fois votre tableau de bord créé, testez-le avec vos utilisateurs cibles. Collectez leurs retours pour identifier les points à améliorer. Un tableau de bord doit être un outil vivant, qui évolue avec vos besoins.

Comment faire un tableau de bord dans Excel - 4 étapes

Dans cette partie, nous allons vous présenter concrètement comment faire un tableau de bord sur Excel.

1 - Préparer les données pour un tableau de bord sur Excel

La première étape pour créer un tableau de bord sur Excel est de bien préparer vos données. Cela implique d'organiser les données de manière claire et structurée, afin de faciliter leur exploitation par les outils d'analyse comme les tableaux croisés dynamiques.

1. Insérer un tableau :

• Sélectionnez vos données brutes (par exemple, les quatre premières colonnes d'une feuille Excel).
• Utilisez le raccourci Ctrl + Maj + Flèche du bas pour sélectionner l'intégralité du tableau.
• Dans l'onglet "Insertion", cliquez sur "Tableau" pour insérer un tableau formel. Ce dernier se distingue par une mise en forme spécifique et un onglet "Création de tableau" qui apparaîtra dès que vous cliquerez sur le tableau.

2. Renommer le tableau (optionnel) :

• Pour une meilleure organisation, vous pouvez renommer le tableau en vous rendant dans l'onglet "Création de tableau" et en modifiant le nom par défaut.

2 - Préparer les données pour un tableau de bord sur Excel

Les tableaux croisés dynamiques sont au cœur de tout tableau de bord Excel efficace. Ils permettent de résumer, analyser, explorer et présenter vos données.

1. Insérer un tableau croisé dynamique :

• Placez-vous dans votre tableau de données.
• Dans l'onglet "Insertion", sélectionnez "Tableau croisé dynamique".
• Choisissez d'insérer le tableau dans une nouvelle feuille ou dans une feuille existante, puis cliquez sur OK.

2. Utiliser un graphique croisé dynamique :

• Pour une visualisation plus rapide, vous pouvez opter pour un graphique croisé dynamique. Cela vous permet d'obtenir immédiatement un graphique associé au tableau croisé dynamique, sans afficher celui-ci de manière visible.

3. Création de graphiques :

• Exemple : Pour compter le nombre total d'élèves par classe, placez l'ID dans les valeurs, puis modifiez les paramètres de champ de valeur pour choisir "Total distinct" afin de ne pas avoir de doublons.
• Utilisez cette technique pour créer des graphiques adaptés à vos besoins : courbe d'évolution, graphique en anneau, etc.

Et si vous souhaitez en savoir plus sur les tableaux croisés dynamiques, Nicolas, notre formateur Excel a rédigé un tutoriel complet ainsi que créer une vidéo.

3 - Mise en forme des graphiques

La mise en forme est cruciale pour rendre votre tableau de bord Excel non seulement informatif mais aussi esthétiquement agréable.

1. Renommer les graphiques :

• Donnez un nom clair à chaque graphique en utilisant l'option "Analyse des graphiques pivotants".

2. Personnaliser les étiquettes de données :

• Vous pouvez ajuster la taille, la couleur et le style des étiquettes de données pour une meilleure lisibilité. Par exemple, passer les valeurs en gras et en blanc pour un contraste optimal.

3. Alignement et mise en page :

• Utilisez les options d'alignement pour harmoniser la disposition de vos graphiques sur la feuille.
• Appliquez des angles arrondis pour un design moderne et professionnel.

Vous souhaitez aller plus loin sur le mise en forme ? Rendez-vous sur notre article sur la mise en forme conditionnelle ?

4 - Intégrer des segments pour un tableau de bord interactif

Les segments permettent de filtrer rapidement et efficacement les données présentées dans vos graphiques.

1. Ajouter des segments :

• Dans l'onglet "Analyse des graphiques pivotants", sélectionnez "Insérer un segment".
• Choisissez les champs que vous souhaitez utiliser pour filtrer les données (par exemple, l'année ou la classe).

2. Connecter les segments aux graphiques :

• Pour que vos segments filtrent plusieurs graphiques à la fois, cliquez sur le segment, puis sur "Connexion de rapport". Cochez les graphiques que vous souhaitez lier.

Exemple de tableau de bord sur Excel

Un exemple simple de tableau de bord sur Excel pourrait inclure les éléments suivants :

1. Graphique en courbes : Visualisez l'évolution des ventes mensuelles.
2. Graphique en anneau : Répartition des ventes par produit.
3. Tableau croisé dynamique : Analyse des performances par région.
4. Segments : Filtrez les données par année ou par produit.

Durant la vidéo, Célestin a réalisé un tableau de bord Excel pour suivre pour gérer des classes CP, CE1, CE2, CM1, CM2 par année.

Son fichier d'exemple est téléchargeable ici :

Ce qu’il ne faut pas faire avec les graphiques et tableaux de bord Excel

Surcharger le tableau de bord : ajouter trop de graphiques ou d'informations sur une seule page peut rendre le tableau de bord confus et difficile à interpréter.

-> Conseil : Concentrez-vous sur les KPI essentiels et utilisez des pages supplémentaires si nécessaire.

Utiliser des graphiques inappropriés : choisir des types de graphiques qui ne correspondent pas aux données (par exemple, utiliser un graphique en secteur pour des données chronologiques).

-> Conseil : Sélectionnez des graphiques qui mettent en évidence les tendances ou les relations que vous souhaitez montrer.

Ignorer l’interactivité : ne pas inclure de segments ou de filtres pour permettre aux utilisateurs de manipuler les données en fonction de leurs besoins.

-> Conseil : Intégrez des segments et des filtres pour améliorer l'exploration des données et la personnalisation de l'analyse.

Mauvaise mise en forme : utiliser des couleurs, des polices ou des tailles de texte incohérentes peut rendre le tableau de bord visuellement désagréable et difficile à lire.

-> Conseil : Optez pour une mise en forme homogène, avec des couleurs sobres et un design épuré pour faciliter la lecture et l’interprétation.

Ne pas tester le tableau de bord : lancer un tableau de bord sans l’avoir testé auprès d’utilisateurs finaux peut révéler des problèmes d’utilisabilité ou des erreurs dans les données.

-> Conseil : Faites tester le tableau de bord par plusieurs utilisateurs pour recueillir des retours et effectuer les ajustements nécessaires avant de le déployer.

Questions courantes sur les tableaux de bord

1. Quels types de graphiques sont les plus utiles pour un tableau de bord ?

• Les graphiques en courbes pour visualiser les tendances, les graphiques en barres pour comparer des catégories, et les graphiques en anneau ou en secteur pour montrer des répartitions sont parmi les plus couramment utilisés. Le choix dépend du type de données que vous souhaitez afficher.

2. Comment rendre mon tableau de bord interactif ?

• Vous pouvez rendre votre tableau de bord interactif en ajoutant des segments et des filtres. Ces éléments permettent aux utilisateurs de filtrer les données par catégories, dates, ou autres critères, ce qui rend l'analyse plus flexible et personnalisable.

3. Quels sont les pièges à éviter lors de la création d'un tableau de bord sur Excel ?

• Évitez de surcharger votre tableau de bord avec trop de graphiques ou d'informations. Ne choisissez pas de graphiques inappropriés pour les données que vous souhaitez présenter. Assurez-vous également d'utiliser une mise en forme cohérente et de tester votre tableau de bord avant de le partager.

4. Comment maintenir mon tableau de bord à jour ?

• Pour garder votre tableau de bord à jour, assurez-vous que les données sources sont régulièrement actualisées. Vous pouvez également automatiser certains aspects en utilisant des connexions de données ou des macros pour actualiser les données automatiquement.

5. Est-il possible de lier des tableaux de bord Excel à d'autres logiciels ?

• Oui, Excel permet de lier des tableaux de bord à d'autres logiciels ou bases de données en utilisant des connexions de données. Vous pouvez importer des données en temps réel depuis des sources externes comme SQL, Power BI, ou des API pour enrichir vos tableaux de bord.

Aller plus loin

La création d'un tableau de bord sur Excel est un processus qui, une fois maîtrisé, peut transformer la manière dont vous gérez et présentez vos données. En suivant ces étapes, vous serez en mesure de construire des tableaux de bord clairs, esthétiques et hautement fonctionnels. N'oubliez pas que la clé d'un bon tableau de bord réside dans la préparation soignée des données et dans une mise en forme réfléchie.

Et si vous souhaitez apprendre à réaliser des tableaux de bord comme ceux ci-dessous :

Contactez-nous pour une formation Excel sur mesure !