Comment créer un rétroplanning sur Excel ?

Quand on travaille sur un projet, on a souvent tendance à avancer étape par étape… sans forcément avoir une vision claire de l’ensemble. Résultat : on prend du retard, on oublie des tâches, et les deadlines deviennent difficiles à tenir. C’est là que le rétroplanning Excel devient un outil indispensable.

Le principe est simple : au lieu de commencer par aujourd’hui, vous partez de la date de fin de votre projet, puis vous remontez étape par étape pour planifier toutes vos actions.

Que ce soit pour un projet professionnel, un événement ou un objectif personnel, créer un rétroplanning sur Excel permet de :

• Structurer clairement vos tâches
• Anticiper les délais
• Savoir exactement quand commencer chaque étape

Dans cet article, vous allez apprendre à créer facilement votre propre modèle de rétroplanning Excel, avec des calculs automatiques et un visuel clair.

Dans cette vidéo, Gauthier LAIRET, vous montre comment créer un retro planning sur Excel. Un outil très pratique pour vous organiser dans vos projets.

💡 CHAPITRES
00:00 - Introduction
01:45 - Dates et délais
03:10 - Organisation des tâches
05:00 - Exemple concret
06:30 - Conclusion

Avant de faire des calculs ou des graphiques, il faut commencer par structurer correctement votre tableau.

Le principe d’un rétroplanning Excel est simple : vous partez de la dernière étape (le livrable final), puis vous remontez toutes les tâches nécessaires pour arriver jusqu’au début du projet.

Les colonnes à créer

Pour construire votre modèle de rétroplanning, vous pouvez utiliser les colonnes suivantes :

• Tâches : toutes les étapes du projet
• Date de fin : la date à laquelle chaque tâche doit être terminée
• Durée (jours) : le temps estimé pour chaque tâche
• Date de début : calculée automatiquement (on va le voir juste après)

La logique à respecter

Contrairement à un planning classique, vous ne partez pas du début.

Vous commencez par :

1. Définir la date finale du projet
2. Identifier la dernière tâche
3. Remonter progressivement toutes les étapes

Par exemple :

• Livraison du projet → 22 janvier
• Finalisation → quelques jours avant
• Préparation → encore avant

👉 Cette méthode permet de ne rien oublier et de sécuriser vos délais.

Une fois que vous avez listé toutes vos tâches et estimé leur durée, vous êtes prêt à automatiser votre rétroplanning.

Calculer automatiquement les dates de début

Une fois votre tableau structuré, vous allez pouvoir automatiser votre rétroplanning.

L’objectif est simple : calculer automatiquement la date de début de chaque tâche à partir de la date de fin et de sa durée.

La formule à utiliser

Dans la colonne “Date de début”, il suffit d’écrire :

=Date_de_fin - Durée

Excel va simplement soustraire le nombre de jours à la date de fin.

👉 Vous obtenez instantanément la date à laquelle la tâche doit commencer.

Ensuite, vous pouvez utiliser la poignée de recopie pour appliquer la formule à toutes les lignes.

Attention au format de cellule

Si vous voyez apparaître un nombre (ex : 45123) au lieu d’une date, pas de panique.

Cela signifie simplement que votre cellule est au format “Standard”.

Pour corriger ça :

• Allez dans l’onglet Accueil
• Changez le format en Date courte

👉 Vous aurez alors un affichage correct.

Avec cette étape, vous savez exactement quand démarrer chaque tâche.
Et surtout, vous obtenez une vision claire du timing global de votre projet.

Suivre l’avancement du projet (statuts + visuel)

Une fois votre rétroplanning en place, l’étape suivante consiste à suivre l’avancement de vos tâches.

Pour cela, vous pouvez ajouter une colonne Statut.

Créer une liste déroulante

L’idée est de pouvoir sélectionner facilement l’état de chaque tâche, sans faire d’erreur de saisie.

Par exemple, vous pouvez utiliser :

• Planifié
• En cours
• À faire
• Fait

Pour créer la liste déroulante :

• allez dans Données → Validation des données
• choisissez Liste
• sélectionnez les valeurs que vous avez définies

👉 Vous pouvez maintenant choisir un statut en un clic.

Ajouter de la mise en forme conditionnelle

Pour rendre votre rétroplanning plus visuel, vous pouvez associer une couleur à chaque statut grâce à la mise en forme conditionnelle.

Par exemple :

• Planifié → jaune
• En cours → orange
• Fait → vert
• À faire → rouge

Pour cela :

• sélectionnez votre colonne Statut
• allez dans Accueil → Mise en forme conditionnelle
• choisissez Texte qui contient
• appliquez la couleur souhaitée

En un coup d’œil, vous voyez l’état d’avancement de votre projet. Cette étape permet de transformer votre tableau en véritable outil de pilotage.

Pour vous faire gagner du temps, nous vous avons préparé un modèle de rétroplanning Excel complet et prêt à l’emploi. Vous pourrez :

• Structurer rapidement vos tâches
• Automatiser le calcul des dates de début
• Visualiser clairement votre planning
• Adapter facilement le fichier à tous vos projets

Aller plus loin avec un diagramme de Gantt sur Excel

Pour aller plus loin, vous pouvez transformer votre rétroplanning en un visuel beaucoup plus parlant : un diagramme de Gantt. C’est ce qui permet de visualiser votre projet dans le temps, tâche par tâche.

Créer le graphique

Pour commencer :

• Sélectionnez les colonnes Tâches, Durée cumulée et Durée
• Allez dans Insertion
• Choisissez un graphique en barres empilées

Excel va créer un premier visuel de votre planning.

💡 Découvrez notre article complet sur comment créer un graphique sur Excel

Rendre visible un graphique

Par défaut, le graphique n’est pas très clair.
Mais avec une petite astuce, vous pouvez obtenir un vrai diagramme de Gantt.

• Sélectionnez la série correspondant à la durée cumulée
• Appliquez un remplissage blanc pour la masquer

Résultat : seules les barres utiles (les tâches) restent visibles.

Améliorations simples

Vous pouvez ensuite :

• Inverser l’ordre des tâches (axe vertical)
• Supprimer le quadrillage
• Ajouter un titre (ex : “Planning projet”)
• Personnaliser les couleurs

En quelques clics, vous obtenez un visuel clair et professionnel de votre rétroplanning.

C’est un excellent moyen de suivre l’avancement de votre projet et de communiquer facilement avec votre équipe.

Visualisez facilement votre planning avec un diagramme de Gantt prêt à utiliser.

En résumé...

Le rétroplanning est une méthode simple mais redoutablement efficace pour mieux gérer vos projets.

Sur Excel, vous pouvez rapidement mettre en place un rétroplanning clair et automatisé :

• Vous partez de la date de fin
• Vous structurez vos tâches
• Vous calculez automatiquement les dates de début
• Vous suivez l’avancement avec des statuts
• Vous visualisez le tout avec un diagramme de Gantt

Résultat : vous gagnez en visibilité, en organisation et en sérénité sur vos deadlines. Un outil idéal pour avoir une bonne gestion de ces projets en marketing et communication sur Excel, par exemple.

Automatiser vos fichiers avec une formation Excel complète et certifiante

Créer un rétroplanning, c’est une excellente base. Mais pour vraiment gagner en efficacité sur Excel, il faut aller plus loin que la mise en forme d’un tableau.

Chez Morpheus Formation, on vous accompagne pour structurer vos fichiers, automatiser vos calculs et piloter vos projets plus efficacement, avec une formation éligible CPF et entièrement personnalisée.

Concrètement, vous allez :

• Automatiser vos plannings et vos suivis de projet
• Créer des outils fiables (rétroplanning, Gantt, tableaux de bord)
• Gagner plusieurs heures chaque semaine sur vos fichiers
• Maîtriser les fonctions clés d’Excel (formules, TCD, Power Query…)
• Travailler sur des cas concrets, souvent issus de vos propres fichiers
• Être accompagné en direct par un formateur expert

Aujourd’hui, plus de 850 professionnels ont été formés, avec un taux de satisfaction de 9,8/10.